Czy i dlaczego warto wdrożyć w firmie system rejestracji czasu pracy?

Wiele firm nadal stosuje tradycyjne metody rejestracji czasu pracy, takie jak ręczne zapisywanie godzin lub prowadzenie dziennika pracy. Warto jednak zauważyć, że ze względu na trudności związane z tego typu systemem, coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na wprowadzenie nowoczesnych technologii do monitorowania i śledzenia czasu pracy swoich pracowników. Zastanawiając się, czy warto wdrożyć w firmie system do rejestracji czasu pracy, odpowiedź jest twierdząca. Dotyczy to zarówno małych, jak i dużych organizacji. Jakie są kluczowe argumenty w tej kwestii?

Jak działa system rejestracji czasu pracy?

Systemy rejestracji czasu pracy to rozwiązania, które służą do monitorowania i zapisywania w automatyczny sposób godzin, w jakich pracuje konkretna osoba. Pozwalają także na monitorowanie przerw w pracy — zarówno tych planowych, jak i związanych z samowolnym przerwaniem pracy przez pracownika. Istnieje szereg możliwości uzyskania autoryzacji. Do najpopularniejszych, najczęściej stosowanych rozwiązań zaliczyć można: kartę, kod PIN lub linie papilarne. W związku z tym zdobycie poświadczenia jest szybkie i intuicyjne. Poradzą sobie z nim nawet pracownicy, którzy nie są zaawansowanymi użytkownikami nowoczesnych technologii. Co ważne w aktualnych warunkach biznesowych, rozwiązanie to może być stosowane także do rozliczania pracy zdalnej.

Warto zaznaczyć, że rozbudowane oprogramowanie, jak np. system rejestracji czasu pracy od AutoID, pozwala także na korzystanie z dodatkowych opcji, m.in.: harmonogramowanie, wszechstronne raportowanie oraz kontrola urlopów. Dzięki możliwości zintegrowania oprogramowania z programem kadrowo-księgowym można szybko i łatwo rozliczać należne wynagrodzenia, co znacząco usprawnia pracę kadr. A to nie wszystkie z korzyści wynikających z wdrożenia systemu rejestracji czasu pracy w firmie!

System rejestracji czasu pracy — jakie korzyści przynosi dla pracowników?

Decydując się na wdrożenie nowego rozwiązania w przedsiębiorstwie, bardzo ważne jest wytłumaczenie pracownikom, dlaczego będą go używać i jakie korzyści ono im przyniesie. System RCP to narzędzie, które przede wszystkim pozwoli na ustrzeżenie się przed pomyłkami. Dzięki automatycznej rejestracji przepracowanych godzin, urlopów, delegacji czy grafikowania zgodnie z Kodeksem pracy wynagrodzenie oraz inne kwestie służbowe będą naliczone prawidłowo, bez konieczności dokonywania korekt oraz opóźnienia w wypłacie.

Warto także zaznaczyć, że system rejestracji czasu pracy pozwala na lepsze planowanie pracownikom wolnych dni. Dzięki oprogramowaniu mogą w krótkim czasie uzyskać informację odnośnie do urlopów czy zwolnień.

Dodatkowo, tak jak napisano wcześniej, uzyskanie autoryzacji w systemie nie jest czasochłonne, nie wpływa w żadnym stopniu na sposób oraz czas wykonywania obowiązków.

Korzyści dla pracodawców, które daje program do ewidencji czasu pracy

Program do rejestracji czasu pracy to ułatwienie nie tylko dla pracowników, ale także pracodawców. Dzięki wdrożeniu systemu RCP kadra zarządzająca:

• posiada wiarygodne źródło informacji, niepodatne na fałszowanie, odnośnie do czasu pracy pracowników;
• ma dostęp do raportów związanych z czasem pracy, urlopami, delegacjami itp. dla poszczególnych osób lub ich grup, dzięki czemu może wygodnie analizować dane oraz wyciągać wnioski, a podczas audytu wydajności znaleźć obszary, które wymagają zmian;
• może poprawić dyscyplinę wśród niesubordynowanych osób, a co za tym idzie, zredukować koszty związane z wypłacaniem pełnego wynagrodzenia pracownikom spóźniającym się, opuszczającym miejsce pracy zbyt szybko, czy nadużywającym przerw;
• na wypadek zdarzeń losowych (pożar firmy, zalanie) nie straci bezpowrotnie danych, jak ma to miejsce w przypadku dokumentacji papierowej.

W kwestii korzyści dla pracodawcy, warto także zaznaczyć, że system do rejestracji czasu pracy może być połączony z kontrolą dostępu w firmie. Dzięki temu rośnie bezpieczeństwo przedsiębiorstwa, jego pracowników i zasobów, ponieważ na teren firmy nie dostaną się niepowołane osoby. Poszczególne jednostki czy ich grupy mogą mieć także uniemożliwiony dostęp do konkretnych stref, pomieszczeń, w których nie powinny przebywać.

Co grozi za brak ewidencji czasu pracy?

Na samym końcu warto zaznaczyć, że każdy pracodawca ma ustawowy obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dotyczy to wszystkich zatrudniających, bez znaczenia jest liczba oraz stosunek pracy pracowników. Prawo nie określa formy prowadzenia tej ewidencji, jednak powszechnie stosowana przez wiele osób lista obecności jej nie zastępuje. Jak można zauważyć powyżej elektroniczny system rejestracji czasu pracy RCP sprawdzi się tego doskonale. Przechowywanie danych w bezpieczny sposób jest bardzo ważne, ponieważ za ich brak w odpowiedniej formie w czasie kontroli grozi kara grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.