Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy

Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.

– Nowe akty prawne zmieniają rzeczywistość obsługi dokumentów. Ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom firm, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, dzięki czemu tradycyjne podejście do papieru przestaje mieć znaczenie. To oznacza ogromny potencjał dla nas wszystkich, i firm, i konsumentów – przekonuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. rozwoju Paperless w Billennium, firmie IT dostarczającej rozwiązania m.in. z zakresu zarządzania dokumentami.

Zgodnie z wchodzącym 1 lipca w życie rozporządzeniem eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne. Unijne przepisy mają upowszechnić zastosowanie elektronicznego podpisu. Skutku jego stosowania nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Co ważne, przepisy w tym obszarze będą takie same w całej UE, co ułatwi kontakty biznesowe i administracyjne pomiędzy podmiotami z różnych państw.

 Z kolei w nowelizacji Kodeksu cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, według której jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. To jednoznacznie zrywa z tradycyjnym podejściem do dokumentu jako pismem napisanym na papierze. Ustawodawca uwzględnia rozwój technologii i przewiduje podpisywanie dokumentów elektronicznych – mówi Łukasz Wachowicz.

Obie zmiany prawne mogą zrewolucjonizować obieg dokumentacji w firmie. Korzyści z cyfryzacji tego procesu odczuwane będą na kilku płaszczyznach.

– Do tej pory dokument papierowy spowalniał procesy biznesowe, czasami nawet powodował ich zatrzymanie – podkreśla dyrektor w Billennium. – Dla przedsiębiorstwa kluczowy jest czas obsługi procesów i operacji. Nasze badania wykazały, że są to oszczędności na poziomie co najmniej 60 proc. w zależności od procesu.

Z tym wiążą się również oszczędności kosztów (np. druku, skanowania, przechowywania i archiwizowania dokumentów), a także usprawnienie obsługi klienta, kontrahenta czy kontaktów z urzędem. Chodzi m.in. o skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klienta czy ograniczenie ryzyka pomyłek w dokumentach.

– Firmy, decydując się na rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów jak Paperless Signature, mogą usprawnić swoje procesy i finalnie dostarczyć jakość, jakiej dziś oczekuje klient. W obecnych czasach staje się to przewagą konkurencyjną dla wielu firm, które na to stawiają – zapewnia Wachowicz. – To jest również eliminacja, a przynajmniej minimalizacja ryzyka pomyłki w obsłudze dokumentu sprawy, a także eliminacja nadużyć.

Digitalizację jako cel obrał również rząd w przygotowywanym programie „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Przewiduje on m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych oraz wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej (eID). Resort rozwoju chce, żeby w perspektywie kolejnych 3–5 lat połowa obywateli mogła przez internet prowadzić z administracją ok. 80 proc. swoich spraw. Na koniec przyszłego roku liczba użytkowników z wydanym komercyjnymi i państwowymi eID powinna sięgnąć10 mln.

Previous Kwiaty – sposób na biznes
Next Resort rozwoju przyspiesza prace nad wspieraniem innowacyjności

Może to Ci się spodoba

Inkubator przedsiębiorczości – propozycja dla studentów

Z jednej strony rynek potrzebuje nowych produktów, potencjału wykształconych ludzi i rozwiązań, które proponuje nauka, z drugiej zaś, przedsiębiorczy studenci chcący wdrażać w życie swoje idee i osiągać sukces w

Firma 1Comments

Samochód firmowy sposobem na zmniejszenie podatku

Jak wiadomo koszta obniżają podatek dochodowy, dlatego warto je generować by w konsekwencji płacić go jak najmniej. Jednym z najbardziej typowych kosztów w większości firm to wydatki na samochód. Koszty

Powierzenie dodatkowych obowiązków pracownikowi

Pracodawcy, którzy z różnych względów zmuszeni są do poszerzania obowiązków pracownika o dodatkowe zadania często spotykają się z niechęcią ze strony załogi. Czasem padają sugestie, że zmiany w zakresie obowiązków

Mała firma 0 Comments

Praktyczny Poradnik Najemcy Biura – wiedza specjalistów w zasięgu ręki

JLL, międzynarodowa firma świadcząca kompleksowe usługi w zakresie wynajmu nieruchomości, wydała właśnie pierwszą część swojego Praktycznego Poradnika Najemcy Biura. Lekki i przystępny, pozbawiony deweloperskiego żargonu poruszać ma wszystkie najistotniejsze dla

W tym roku upadło prawie 600 firm

W pierwszych trzech kwartałach tego roku upadło 589 firm. Najczęstszym problemem jest utrata płynności finansowej, dlatego priorytetem dla większości przedsiębiorstw, oprócz większego zysku, jest właśnie utrzymanie płynności finansowej, wynika z badania „Dojrzałość

Obligacje korporacyjne – Gdy biznes się zacina

Choć większość przedsiębiorców wolałaby nie brać pod uwagę niekorzystnego scenariusza, to jednak zdarza się, że rozwój firmy nie przebiega tak, jak zakładano, a biznesplan zaczyna się chwiać. Problem jest tym

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to skomentuj post

Zostaw odpowiedź