System ERP – dlaczego warto go używać w małej firmie?

Coraz częściej nawet małe przedsiębiorstwa nie są w stanie dobrze funkcjonować bez wsparcia IT. Zaawansowane aplikacje stają się ważnymi narzędziami, które nie tylko ułatwiają planowanie biznesowych działań, ale także przyspieszają ich realizację. Przykładem może być system klasy ERP.

Sprawne prowadzenie nawet małej firmy wymaga dzisiaj skutecznego gromadzenia i zarządzania danymi oraz zachodzącymi w przedsiębiorstwie procesami. Tymczasem nie wszyscy przedsiębiorcy w Polsce zdają sobie sprawę, że Excel już dawno przestał wystarczać do nowoczesnego zarządzania i lepiej sprawdzają się specjalistyczne programy. Potwierdzają to dane EuroStatu – według nich w 2017 roku zaledwie 26% polskich firm korzystało z oprogramowania klasy ERP, podczas gdy średnia dla krajów UE wynosiła 34%. Pod tym względem jesteśmy w ogonie zestawienia. Wielu małych przedsiębiorców nie wie, że może używać systemu ERP do usprawnienia swojego biznesu. Tymczasem wdrożenie tej klasy oprogramowania oznacza same korzyści.

Czym są systemy klasy ERP?

Pierwsze programy, które pomagały zarządzać firmami, pojawiły się już w latach 60. XX wieku, ale daleko im było do tego, co można znaleźć dziś na rynku oprogramowania dla biznesu. Jednak to właśnie z tamtych, prekursorskich programów ewoluowały i wyrosły współczesne systemy klasy ERP. Stały się one kluczowymi narzędziami wspierającymi zarządzanie przedsiębiorstwem.

ERP to skrót od angielskiego wyrażenia Enterprise Resource Planning, co oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa – można tu zaliczyć zasoby finansowe, ludzkie, informacyjne i rzeczowe. ERP ułatwia zarządzanie we wszystkich wymienionych tu obszarach. Niektórzy przedsiębiorcy błędnie uważają, że tego rodzaju oprogramowanie nadaje się tylko dla dużych przedsiębiorstw – w rzeczywistości z ERP mogą korzystać również małe, jednoosobowe firmy, dla których niektóre aplikacje ERP (np. Comarch ERP XT) są wręcz dedykowane. Wynika to z faktu, że w każdej, nawet najmniejszej firmie pojawiają się procesy, nad którymi trzeba zapanować i które należy zrealizować (np. sprzedaż, generowanie dowodu sprzedaży itd.). Oczywiście w małej czy jednoosobowej firmie tych procesów i zasobów będzie zdecydowanie mniej niż w dużym przedsiębiorstwie. Z tego właśnie powodu oprogramowanie dla małej firmy musi zostać dopasowane do jej potrzeb nie tylko pod względem funkcjonalności, ale również efektywności kosztowej.

Jakie korzyści płyną z ERP dla firmy?

Dużą zaletą używania systemu klasy ERP w małej firmie jest możliwość znacznego przyspieszenia niektórych procesów i łatwiejszego zarządzania zasobami. Przykładem jest możliwość błyskawicznego wystawienia faktury lub paragonu, będąc jeszcze u klienta. Jest to możliwe dzięki modułowi sprzedażowemu, który posiada każdy system ERP. Takie oprogramowanie ułatwi przedsiębiorcy zapanowanie nad dowolną ilością dokumentów i usprawni ich obieg. Można nie tylko łatwo wystawiać dokumenty sprzedaży i dodawać dokumenty kosztowe, ale również skutecznie kontrolować płatności kontrahentów i ich ewentualne zaległości. Kolejną korzyścią dla małej firmy może być szybkie tworzenie katalogów produktów i ofert, które można następnie przesłać klientowi w wiadomości e-mail.

Dużym ułatwieniem jest również wspomaganie kontroli magazynowej przez oprogramowanie ERP i stanów magazynowych, a także przeprowadzanie automatycznej inwentaryzacji. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi sprawdzać zapasu produktów lub surowców, gdyż otrzymuje na ten temat regularne raporty. Znika więc niebezpieczeństwo, że zaskoczy go brak magazynowy, który uniemożliwi na przykład wykonanie jakiegoś zlecenia.

Systemy klasy ERP pozwalają także zautomatyzować wiele czynności związanych z księgowością, jak na przykład wysyłanie deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego, a nawet mogą prowadzić za przedsiębiorcę uproszczoną księgowość. Nie wolno zapomnieć również o tak przydatnej funkcji ERP, jak generowanie różnego rodzaju raportów i zestawień, które pozwalają obserwować trendy w sprzedaży czy rentowność firmy. Co ciekawe, niektóre systemy klasy ERP wspierają małe firmy w rozwijaniu internetowego kanału sprzedaży, pozwalając w łatwy sposób tworzyć e-sklepy i integrować je na przykład z porównywarkami cenowymi.

Dobrze prowadzony biznes musi być w dzisiejszych czasach mobilny. Jest to szczególnie ważne przy jednoosobowej działalności, gdy przedsiębiorca nierzadko zajmuje się wszystkimi aspektami prowadzenia firmy i musi to robić, będąc na przykład w terenie. Dlatego dobrej jakości systemy ERP dostępne są na ogół w chmurze, a przy tym posiadają wersje mobilne na smartfony z systemem Android lub iOS. Dzięki temu przedsiębiorca może zarządzać swoją firmą z dowolnego miejsca na świecie przez całą dobę.

Systemy ERP są niezwykle przydatnym narzędziem zarówno w dużych, jak i małych firmach. Szczególnie w drugim przypadku, gdy przedsiębiorca często nie ma pracowników i zajmuje się wszystkim sam, ERP może odciążyć go w wielu sprawach i zautomatyzować wiele procesów. Korzystanie z tej klasy aplikacji pozwala przedsiębiorcy lepiej zarządzać firmą i umożliwia mu skupienie się na najważniejszych działaniach biznesowych.