Cyfrowe środowisko pracy zyskuje na znaczeniu

Komunikacja wewnętrzna w firmie wpływa na motywację, zaangażowanie pracowników, kondycję firmy i realizację strategii. Digitalizacja komunikacji wpisuje się w globalny trend związany z potrzebą stałego dostępu do informacji i  nieustannej interakcji. Jest też doskonałą odpowiedzią na potrzeby i preferencje pokoleń homo informaticus, czyli millenialsów i wchodzącej na rynek pracy generacji Z, dla których nowinki technologiczne, internet oraz media społecznościowe są na porządku dziennym.

– Pracodawcy sygnalizują obecnie trzy potrzeby. Pierwsza z nich to kwestia zbudowania nowego środowiska komunikacji. Silniejsza niż dotychczas jest też konieczność wspierania wymiany wiedzy, współpracy pomiędzy ludźmi, dzielenia się wiedzą. Istotne jest również budowanie wizerunku pracodawcy – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes Teresa Olszewska, prezes zarządu Gavdi Polska, firmy dostarczającej usługi związane z rozwiązaniem SAP HR i SAP SuccessFactors.

Komunikacja wewnętrzna ma istotny wpływ na motywację, zaangażowanie pracowników, kondycję firmy i realizację strategii. Dostęp pracowników do wiedzy, wymiana informacji na każdym szczeblu działania organizacji budują zaufanie, a także scalają firmę i pozwalają na efektywne działanie zespołów, wzmagają też poczucie przynależności do firmy. Zdaniem Olszewskiej stworzenie cyfrowego środowiska pracy jest konieczne ze względu na coraz szersze wchodzenie na rynek pokolenia millenialsów, czyli osób urodzonych w latach 1983–2001.

– Millenialsi to osoby, które w środowisku cyfrowym działają w sposób naturalny. Portale społecznościowe czy urządzenia mobilne to dla nich naturalne środowisko. Z badań Deloitte przeprowadzonych w 2015 roku wynika, że w 2025 roku millenialsi i osoby z pokolenia Z, następcy millenialsów, będą stanowić aż 75 proc. pracowników w naszych firmach. Dlatego powinniśmy myśleć już dziś o tym, jak zrealizować ich preferencje – przekonuje prezes Gavdi.

Milenialsi szybko angażują się w życie organizacji. Praca to dla nich nie tylko wykonywanie obowiązków w firmie. Chcą stać się jej częścią i mieć na nią realny wpływ. Jak wynika z globalnego badania Deloitte „The 2016 Deloitte Millennial Survey. Winning over the next generation of leaders”, lojalność millenialsów wobec organizacji, w których pracują, jest zależna m.in. od elastyczności warunków oraz poczucia, że wykonywana praca ma cel i sens.

– Inną bardzo ważną kwestią jest zapewnienie pracownikom możliwości pracy zdalnej. Według badania zrealizowanego przez serwis AfterCollege, aż 68 proc. młodych pracowników bardzo ceni fakt, że pracodawca oferuje możliwość pracy w takim właśnie modelu – wskazuje ekspertka.

Młode pokolenie coraz częściej funkcjonuje w świecie wirtualnym, tam w dużej mierze przeniosło swoje relacje międzyludzkie. Media społecznościowe, internet i nowinki technologiczne są dla nich na porządku dziennym, dlatego wdrożenie cyfrowego środowiska pracy jest naturalną odpowiedzią na ich potrzeby i preferencje.

– Jednym ze sposobów na stworzenie cyfrowego środowiska pracy jest wdrożenie firmowego portalu społecznościowego, takiego jak SAP SuccessFactors JAM. Z takiego rozwiązania od 15 czerwca tego roku korzysta Grupa Neuca – wyjaśnia Teresa Olszewska.

Wewnętrzny serwis społecznościowy SAP SuccessFactors JAM, z którego od niedawna korzysta Grupa Neuca, umożliwia pracownikom utrzymywanie stałego kontaktu z pozostałymi członkami zespołu niezależnie od miejsca i czasu pracy. Daje też możliwość współdzielenia dokumentów i plików multimedialnych w czasie rzeczywistym, usprawnia współpracę między pracownikami czy całymi działami i tym samym przekłada się na efektywność pracy.

– JAM to część większej układanki. Budowie takiego środowiska przyświecała digitalizacja środowiska pracy oraz chęć dostosowania go do potrzeb i oczekiwań millenialsów – tłumaczy Andrzej Zieliński, dyrektor Departamentu Polityki Personalnej w Grupie Neuca.

Jak wskazuje Zieliński, przewagą systemu jest jego dostępność na urządzeniach mobilnych. Jednocześnie intuicyjna w obsłudze aplikacja chmurowa jako jedyna stwarza potencjał realnego zwiększenia poziomu zaangażowania pracowników.

– W JAM-ie wszelkiego rodzaju kontent jest współdzielony przez pracowników, a przez to jest bardziej wiarygodny. Źródłem wiedzy są nie tylko komunikaty od zarządu, lecz także informacje publikowane i przekazywane przez pracowników w wewnętrznym serwisie firmowym. Im więcej kontentu biznesowego z emocjami, tym lepiej. Właśnie tak millenialsi szukają wiedzy – przekonuje dyrektor w Grupie NEUCA.

Jak mówi Zieliński, wdrożenie takiego rozwiązania chmurowego było dużym wyzwaniem. Do wewnętrznej promocji modułu JAM w firmie aktywnie włączyli się dyrektorzy departamentów i członkowie zarządu, którzy zostali pierwszymi użytkownikami platformy. Zaprosili też do korzystania z tego narzędzia wszystkich pracowników, tworząc krótkie filmy wideo w żartobliwy sposób prezentujące nową aplikację. Jak podkreśla Zieliński, rozwiązanie zostało entuzjastycznie przyjęte przez pracowników, w dużej mierze właśnie dzięki tak zaplanowanej komunikacji wewnętrznej.

– Krótkie nagrania wideo zyskały dużą popularność. Później jak grzyby po deszczu powstawały nowe grupy, pracownicy zaczęli dzielić się plikami, informacjami oraz zaczęli delegować sobie zadania, dzielić się wiedzą ważną w projektach i wyszukiwać rzeczy, które są im niezbędne do codziennej pracy – przekonuje Andrzej Zieliński.