Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Na początku przygody z własnym biznesem należy podjąć szereg ważnych decyzji związanych nie tylko z przedmiotem nowo powstającej działalności, ale również decyzji czysto administracyjnych. Prowadząc działalność gospodarczą, bez względu na jej wielkość oraz ilość zatrudnianych osób, trzeba pamiętać o kwestiach fiskalnych oraz tych związanych z ubezpieczeniem społecznym. Deklaracje, formularze, zeznania oraz zachowanie odpowiednich terminów płatności poszczególnych zobowiązań względem Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest konieczne, aby uniknąć kar i nieprzyjemności. We wszystkich tych kwestiach przedsiębiorcę może wspomóc biuro rachunkowe, ale najpierw trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, które biuro księgowe wybrać. W dalszej części artykułu 5 podpowiedzi, jak wybrać dobre biuro rachunkowe.

Kwalifikacje

To, co oczywiste, to posiadanie przez księgową, czy to prowadzącą swoją własną firmę księgową, czy pracującą w biurze rachunkowym, odpowiednich kwalifikacji i uprawnień do wykonywania zawodu księgowej/go. Często informacje o posiadanym wykształceniu, ukończonych kursach, certyfikatach można sprawdzić bezpośrednio w biurze lub na jego stronie internetowej, ale każdy, kto zostanie poproszony przez potencjalnego klienta o przedstawienie dokumentów poświadczających odpowiednie kwalifikacje do prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie spotka się z odmową. Co więcej, obecnie nie ma najmniejszego problemu z  potwierdzeniem tych kwalifikacji. Istnieją strony internetowe, na których, posiadając numer uprawnień, samodzielnie sprawdzimy ich prawdziwość. Całkowicie darmowo. Odpowiednie kwalifikacje to podstawa do bezproblemowej współpracy z biurem rachunkowym. Księgowość to taka dziedzina, w której przepisy i ich interpretacje, cały czas podlegają zmianie. Należy na bieżąco śledzić przepisy, cały czas szkolić się, aby móc świadczyć najwyższej jakości usługi księgowe.

Ubezpieczenie OC

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej to polisa, która zabezpiecza interesy obu stron. Księgową od odpowiedzialności finansowej za błędne decyzje i księgowania, a przedsiębiorcę od skutków tych błędnych operacji. Wybierając legalnie działające biuro rachunkowe nie musimy się przejmować ewentualnymi błędami w rozliczeniach. Zgodnie z prawem każde biuro księgowe musi, już od pierwszych dni swego działania, posiadać ubezpieczenie OC. Sprawdzenie faktu posiadania ubezpieczenia powinno być jedną z pierwszych czynności.

Ceny

Ceny za obsługę księgową będą różne i trudno podać jednoznaczny cennik usług księgowych, ponieważ jego wysokość będzie uzależniona od kilku czynników. Trzy najważniejsze poniżej.

Po pierwsze, forma prawna i wielkość przychodów firmy. Osoby prowadzące jednoosobową działalność, spółki cywilne, jawne oraz partnerskie, których roczny przychód netto nie przekracza równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro, mogą prowadzić tzw. uproszczoną księgowość. Istnieją trzy formy takiej uproszczonej sprawozdawczości – Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), Ryczałt Ewidencjonowany oraz Karta Podatkowa. Uproszczona księgowość, a co za tym idzie, mniejsza ilość dokumentów, to niższa cena za obsługę księgową. Przedsiębiorcy prowadzący spółki kapitałowe prawa handlowego, czyli Sp. z o.o. lub Spółkę akcyjną, zobowiązani są do prowadzenia pełnej księgowości. Ewidencjonowanie większej ilości operacji gospodarczych firmy oznacza wyższą cenę za współpracę z biurem księgowym.

Po drugie, ilość dokumentów przesyłanych w ciągu miesiąca do zaksięgowania. W ramach KPiR biura rachunkowe wprowadziły jeszcze dodatkowe kryterium różnicujące ceny na rynku. Mowa o ilości przesyłanych faktur do zaksięgowania. Przeglądając cenniki można się zorientować, jakie są mniej więcej pułapy, ale nie trzeba się martwić jednorazowo większymi ilościami faktur. Większość biur przewiduje niewielkie dopłaty, jeśli przekroczymy z góry ustalony limit.

Po trzecie, miejsce siedziby firmy zajmującej się świadczeniem usług księgowych. Nie jest tajemnicą, że stawki, choćby za najem lokali biurowych, są wyższe w miastach i w ich najbliższych okolicach. Nic więc dziwnego, że ceny za usługi księgowe będą wyższe w miastach, a niższe w mniej zurbanizowanych rejonach. Z drugiej strony, większa konkurencja wśród biur będzie miała wpływ na obniżanie cen.

Zakres usług

Zakres usług będzie miał znaczenie w przypadku pełnej księgowości, jak również jeśli klientem biura będzie firma zatrudniająca pracowników w oparciu o różne formy zatrudnienia (umowa o pracę, zlecenie, dzieło). Jeśli biuro rachunkowe dodatkowo zapewnia obsługę płacową oraz kadrową, przygotowuje deklaracje do ZUS, wystawia świadectwa pracy, dba o całą sferę związaną z organizowaniem szkoleń BHP, to cena za jego usługi będzie wyższa niż w przypadku prowadzenia tylko ksiąg rachunkowych. Jednocześnie jego oferta będzie bardziej konkurencyjna wobec innych. Warto wspomnieć dodatkowo, że nowoczesne biura rachunkowe nie wymagają wizyty w swoich punktach celem dostarczenia dokumentów. Księgowość on-line na dobre zagościła w ofercie wielu firm oferujących usługi księgowe.

Doświadczenie

Ostatnim, ale niemniej ważnym kryterium wyboru dobrego biura rachunkowego, jest doświadczenie, które w połączeniu z kwalifikacjami daje nam gwarancję usług na najwyższym poziomie. Większość przedsiębiorców wybiera biura z polecenia, ale Ci, którzy nie mogą na nie liczyć, muszą wiedzieć, że doświadczenie księgowej oraz obsługa klientów z różnych branż ma ogromne znaczenie w przypadku takiego obszaru jak księgowość. Im większa jest ilość potencjalnych dziedzin, którymi zajmuje się wybrane biuro, tym większe jego doświadczenie, a dla jego klientów pewność prawidłowych rozliczeń.

Wybór idealnego biura rachunkowego nie jest łatwym zadaniem, ale dzięki opiniom użytkowników zamieszczanym w Internecie możemy dokonać wstępnej selekcji interesujących nas biur. Kolejnym krokiem powinna być bezpośrednia rozmowa z księgową, która pozwoli nam ocenić, czy wzajemna współpraca będzie owocna i długotrwała.