Jak sprawnie zarządzać flotą samochodową?

Firmowa flota pojazdów dla wielu przedsiębiorstw jest jednym z podstawowych narzędzi pracy. Z posiadaniem służbowych aut wiąże się jednak szereg obowiązków wynikających z utrzymania ich w pełnej sprawności. Zarządzanie flotą pojazdów jest zatem złożonym procesem obejmującym wszystkie czynności związane z wykorzystaniem samochodów firmowych od planowania, przez organizację pracy aż po kontrolę.

Zarządzanie flotą to nie tylko zakup czy sprzedaż samochodów firmowych. Nadzór nad autami wykorzystywanymi w działalności obejmuje też m.in. obsługę techniczną, rozliczanie kilometrówek, czy obsługę szkód komunikacyjnych. W przypadku dużych przedsiębiorstw z rozbudowaną flotą pojazdów zazwyczaj zajmują się tym zewnętrzne firmy, świadczące usługi z zakresu CFM (ang. car fleet management) lub specjalnie zatrudniona do tego osoba – fleet manager. Przedsiębiorcy są coraz bardziej świadomi znaczenia tego obszaru i jego wpływu na finanse firmy. Właściwie zarządzana flota samochodowa jest mniej awaryjna, co przekłada się również na koszty jej utrzymania.

Podstawą finansowanie

Sprawne zarządzenie flotą samochodów firmowych wymaga dużego zaangażowania, wiedzy oraz odpowiednich narzędzi, które pomagają monitorować auta i ich użytkowników. Jedną z ważniejszych kwestii zawiązanych z zarządzaniem flotą pojazdów jest wybór odpowiedniej formy finansowania. Sposób w jaki zostaną zakupione auta ogrywa istotną rolę w zakresie utrzymania i funkcjonowania floty. Z tego względu przedsiębiorcy wybierają rozwiązania finansowe, które są atrakcyjne cenowo oraz umożliwiają systematyczną i wygodną wymianę aut na nowe. Wśród klientów biznesowych dużą popularnością cieszą się leasing operacyjny oraz wynajem długoterminowy nazywany Full Service Leasingiem (FSL). Oba rozwiązania, oprócz sfinansowania zakupu samochodu firmowego, dają szereg dodatkowych korzyści takich jak ulgi podatkowe czy specjalne pakiety usług. Wsparciem przy wyborze najkorzystniejszego dla firmy finansowania może być kalkulator leasingowy. To bardzo przydatne narzędzie dla fleet managera, które pozwala mu znaleźć właściwą ofertę bez wychodzenia z biura.

Koszty pod kontrolą

Bez względu na to, w jaki sposób zostanie sfinansowany zakup floty w firmie, bardzo ważną kwestią jest określenie TCO (total cost of ownership), czyli całkowitego kosztu posiadania firmowych pojazdów. Pomoże to przewidzieć koszty utrzymania floty na kilka najbliższych lat obejmujących np. okres umowy leasingu lub wynajmu samochodów. Dobrze przeprowadzona analiza kosztów wskaże obszary, w których można ograniczyć wydatki. TCO obejmuje m.in. cztery główne grupy wydatków na auta, w tym koszty bezpośrednie, takie jak finansowanie, serwisowanie, koszty paliwa oraz ubezpieczenie.

Flota z zasadami

Kolejnym ważnym aspektem sprawnego zarządzania flotą pojazdów jest stworzenie polityki flotowej firmy (car policy). Taki dokument reguluje najważniejsze kwestie związane z użytkowanie samochodów firmowych takich jak ustalone zasady przyznawania pojazdów osobom na danym stanowisku, właściwa eksploatacja czy odpowiedzialność kierowców za powierzone auto i potencjalne szkody komunikacyjne.