Na co zwrócić uwagę, wybierając biuro rachunkowe?

Każda firma, niezależnie od wielkości i branży, musi pilnować rozliczeń, terminów, kontaktować się z fiskusem czy ZUSem. I tu pałeczkę przejmuje księgowy. Jak wybrać odpowiedniego, kiedy w każdym mieście funkcjonuje obecnie kilkaset firm tego typu, niekiedy znacznie różniących się od siebie zakresem usług, cen i organizacji pracy? Warto postawić na trzy kwestie. Podpowiadamy jakie.

Należałoby uznać, że idealne biuro rachunkowe to takie, które nadąża za zmieniającą się rzeczywistością biznesu. W końcu od decyzji podatkowych i księgowych zależy np. to, jak zarabiamy i ile oszczędzamy. Dlatego decydując się na zlecanie obsługi w zakresie księgowości na zewnątrz, warto pokusić się o research. Przed podjęciem decyzji o wyborze biura rachunkowego lepiej wiedzieć, czego można się spodziewać i na co zwrócić uwagę, przeglądając zgromadzone oferty.

Doświadczenie – nie do przecenienia

Podstawową kwestią jest ustalenie, czy księgowi których zatrudnia dane biuro, posiadają stosowny certyfikat, wydany przez Ministerstwo Finansów. Co prawda, nie jest to wymóg konieczny dla prowadzenia przez nich ksiąg, ale stanowi pewien rodzaj gwarancji co do kwalifikacji księgowego. Odpowiedzialność przed US czy ZUS jest przecież na tyle poważną kwestią, że nie warto powierzać jej osobom o niejasnych kompetencjach.

Przepisy podatkowe zmieniają się bardzo często, a ich zawiłość powoduje, że sama ich znajomość nie wystarcza. Równie, o ile nie bardziej istotne, jest orientowanie się w interpretacjach, stosownych orzeczeniach sądowych, itd. Tego typu wiedza jest mocno rozproszona i wymaga ciągłego śledzenia prasy branżowej – z reguły więc łatwiej o nią w większych biurach, gdzie kompetencje w tym zakresie rozkładają się na co najmniej kilka osób.

Ważny jest też staż pracy, zarówno księgowych, pracujących w danym biurze, jak i funkcjonowania całej firmy. Czas obecności na rynku przekłada się bowiem na znajomość specyfiki współpracy z lokalnymi oddziałami US i ZUS, rozeznania w sposobach postępowania w trudnych przypadkach, itd.

Więcej niż obliczenia

Współczesne biuro rachunkowe realizuje znacznie szerszy zakres usług niż jeszcze kilkanaście lat temu. Reprezentowanie firmy przed fiskusem i ZUS czy przygotowywanie JPK_VAT to zaledwie część z bogatego portfolio świadczeń.

W wielu przypadkach księgowy staje się osobistym finansowym doradcą przedsiębiorcy, a bywa, że i jego „prawą ręką”. Szukając biura rachunkowego, warto zainteresować się tymi, które potrafią pomóc z zarejestrowaniem firmy, zmianą jej formy prawnej, a nawet pozyskać pieniądze z dotacji (oraz je rozliczać). Nawet jeżeli obecnie przedsiębiorca nie planuje przekształcać swojej firmy np. w spółkę czy ubiegać się o dofinansowanie, lepiej jest od razu związać się z biurem, które będzie w stanie nadążyć za rozwojem naszego przedsiębiorstwa w kolejnych latach. Coraz częściej biura rachunkowe zatrudniają też specjalistów z innych dziedzin (prawników, ekspertów HR, itd.), by móc doradzać klientom w szerszym zakresie – także tym, związanym z np. polityką zatrudniania, umowami handlowymi, ochroną danych osobowych, analizą ofert biznesowych, etc. Jeśli nie posiadamy w strukturze własnej firmy stosownych działów, które się tym zajmują, tego typu rozszerzony zakres usług przyda nam się z całą pewnością.

Nowoczesność to wygoda

Współczesne tempo życia spowodowało, że wiele usług przeniosło się do Internetu, który stał się także głównym medium komunikacji. Ta rewolucja nie ominęła także biur rachunkowych. Wiele z nich już dziś korzysta śmiało z nowoczesnych technologii. Wiele z nich to spore ułatwienia dla firm klientów, pozwalające zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy. W poszukiwaniach, warto skupić się na firmach, które nie wymagają kontaktu osobistego – np. zarządzają fakturami klientów w chmurze, porozumiewają się z nimi za pośrednictwem e-maili lub videoczatu, potrafią korzystać z dobrodziejstw technologii OCR i pracować na cyfrowych kopiach dokumentów. Jest to o tyle ważne, że wraz z większym komfortem współpracy przynosi także olbrzymie oszczędności na kosztach paliwa i wynagrodzeniach pracowników wyznaczonych do kontaktu. Tego typu forma prowadzenia działalności ma z reguły także odzwierciedlenie w cenie oferowanych usług; duże biura, mocno zinformatyzowane i pracujące w nowoczesny sposób, często dzięki tym usprawnieniom potrafią zaoferować bardzo konkurencyjne warunki współpracy z klientem.

Rynek usług finansowych automatycznie dopasowuje się do biznesów swoich klientów: usługi są coraz bardziej profesjonalne i obejmują coraz szerszy zakres działalności. W przypadku usług księgowych reprezentacja przed urzędami czy przygotowywanie obliczeń i JPK_VAT stanowią dziś zaledwie wstęp do rozmowy o obsłudze finansowej prowadzonej przez nas firmy. Tak naprawdę, możliwy jest pełny outsourcing usług księgowych, doradztwa finansowego i HR, wliczając w to także rozliczanie dotacji unijnych, o ile firma klienta jest takim rozwiązaniem zainteresowana i nie zamierza rozwijać określonych kompetencji u siebie. Rachunek ekonomiczny wskazuje na to, że taniej jest oprzeć się o dostawców zewnętrznych, a wybierając ich, dobrze jest myśleć przyszłościowo i nawiązać współpracę z takim biurem, które nawet za kilka lat będzie wciąż nadążało za rozwojem firmy i jej oczekiwaniami.