Woda i wilgoć – największy wróg dokumentów

Zarządzanie dokumentami zwykle kojarzy się pracą biurową, jednak gdy są zagrożone zniszczeniem i trzeba je ratować, niezbędna jest wiedza i umiejętności związane z wieloma innymi dziedzinami. Głównym zagrożeniem dla dokumentów jest woda. Dotyczy to nie tylko tych papierowych, ale również przechowywanych w wersji elektronicznej. Właściwie największy problem stanowi nie tyle sama woda, lecz następujący po zamoczeniu atak bakterii, pleśni i innych mikroorganizmów. Największe spustoszenie czyni rozrastająca się grzybnia grzybów pleśniowych, która rozkłada celulozę.

Z uratowaniem kilku kartek, na które przypadkowo wylano kawę, zwykle łatwo poradzimy sobie sami. Jednak większe katastrofy, np. zalanie archiwum z powodu pękniętej rury, a tym bardziej powodzi, stanowi problem, którego rozwiązanie lepiej powierzyć specjalistom, szczególnie gdy zagrożone są cenne archiwalia. Na terenie całej Polski działa wiele firm oferujących profesjonalne osuszanie dokumentów, takich jak np. Rhenus Data.

Pierwszym krokiem jest zamrożenie mokrych dokumentów. Bardzo ważne, by zrobić to najpóźniej przed upływem 72 godzin od zalania. Działanie niskich temperatur chroni przed sklejeniem kartek, rozmywaniem się farby, a także hamuje rozwój mikroorganizmów. Ważne jest, by zastosować temperaturę niższą niższą niż minus 18 stopni Celsjusza (najlepiej około minus 25), bo przy wyższych mogą się tworzyć kryształy, które niszczą strukturę papieru. Dlatego lepiej samemu nie eksperymentować z domową zamrażarką. Następnie woda jest usuwana metodą sublimacji, a suche dokumenty są sterylizowane, na przykład promieniami gamma.

Oczywiście najskuteczniejszym sposobem ochrony dokumentów przed wodą jest niedopuszczenie do ich zamoczenia. Niestety wiele polskich firm przechowuje dokumenty w nieprzystosowanych do tego miejscach. Często są to strychy, gdzie woda dostaje się przez nieszczelny dach, lub piwnice, w których zagrożeniem jest wilgoć i umieszczona tam zwykle instalacja wodna oraz kanalizacyjna. Trzeba też pamiętać, że dla dokumentów równie groźne jak zalanie, jest narażenie na wilgoć. Warto więc zastanowić się, czy prawidłowo przechowujemy nasze dokumenty – wtedy nie będzie się trzeba martwić o to, w jaki sposób je ratować.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.