Jak przeprowadzić skuteczne delegowanie zadań?

Skuteczne przekazywanie obowiązków członkom zespołu to jedno z ważnych zadań każdego lidera. Wbrew pozorom nie jest to taka oczywista umiejętność, na której jakość nie musimy zwracać uwagi. Sposób delegowania zadań ma ogromne znaczenie. Jak robić to poprawnie? Wyjaśniamy.

Deleguj, czyli mądrze zarządzaj

Organizacja pracy zespołu polega na rozważnym manewrowaniu pomiędzy oczekiwaniami firmy a możliwościami pracowników. Menedżerowie często wpadają w pułapkę perfekcjonizmu i są tak skupieni na wynikach, że zamiast delegować zadania, wolą stosować mikrozarządzanie. Taka postawa jest jednak niekorzystna. Zniechęca pracowników do podejmowania własnych decyzji czy eksperymentowania i popełniania błędów, których analiza jest doskonałym narzędziem do nauki.

Menedżerowie nierzadko jednak chcą trzymać rękę na pulsie, ponieważ taka jest kultura organizacyjna w firmie. To przypadek, kiedy brak elastyczności, silny autorytaryzm i hierarchiczność w organizacji wydaje same złe owoce. Skuteczne delegowanie wymaga kultury organizacji wspierającej komunikację opartą na szacunku i empatii, ale także zrozumienia ambicji i kompetencji swoich pracowników. Nowe zadania mają rozwijać podwładnych i realizować cele organizacji. Warto więc zastanowić się, czy części obowiązków nie lepiej zautomatyzować, by pracownicy zajmowali się kreatywnymi zadaniami, które faktycznie przynoszą zysk firmie.

Zobacz również: https://impactinternational.com/pl/blog/skuteczne-delegowanie-zadan-w-organizacji

5W2H – delegowanie w pigułce

Nim jako menedżer zdecydujesz się przekazać zadanie współpracownikowi, warto, abyś uprzednio zastanowił się nad podstawowymi kwestiami dotyczącymi zlecenia. Metodę 5W2H można wykorzystywać nie tylko w działaniach wewnętrznych. Świetnie sprawdzi się także w ramach współpracy np. z freelancerami czy innymi podmiotami. 5W2H składa się z 7 pytań:

1. What? Czyli co trzeba zrobić, czego dotyczy zadanie?
2. Who? Czy osoba, którą wybraliśmy do wykonania zadania, jest tą odpowiednią?
3. Where? Gdzie zadanie ma być wykonane?
4. When? Termin realizacji. Musimy go wyznaczyć, aby realizacja zadania (czy też jego kamieni milowych) była określona i realna.
5. Why? Dlaczego to zadanie jest istotne? Jak współgra z celami organizacji?
6. How? W jaki sposób zadanie musi być wykonane? Jakich narzędzi potrzebujemy?
7. How much? Jaki będzie koszt zadania?

Nie ma znaczenia, czy zadanie będzie delegowane podczas rozmowy, czy poprzez np. e-mail. Dokładne przygotowanie niezbędnych danych do wykonania zadania w znaczący sposób przyspiesza jego realizację. Nie skazuje jednocześnie na zadawanie pytań, których można by uniknąć.

Nieporozumienia podczas delegowania zadań bywają kosztowne. Osoba otrzymująca dany obowiązek może popełnić proste błędy, które będą wynikać np. z niedostatecznego zrozumienia istoty zadania. Ponadto zadania muszą być spójne ze strategią i celami całej organizacji, ponieważ zdolność operacyjna i efektywność firmy w realizowaniu potrzeb biznesowych zależy od jakości delegowanych zadań.

W Impact pomagamy organizacjom w ramach programów rozwojowych, które wspierają transformację kulturową. Ma ona wpływ na skuteczne realizowanie zadań takich jak delegowanie, które wymaga nie tylko kompetencji komunikacyjnych, ale także atmosfery zaufania i rozwoju w firmie.