Organizacja imprez okolicznościowych i firmowych – kiedy skorzystać z pomocy specjalistów?

Zastanawiasz się, czy samodzielnie zorganizować imprezę okolicznościową/firmową, czy też skorzystać z usług specjalistów? Jedno i drugie rozwiązanie ma swoje mocne i słabe strony. Nie da się jednak ukryć, że w zdecydowanej większości przypadków pomoc fachowców staje się nieoceniona. Kiedy z niej skorzystać i dlaczego?

Organizacja imprezy – co trzeba załatwić?

Organizacja imprezy wymaga mnóstwa przygotowań. Konieczne jest ustalenie budżetu, który można przeznaczyć na jej realizację, znalezienie i wynajęcie odpowiedniej pod względem wyglądu i gabarytów sali, zorganizowanie oświetlenia, oprawy muzycznej oraz cateringu i dopasowanych do preferencji grupy docelowej atrakcji, które nie pozwolą nudzić się uczestnikom. Oczywiście wszystko powinno zostać dopracowane w najdrobniejszym szczególe, bo tylko wtedy goście będą się świetnie bawić, a frekwencja będzie zadowalająca. Do ogarnięcia wszystkich wyżej wspomnianych spraw potrzeba wiedzy i czasu, a tego ostatniego wielu z nas brakuje. Dlatego lepiej zwrócić się do profesjonalnej firmy, dla której organizacja imprez stanowi chleb powszedni.

Pomoc specjalisty: kiedy i dlaczego?

Na pomoc specjalistów w organizowaniu imprez z branży eventowej warto zdecydować się w kilku przypadkach, wymienionych poniżej:

• Brak doświadczenia – może sprawić, że dopilnowanie wszystkich spraw okaże się mocno utrudnione. Zbyt mała znajomość rynku i samej branży mogą również spowodować, że wynegocjowanie atrakcyjnych cen u usługodawców oraz przygotowanie ciekawych rozrywek stanie się niełatwe. Przez przypadek można też o czymś zapomnieć.
• Mała ilość wolnego czasu – organizacja imprez pochłania sporo czasu, więc trzeba sobie zarezerwować jego odpowiednią ilość. Obdzwonienie firm, obejrzenie sal, rozeznanie się w ofertach itp. to czasochłonne i angażujące zajęcie, na które może ci go zabraknąć. Organizatorzy imprez mają swoją bazę partnerów/współpracowników, więc wszystko załatwią o wiele sprawniej.
• Ograniczony budżet – mała ilość pieniędzy zmniejsza możliwości, więc trzeba wiedzieć, na co i ile wydać, a taką wiedzą dysponują właśnie profesjonaliści. Doradzą najlepsze możliwe rozwiązania i określą, na czym zaoszczędzić.
• Brak pomysłów – osoby specjalizujące się w organizacji imprez są kreatywne i mają głowę pełną pomysłów, w związku z czym na pewno wymyślą motyw przewodni imprezy, zabawy, smaczne menu itp.

Jak widać, zalet korzystania z usług firm eventowych jest całkiem sporo, więc jeśli tylko masz taką możliwość, to poproś ich o pomoc. Gwarantuję, że nie będziesz żałował!