Jak poprawić przepływ informacji w firmie? Najlepsze wskazówki

Sprawny przepływ informacji jest fundamentem dobrej komunikacji w firmie. Jeśli na tym polu występują jakieś zaburzenia, to będzie to mieć bezpośrednio negatywny wpływ nie tylko na wydajność pracy, ale też morale w zespole. Jeśli dostrzegasz problemy komunikacyjne w Twojej organizacji, to nie powinieneś tego lekceważyć. Sprawdź, jak poprawić przepływ informacji w firmie – to wcale nie wymaga rewolucji.

Akcent na bezpośrednią komunikację z pracownikami

W większości przypadków problemy komunikacyjne w przedsiębiorstwach biorą się ze zbyt czasochłonnego modelu przekazywania informacji. Przykładowo: jeśli chcemy zlecić jakieś zadanie Janowi Kowalskiemu i musimy mieć pewność, że zastosuje się do tego polecenia od razu, to wysłanie maila nie będzie najlepszym pomysłem. Problematyczne może być również wykonanie telefonu – pracownik nie zawsze może przecież odebrać, zwłaszcza będąc u klienta.

Celem powinno być zatem skrócenie ścieżki przepływu informacji i postawienie na takie narzędzia, które eliminują pośrednictwo oraz dają pracownikom natychmiastowy dostęp do istotnych wiadomości – najlepiej na urządzeniach mobilnych. Pracownik otrzymujący ważną informację na swój telefon nie może jej zignorować, z pewnością ją odczyta, dzięki czemu np. uniknie błędów przy realizacji jakiegoś zlecenia.

Stworzenie bazy danych kontaktowych

Sztandarowym przykładem zaburzonego przepływu informacji w firmie jest sytuacja, w której pracownicy angażują przełożonych w tak prozaiczne sprawy, jak udostępnienie numeru telefonu do działu kadr czy maila do szefa innego działu, z którym trzeba się skonsultować przed przystąpieniem do realizacji zadania. To ogromna strata czasu.

Ten problem można wyeliminować od ręki, w czym pomoże stworzenie bazy kontaktów – jej funkcję może pełnić na przykład firmowy intranet. Pracownik wyszuka w bazie kontakt do każdej osoby zatrudnionej w firmie, a nawet od razu się z nią skontaktuje, na przykład poprzez wewnętrzny chat.

Uruchomienie platformy z cyfrowymi wersjami dokumentów, materiałów szkoleniowych etc.

Nie ma mowy o trwałym poprawieniu przepływu informacji w firmie bez wyeliminowania, a przynajmniej znacznego ograniczenia, obiegu papierowych dokumentów. Są one źródłem ciągłych problemów: giną, angażują pracowników w ich drukowanie, zanoszenie czy wysyłanie, trzeba znaleźć miejsce do ich przechowywania etc.

Dlatego chcąc poprawić przepływ informacji bez zastanowienia przejdź na cyfrowe wersje dokumentów, które można udostępnić pracownikom na wewnętrznej platformie. Dotyczy to nie tylko umów czy regulaminów, ale też np. wniosków (chociażby urlopowych), materiałów szkoleniowych, zaświadczeń, badań itd.

Sięgnij po narzędzie, które łączy w sobie wszystkie te funkcje

Chcąc poprawić przepływ informacji w firmie zgodnie z omówionymi wyżej wskazówkami wcale nie potrzebujesz kilku dodatkowych narzędzi, których zaimplementowanie zawsze wiąże się z pewnymi problemami, koniecznością zaangażowania w to wielu osób i oczywiście poniesienia niemałych kosztów.

Jedynym narzędziem, jakiego potrzebujesz, jest aplikacja korporacyjna Blue Colibri App (https://www.bluecolibriapp.com), która znacznie ułatwia i przyspiesza wymianę informacji w zespole – zwłaszcza rozproszonym. Dzięki aplikacji managerowie mogą się błyskawicznie komunikować z pracownikami, przekazywać im polecenia i otrzymywać potwierdzenia odebrania wiadomości.

Blue Colibri App oferuje szereg bardzo przydatnych funkcji poprawiających przepływ informacji zarówno w korporacjach, jak i w firmach z sektora MŚP, które np. zdecydowały się na zdalny model zatrudnienia. Więcej o tym przeczytasz w artykule na stronie https://www.bluecolibriapp.com/pl/pl-blog.