Jak zaplanować pracę dla zastępcy na czas naszego urlopu?

To zrozumiałe, że pracownik, który cały rok sumiennie pracuje, przynajmniej raz do roku potrzebuje dłuższej przerwy i liczy na zasłużony urlop. Zanim jednak rozpoczniemy relaks na wczasach, a praca stanie się tylko odległym wspomnieniem, musimy komuś przekazać nasze obowiązki. O czym należy pamiętać przed wyjazdem, aby po powrocie uniknąć przykrych niespodzianek?

 Zastępstwo obowiązkowe

Sezon urlopowy jest dla pracodawcy okresem trudnym, ponieważ zaburzony zostaje normalny tok pracy w firmie, zwłaszcza gdy większość zespołu przebywa na wakacjach w tym samym czasie (art. 163 § 1 K.p.) Zazwyczaj obowiązki nieobecnego pracownika przejmuje osoba zatrudniona na równorzędnym bądź zbliżonym stanowisku. Co istotne, jeśli pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę i dostanie od szefa polecenie zastąpienia nieobecnego kolegi lub koleżanki, zgodnie z prawem nie może odmówić wykonania powierzonych mu zadań, chyba że wykraczają one poza zakres i charakter zajmowanego stanowiska.

Jeśli to nam przypadnie zastępować innego pracownika, pamiętajmy, że czas przeznaczony na wykonanie nowych obowiązków nie powinien przekraczać czasu pracy, który mamy określony w umowie. Gdyby się tak zdarzyło, pracodawca jest zobowiązany wypłacić nam dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Warto podkreślić, że obowiązki, które zostaną nam powierzone jesteśmy zobligowani wykonywać “sumienne i staranne” oraz w dalszym ciągu stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy (art. 100 K.p).

 Przygotuj się na urlop

Najlepszym rozwiązaniem jest to, kiedy to my sami, zanim rozpoczniemy wymarzony urlop, ustalimy z przełożonym, kto będzie nas zastępował i przekażemy mu swoje obowiązki. Dobra komunikacja pozwoli wszystko zorganizować w taki sposób, abyśmy mogli odpoczywać bez obaw, że w trakcie wakacji zadzwoni zdenerwowany szef, bo pracownik wykonujący nasze obowiązki nie będzie wiedział, jak wywiązać się z nowych zadań.
O co warto zadbać przed wakacjami? Przede wszystkim postarajmy się zakończyć wszelkie bieżące sprawy. Jeśli wiemy, że w trakcie naszego wyjazdu kończy się termin umowy, należy wcześniej dokonać ponownego zamówienia lub dostarczyć sprawozdanie. Następnie dopilnujmy formalności, takich jak e-maile do kontrahentów, wystawienie faktur lub wykonanie ważnych telefonów. Przekazywanie zastępcy niedokończonych spraw, które mogliśmy sfinalizować sami, jest niekoleżeńskie i stawia nas w bardzo niekorzystnym świetle.

Uporajmy się z bieżącymi sprawami, a następnie wyjaśnijmy wyznaczonemu zastępcy, czego należy dopilnować w trakcie naszej nieobecności. Dobrym pomysłem jest stworzenie listy lub arkusza, w którym zamieścimy poszczególne zadania oraz termin ich realizacji. Zakres wskazówek i wytycznych będzie w dużej mierze zależał od specyfiki wykonywanej przez nas pracy oraz tego, jaką role w firmie pełni zastępujący nas pracownik. Jeśli mamy zbliżone obowiązki, wystarczy że omówimy najważniejsze kwestie oraz zrelacjonujemy, które zadania są w toku, a które należy zrealizować w całości.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.