Elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Dlaczego warto go wdrożyć?

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Dlaczego warto go wdrożyć?

Przedsiębiorstwa pragnące osiągnąć sukces w swojej branży muszą działać szybko i sprawnie. W dobrze funkcjonującej firmie nie ma bowiem miejsca na opóźnienia, przestoje oraz błędne decyzje. W celu usprawnienia swojej codziennej pracy, przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na wdrożenie systemów wspomagających zarządzanie obiegiem dokumentów i sprawne realizowanie procesów biznesowych, które pozwalają na skuteczne i efektywne wcielenie w życie strategii cyfrowej transformacji firmy.

Dokumentacja papierowa oraz związane z nią problemy

Dokumentacja stanowi nieodłączny element funkcjonowania każdej firmy, bez którego trudno wyobrazić sobie działalność biznesową. Dokumenty mają za zadanie regulowanie praw i obowiązków ciążących na firmach i zewnętrznych podmiotach, stanowią potwierdzenie przeprowadzonych transakcji oraz regulują wewnętrzne procedury obowiązujące w przedsiębiorstwie. Stanowią także istotny dowód, który pozwala udowodnić swoje racje w razie zaistnienia problemów lub sporów. Często zawierają również szereg kluczowych danych i informacji, niezbędnych do podejmowania właściwych decyzji czy działań.

Jeszcze kilkanaście lat temu firmy były zmuszone do przechowywania posiadanej przez siebie dokumentacji w postaci papierowej. Rozwiązanie to posiadało jednak liczne wady. Wymagało bowiem przeznaczenia odpowiednio przystosowanego miejsca do przechowywania dokumentacji, jej katalogowania i porządkowania oraz poświęcenia sporych ilości czasu na wyszukiwanie potrzebnych w danym momencie dokumentów o wysokich kosztach utrzymania firmowego archiwum nie mówiąc.

Przechowywanie dokumentów w formie papierowej wiązało się także z dużym ryzykiem. Zgromadzone w archiwum dokumenty mogły zostać przypadkowo zgubione lub zniszczone, dostęp do poufnych danych nie był odpowiednio kontrolowany, a samo poruszanie się po często bardzo rozbudowanych zasobach wymagało poświęcenia dużych ilości czasu oraz wysiłku ze strony pracowników. Nic więc dziwnego w tym, że współczesne firmy tak dobrze przyjęły pojawienie się na rynku rozwiązań IT dla biznesu systemów do elektronicznego obiegu dokumentów. Najbardziej zaawansowane oprogramowanie EOD rozwiąże praktycznie wszystkie problemy związane z zarządzeniem dokumentacją i diametralnie ten obszar zoptymalizuje.

Elektroniczny obieg dokumentów i związane z nim korzyści

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom współczesnych firm, powstały nowoczesne rozwiązania informatyczne, które mają za zadanie wspieranie i uporządkowanie obiegu dokumentów w firmie. Dzięki ich wdrożeniu, zarówno pracownicy jak i zarząd przedsiębiorstwa, korzysta z przyjaznego, bezpiecznego, zgodnego z uprawnieniami i szybkiego dostępu do wszystkich, związanych z działalnością operacyjną przedsiębiorstwa, informacji oraz dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala w prosty sposób ograniczyć koszty operacyjne funkcjonowania przedsiębiorstwa, usprawnić obieg dokumentacji w firmie, zoptymalizować przepływ informacji przekazywanych między pracownikami, działami i filiami oraz sprawnie monitorować wszystkie procesy związane z obiegiem dokumentów.

Oprócz tego, firmy, które zdecydowały się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów minimalizują także ryzyko zaginięcia lub utraty ważnych danych oraz oszczędzają czas potrzebny do poruszania się po zasobach zgromadzonej dokumentacji. Elektroniczny obieg dokumentów oraz możliwość ich przechowywania w cyfrowej postaci pozwalają także lepiej chronić poufne firmowe dane oraz ustrzec je przed dostępem niepowołanych osób, co pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz wzmacnia jego profesjonalny wizerunek odbierany na zewnątrz.

Najnowsze trendy w zarządzaniu dokumentacją firmową

Elektroniczny obieg dokumentów jest obecnie realizowany za pomocą specjalnych systemów zarządzania dokumentacją (z ang. Document Management System). Ich wdrożenie pozwala skutecznie usprawnić oraz poprawić efektywność obiegu dokumentów i informacji w firmie oraz przyspieszyć ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się także na wdrażanie bardziej zaawansowanych systemów służących do zarządzania zarówno dokumentami, jak i procesami biznesowymi. Rozwiązania klasy BPMS (ang. Business Process Management System) pozwalają na jeszcze skuteczniejsze i bardziej efektywne realizowanie strategii cyfrowej transformacji biznesu.

Rolą systemów DMS jest przede wszystkim digitalizacja dokumentów. Polega ona na rejestrowaniu, skanowaniu, kategoryzowaniu, przechowywaniu oraz udostępnianiu ich cyfrowych wersji uprawnionym użytkownikom. Systemy klasy BPMS są natomiast odpowiedzialne za przydzielanie zadań, obsługę procesów akceptacyjnych, przekazywanie danych i informacji między użytkownikami, działami oraz systemami informatycznymi. Role i zadania obu tych rozwiązań w naturalny sposób się więc uzupełniają i wzajemnie przenikają, co pozwala na zapewnienie jeszcze sprawniejszego i lepiej zoptymalizowanego obiegu dokumentów oraz informacji w firmie.

Ponadto, cyfrowa transformacja wymaga na systemach klasy DMS uwzględnienia odgórnego założenia, że wdrażane rozwiązania będą podlegały częstym zmianom oraz modyfikacjom. W efekcie, większość producentów oferujących profesjonalne oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi i obiegiem dokumentów, wychodząc naprzeciw nowym trendom oraz oczekiwaniom użytkowników, oferuje kompleksowe platformy low-code/no-code do zarządzania i automatyzacji procesów oraz obiegu zadań i dokumentów w organizacji (tzw. workflow). Są to innowacyjne rozwiązania, które pozwalają na modyfikowanie ich funkcjonalności także osobom nieposiadającym specjalistycznej wiedzy programistycznej i umiejętności kodowania.

Previous Transport chemikaliów w teorii i praktyce
Next Koronawirus? Co zrobić, aby Dzień Dziecka w firmie był wyjątkowy?

Może to Ci się spodoba

Firmom trudniej będzie dotrzeć do odbiorców przez Facebooka

Facebook zmienia algorytm pozycjonujący treści w Newsfeedzie użytkowników. Pierwszeństwo będą miały posty, którymi dzielą się rodzina, bliscy znajomi i te publikowane w grupach, do których należy użytkownik, a dopiero w dalszej kolejności wpisy firm.

Pozycjonowanie strony notariusza – czy całkowicie zabronione?

Marketing to nie tylko reklama zewnętrzna. Dzisiaj czynności reklamowe prezentowane są w różnych formach, a co więcej, za pomocą wymyślnych środków przekazu. Reklamą może być niemal każdy nośnik, o jakim

Cyfryzacja pozwala firmom rosnąć o blisko 30 proc. szybciej i zwiększać zatrudnienie

Cyfryzacja pozwala usprawnić procesy wewnętrzne w firmie i ułatwia dostęp do danych. W Polsce digitalizują się jednak tylko największe przedsiębiorstwa w branżach o dużej konkurencyjności. Według badań Boston Consulting Group firmy, które aktywnie biorą

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to skomentuj post