Zadbaj o swoje dokumenty

Dokumenty znajdują się niemal w każdej firmie. Rozrost przedsiębiorstwa może wiązać się z ich przesadnym nagromadzeniem, co z kolei bardzo często doprowadza do chaosu utrudniającego pracę. Sprawdź w jaki sposób możesz ograniczyć formalności,  usprawnić obieg dokumentów w swojej firmie i tym samym zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Wszystko na swoim miejscu

Podstawowym krokiem jest ocena dokumentów pod kątem ich ważności, pilności i przeznaczenia. Trzeba pamiętać, przede wszystkim, o segregowaniu i sortowaniu wszelkiego rodzaju pism, faktur i korespondencji, które przychodzą do firmy. Miejsce segregacji zależeć powinno od tego, jak bardzo priorytetowa jest dla nas sprawa związana z danym dokumentem. Dobrze, aby dokumenty, które będą nam potrzebne w najbliższym czasie, znajdowały się „pod ręką”. Gdy już wszystko załatwimy, to należy je przenieść w miejsce, gdzie przechowywane są dokumentacje spraw już załatwionych – unikniemy w ten sposób bałaganu. Nie warto gromadzić w biurze dokumentów, co do których mamy wątpliwości, odnośnie ich przydatności dla firmy w przyszłości.

Jeśli nie jesteśmy w stanie tej przydatności ocenić samodzielnie, można poprosić o pomoc innego pracownika, który jest bardziej kompetentny w tej dziedzinie. Należy przy tym pamiętać, że prawo nakłada na nas obowiązek archiwizacji niektórych dokumentów. Dotyczy to między innymi dokumentacji podatkowej oraz pracowniczej, która musi być przechowywana przez okres 50 lat. Brak przestrzegania tej procedury może skończyć się dotkliwą grzywną finansową.

Tradycyjne sposoby zarządzania dokumentacją bywają jednak mało skuteczne. Obecnie z pomocą przychodzą nam nowe technologie, więc coraz więcej firm korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów. Ich odpowiednie segregowanie  powinno mieć miejsce również w systemie IT, poprzez przypisanie ich do konkretnych katalogów i zadań (ważne, zakończone, archiwalne, pilne itp.). Posiadanie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z licznymi korzyściami. Umieszczając dokument w systemie, minimalizujemy ryzyko jego utraty. Kolejnym plusem jest rejestracja wszystkich dokumentów, które docierają do firmy, a także tych, które z niej wychodzą. Można więc odnotowywać wszelkie zmiany, które są związane z kolejnymi etapami powstawania dokumentacji.

W skatalogowanym systemie, dostępnym dla wszystkich pracowników, łatwiej jest odnaleźć to czego w danej chwili szukamy, niż w stercie papierów na półce, czy w segregatorach. Zaletą elektronicznego obiegu jest też możliwość jego integracji z kalendarzami i programami służącymi do planowania zadań w czasie. Dzięki temu system sam zadba o to, żeby zadania zostały wykonane w określonym terminie.

Prościej i szybciej z pomocą zawodowców

Oczywiście nie mając profesjonalnego wsparcia, nie zawsze jesteśmy w stanie uchronić się przed błędami, które mogą zaciąć jeden ważny trybik w dotychczas dobrze działającej machinie. Jeśli na przykład zgubione zostaną ważne akta, może to wiązać się z wyciekiem poufnych informacji o naszej firmie i tym samym stratą pieniędzy. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z usług zawodowców, którzy za odpowiednią opłatą zajmują się sortowaniem i porządkowaniem akt. Na rynku istnieje już sporo usługodawców, którzy oferują tego typu usługi zarówno w siedzibie firmy, jak i poprzez własne, profesjonalne archiwum. Zapewniają one nowoczesne systemy porządkowania i archiwizacji, transport oraz najwyższe standardy bezpieczeństwa. Dostarczają też specjalne pudła archiwizacyjne dla pracowników. Szczegółowo opisują akta i kwalifikują dokumenty do odpowiedniej kategorii archiwalnej. Przechowują akta przez zgodny z obowiązującym prawem okres, a po przekroczeniu terminu dokonują ich zniszczenia, przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa.

Jeden z usługodawców mając na uwadze to, że wielu przedsiębiorców nie stać na zatrudnianie prawników, umożliwia swoim klientom korzystanie z Działu Prawnego usprawniającego przepływ dokumentów. Jest to oferta skierowana zarówno do przedsiębiorstw bez prawników na etacie, jak i prawników firmowych. Serwis oferuje wygodne rozwiązania opracowywane przez grupę wykwalifikowanych specjalistów – prawników, informatyków, polonistów, grafików, konsultantów biznesowych, administratorów i audytorów współtworzących Dział Prawny.

Minimalizm zamiast formalizmu

Jakie są główne zalety tej innowacyjnej platformy internetowej? Pomaga ona uporządkować wszystkie dokumenty w firmie, zmniejszyć ich liczbę do najpotrzebniejszych, a także wprowadzić elektroniczny obieg, zarządzanie dokumentami oraz archiwizację. Na portalu znajduje się także kompleksowa baza wiedzy. Dokumenty przygotowywane przez radców prawnych są pisane prostym i zrozumiałym dla przeciętnego odbiorcy językiem. Ich główną zaletą jest minimalizm. Treść pism ograniczana jest do niezbędnego minimum, nie ma w nich cytowania przepisów powszechnie obowiązujących. Serwis umożliwia także tworzenie własnych szablonów dokumentów oraz integrację proponowanych rozwiązań z dokumentami już istniejącymi w firmie klienta. Korzystanie z serwisu jest proste i funkcjonalne, nie przysparza ono problemów osobom bez wykształcenia prawniczego. W razie wątpliwości można również skorzystać z porady wirtualnego prawnika, który udziela wszelkich informacji dotyczących usług świadczonych przez serwis.

Artykuł opracowany przy współpracy z serwisem Dział Prawny.