Kiedy i jak zmienić biuro rachunkowe

Odkrycie nieścisłości w dokumentach lub długotrwałe niezadowolenie z poziomu świadczonych usług – powodów decyzji o zmianie biura rachunkowego na inne może być wiele. Bez względu jednak na przyczyny powierzenia księgowości innej firmie, na pewno warto to zrobić końcem roku. Jakie formalności trzeba załatwić i z jakimi kwestiami prawnymi się uporać, by bez problemów dokonać zmian? Odpowiedzi znajdziecie poniżej.

Czas na zmiany – pierwsze sygnały

Jeśli dokumentacja, którą otrzymujemy od biura rachunkowego, jest niekompletna lub pojawiają się w niej błędy, to są to na pewno powody do niepokoju. Księgowość prowadzona w sposób niedbały może skutkować nałożeniem kar na przedsiębiorcę przez urząd skarbowy, a przecież to biuro rachunkowe powinno ponosić odpowiedzialność. W takiej sytuacji należy podjąć zdecydowane kroki. W końcu nikt nie chce współpracować z firmą, która nie dba o interesy swoich Klientów.

Z badań wynika, że dość powszechną przyczyną niezadowolenia ze świadczonych usług jest kwestia dowozu dokumentów do biura. Kolejny to wyraźny brak działań w kierunku optymalizacji kosztów przez biuro rachunkowe. Wielu przedsiębiorców jest zobowiązanych do prowadzenia równoległej ewidencji księgowej w firmie. Jeśli więc nie otrzymujemy informacji na temat wysokości podatku, czy też biuro nie chce brać odpowiedzialności za ewentualne błędy, to znak, że czas na zmiany.

Kiedy zmienić biuro rachunkowe

Decyzję o zmianie biura rachunkowego można podjąć praktycznie w dowolnym momencie, gdyż prawo cywilne nie ogranicza nas w tej kwestii. Pochopne decyzje bywają jednak niekorzystne, a źle przeprowadzony proces zmian może zająć nawet kilka miesięcy. Trzeba także pamiętać o zapisach w umowie, gdyż biura rachunkowe często ustalają trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Nie oznacza to jednak, że trzeba czekać do czasu zakończenia czasu trwania umowy, by podpisać dokumenty z nową firmą. Formalnościami można się zająć od razu, zapisując, że początek współpracy wyznacza data wygaśnięcia poprzedniej umowy.

Warto pamiętać o tym, że zmiana księgowości wymaga sprawdzenia wielu dokumentów, co może potrwać kilka tygodni, a nawet miesięcy w przypadku prowadzenia rozbudowanej dokumentacji dużej firmy. Aby uniknąć problemów w przyszłości, warto powierzyć nowej księgowej Warszawa dokładne sprawdzenie dotychczasowej dokumentacji.

Kiedy jesteśmy właścicielami spółek czy też prowadzimy pełną księgowość, najkorzystniej jest zmienić biuro wraz z zakończeniem okresu rozliczeniowego i wtedy też przekazać nowej firmie dokumenty do kontroli.

6 kroków do zmiany biura rachunkowego
1. Decyzja o zmianie biura rachunkowego i rozpoczęcie poszukiwań nowego.
2. Wypowiedzenie umowy dotychczasowej firmie księgowej i podpisanie dokumentacji z nowym biurem księgowym.
3. Udzielenie pełnomocnictwa dotyczącego reprezentacji w urzędach nowej firmie.
4. Przekazanie dokumentów rejestrowych takich jak KRS. NIP, REGON, umowy spółki.
5. Odebranie dokumentacji z poprzedniego biura rachunkowego.
6. Rozpoczęcie współpracy.

Formalności w urzędzie

Kiedy już zdecydujemy się na zmianę biura rachunkowego, trzeba przede wszystkim pamiętać o powiadomieniu o tym fakcie urzędu. Należy to zrobić poprzez złożenie aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG za pomocą formularza CEIDG-1. Tak samo wygląda kwestia pełnomocnictwa. Jeśli poprzednie biuro rachunkowe składa za nas dokumenty, trzeba powiadomić urząd skarbowy o wycofaniu tego pełnomocnictwa. Taką deklarację należy złożyć za pomocą formularza OPL-1. Być może w umowie znajduje się zapis, że pełnomocnictwo wygasa automatycznie wraz z zakończeniem umowy, ale koniecznie trzeba to sprawdzić. Kwestię pełnomocnictw oraz zgłoszenia zmiany biura rachunkowego można przekazać nowej firmie prowadzącej księgowość, wcześniej omawiając szczegóły z jej przedstawicielem.

Kompletowanie dokumentów

Kolejna ważna kwestia do sprawdzenie, czy biuro rachunkowe przekazało nam komplet dokumentów. Te najważniejsze to:
● faktury i rachunki
● umowy
● wyciągi bankowe i inne potwierdzenia wykonanych płatności
● księgi podatkowe
● rejestry VAT
● ewidencja faktur
● ewidencja wyposażenia
● ewidencja przebiegu pojazdów
● ewidencja środków trwałych
● dokumentacja związana z kadrami i płacami
● deklaracje rozliczeniowe ZUS oraz deklaracje podatkowe
Brak ważnych dokumentów może nas sporo kosztować, dlatego też proces weryfikacji powinien przebiegać z należytą starannością.

Pora na zmianę biura rachunkowego

Jeśli zastanawiamy się nad zmianą biura rachunkowego, to przede wszystkim zwróćmy uwagę na przyczynę takiej decyzji. Jeśli przykładowo biuro nie dowoziło nam dokumentów, to podwójnie upewnijmy się, że nowe biuro rachunkowe Warszawa sprosta naszym oczekiwaniom w tym zakresie. Nauczeni złymi doświadczeniami przypilnujemy, by tym razem nowa firma dobrze zajęła się naszą księgowością. Czasem niewielkie niedopatrzenia mogą powodować wielkie problemy. Dobra decyzja pozwoli uniknąć problemów i spokojnie zająć się rozwojem własnego biznesu.