Dodatek funkcyjny – jak go uwzględnić w wynagrodzeniu urlopowym?

Pracownica ma przyznany dodatek funkcyjny w okresie 1 marca – 30 czerwca 2019 r. Korzysta z urlopu wypoczynkowego w kwietniu. Czy ten dodatek wliczać jej do wynagrodzenia urlopowego jako składnik zmienny, czy stały? Pracownica ta otrzyma w sierpniu nagrodę jubileuszową. Czy wówczas do jej podstawy musimy wliczać ten dodatek (w sierpniu ten dodatek nie będzie jej już przysługiwał, ale gdyby liczyć do podstawy składniki z trzech miesięcy, to w tym okresie jeszcze dodatek był)?

Dodatek funkcyjny nie będzie wliczany do podstawy nagrody jubileuszowej. Natomiast przysługuje za czas urlopu wypoczynkowego.

Dodatek funkcyjny najczęściej jest składnikiem ustanowionym w stawce miesięcznej w stałej wysokości, ustalonym kwotowo (np. 500 zł) lub stanowi stały procent wynagrodzenia zasadniczego w stałej miesięcznej stawce (np. 10% wynagrodzenia w wysokości 3.000 zł).

Natomiast rzadziej dodatek ten występuje jako składnik zmienny, czyli taki, który co miesiąc może przybierać różną wartość w zależności od określonych warunków. Wtedy taki dodatek ustala się widełkowo – kwotowo lub procentowo (np. od 50 zł do 300 zł lub od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego).

Jeśli chodzi o wynagrodzenie urlopowe, to ze składników ustalonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości nie wyznaczamy podstawy wymiaru tego wynagrodzenia. Po prostu wypłacamy taki składnik – jak np. dodatek funkcyjny – w pełnej wysokości, razem z wynagrodzeniem zasadniczym miesięcznym. Chodzi bowiem o to, by pracownik za czas urlopu wypoczynkowego otrzymał takie wynagrodzenie, jakie zazwyczaj uzyskuje za czas wykonywania pracy. Pracownica, która skorzysta z urlopu w kwietniu i w tym miesiącu przysługuje jej ten dodatek, powinna go otrzymać normalnie, jak za miesiąc pracy.

Ponowne naliczenie podstawy po zmianie w składnikach

Jeśli dodatek jest składnikiem zmiennym przysługującym za okres nie dłuższy niż 1 miesiąc, to zasada jest taka, że uwzględniamy go przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, czyli z okresu styczeń–marzec. Jednak w omawianym przypadku dodatek został wprowadzony dopiero w marcu, co oznacza, że zastosowanie znajdzie kolejna zasada. W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustalamy podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustalamy ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Oznacza to, że jeśli dodatek funkcyjny jest faktycznie składnikiem zmiennym, to musimy przyjąć, że dodatek ten przysługiwał przez cały 3-miesięczny okres, czyli od stycznia do marca i trzeba wyznaczyć podstawę wynagrodzenia urlopowego z tego okresu. Podkreślam jednak, że dotyczy to tylko składników zmiennych.

Nie przyjmujemy składnika, do którego prawo wygasło

Nagrodę jubileuszową obliczamy z wynagrodzenia miesięcznego ustalonego według zasad obowiązujących przy wyznaczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Jeśli pracownik nabędzie do niej prawo w sierpniu, kiedy dodatek funkcyjny już nie będzie mu przysługiwał (prawo do niego wygaśnie), to dodatek ten nie będzie podlegał wliczeniu do podstawy nagrody – niezależnie, czy jest składnikiem stałym, czy zmiennym. W miesiącu nabycia prawa do nagrody ten składnik wynagrodzenia już bowiem nie istnieje.

Podstawa prawna:

• art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Izabela Nowacka
specjalista ds. kadrowo-płacowych
ekspert portalu Portalkadrowy.pl