Archiwizacja dokumentów w biurze – wszystko, co warto wiedzieć na ten temat

Każda firma generuje dokumenty dotyczące jej działań, finansów czy akt osobowych pracowników. Mimo postępującej cyfryzacji wiele materiałów firmowych wciąż przechowuje się w formie papierowej. Aby gromadzona dokumentacja była łatwo dostępna, bezpieczna i zajmująca jak najmniejszą powierzchnię, trzeba odpowiednio ją zorganizować. Sprawdź, na czym polega poprawna archiwizacja dokumentów w biurze i jakie akcesoria mogą ją ułatwić.

Archiwizacja dokumentów – co to jest?

Archiwizacja to inaczej przechowywanie dokumentów powstających w firmie. Dotyczy zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i dużych przedsiębiorstw, placówek oświatowych czy instytucji państwowych. Odpowiednio przeprowadzona archiwizacja pomaga w porządkowaniu i zabezpieczaniu ważnej dokumentacji. Może też mieć znaczący wpływ na sprawne funkcjonowanie biura. Umożliwia zachowanie pism w dobrym stanie i ich odczyt nawet po wielu latach. Może to mieć zasadnicze znaczenie w przypadku kontroli urzędowej. Zaniedbanie archiwizacji może być z kolei przyczyną poważnych problemów organizacyjnych, spowolnienia pracy firmy i niezadowolenia klientów, czy nawet konsekwencji prawnych.

Archiwizacja dokumentów zgodna z przepisami

Przechowywanie firmowej dokumentacji powinno odbywać się według ściśle określonych zasad, zamieszczonych w ustawach oraz stosownych rozporządzeniach. Najważniejszym aktem, który je określa, jest Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.). W treści dokumentu można znaleźć m.in. ważne definicje oraz przepisy karne. Z kolei okres, przez jaki konieczne jest archiwizowanie dokumentów, określa art. 74 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Można z niego dowiedzieć się, ile czasu należy przechowywać poszczególne rodzaje pism:

•      księgi rachunkowe – 5 lat
•      zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – 5 lat
•      dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – co najmniej 5 lat   od momentu upływu jej ważności
•      dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat
•      dokumenty dotyczące reklamacji i rękojmi – do 1 roku po upływie terminu rękojmi lub rozliczenia gwarancji
•      pozostałe dowody księgowe i ważne dokumenty – 5 lat.

Co ważne, czas przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

Archiwizacja dokumentów krok po kroku

Aby archiwizacja była skuteczna, powinna być przeprowadzana systematycznie. Przede wszystkim warto dokładnie przejrzeć całą zgromadzoną dokumentację i sprawdzić, które pisma wymagają przechowania, a które można poddać utylizacji. Należy przy tym pamiętać, aby żadnych papierowych materiałów firmowych nie wyrzucać bez wcześniejszego zniszczenia ich w niszczarce. Niektóre pisma można gromadzić w wersji cyfrowej i drukować jedynie na wyraźne żądanie urzędów. Aby odpowiednio posegregować pozostałe dokumenty, warto sięgnąć do przepisów, które dokładnie określają, jakie kategorie należy stosować. Zgodnie z informacjami ujętymi w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 29 października 2015 r. przyjmuje się następujące kategorie archiwalne:

• Symbolem »A« oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych.
• Symbolem »B« oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

– symbolem »B« z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od 1 stycznia roku następnego do daty zakończenia sprawy;

– symbolem »BE« z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt. 1, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione;

– symbolem »Bc« oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki), lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok.

Kolejnym krokiem jest przygotowanie przestrzeni do przechowywania. Dokumenty archiwizować można zarówno w biurze, jak i poza nim, korzystając z usług firm specjalizujących się w archiwizacji. Samodzielnie organizując archiwum, należy pamiętać, że papier jest szczególnie narażony na różnego rodzaju uszkodzenia. Wilgoć czy ogień są dla niego wyjątkowo niebezpieczne, dlatego warto rozważyć skopiowanie najważniejszych pism. Nie mniej istotne jest zabezpieczenie archiwum przed dostępem nieupoważnionych osób.

Archiwizacja dokumentów – jak to robić dobrze?

Archiwizacja dokumentów papierowych wymaga stosowania wysokiej jakości produktów, które znaleźć można w ofercie firmy Biurpap. Ważne są artykuły biurowe, takie jak papier czy tusze do drukarek, które zapewnią trwały, czytelny druk. Dobrze jest zaopatrzyć się także w produkty służące do segregacji i przechowywania pism. Przydatne mogą okazać się:

Półki biurowe na biurko

Pojedyncze kartki można przechowywać na specjalnych półkach biurowych. Rozwiązanie to doskonale sprawdza się zwłaszcza w przypadku pism, które muszą być łatwo dostępne. Półki zajmują niewiele miejsca i można ustawić je bezpośrednio na biurku.

Klipsy archiwizacyjne i ofertówki

Podczas prezentowania ofert klientom przydają się ofertówki. Wygodnym rozwiązaniem może być spięcie kartek metalowymi wąsami albo klipsami archiwizacyjnymi. Tak przygotowane pisma można umieścić w skoroszytach.

Teczki

Do przechowywania dokumentów niezwykle przydatne są wszelkiego rodzaju teczki. W ofercie Biurpap znaleźć można modele wykonane z różnych materiałów. Dostępne są też teczki wiązane oraz zamykane na gumkę lub zatrzask. Świetnym rozwiązaniem są teczki wiszące, które można zawiesić w odpowiednio przystosowanych pojemnikach lub szufladach.

Segregatory

Bardzo pomocne podczas przechowywania dokumentów są segregatory. Najczęściej wykonuje się je z twardej tektury i okleja folią polipropylenową. Na ich grzbiecie może znajdować się kieszeń z wymienną etykietą, przeznaczoną do opisania przechowywanej zawartości. Warto zaopatrzyć się w specjalne przekładki, ułatwiające organizację dokumentów w segregatorze. Dzięki nim można szybciej znaleźć poszukiwany dokument. Przydatne są też foliowe koszulki dodatkowo zabezpieczające papier.

Pudełka archiwizacyjne

Materiały, z których korzysta się sporadycznie, można umieścić w pudełkach archiwizacyjnych. Zazwyczaj są one wykonane z kartonu lub kartonplastu, co zapewnia ich dużą wytrzymałość. Dzięki temu umożliwiają one nie tylko przechowywanie, ale też bezpieczne przenoszenie wielu dokumentów.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, które produkty wybierzesz do archiwizacji dokumentów w firmie, zadbaj o ich odpowiednie oznaczenie. Etykiety i opisy zawartości to podstawa dobrej organizacji. Pozwalają zachować porządek i znacznie skrócić czas poszukiwania pism. Decydując się na produkty służące do przechowywania, zwracaj także uwagę na ich wysoką jakość. Dzięki niej materiały firmowe zachowają trwałość, a archiwum – funkcjonalność. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Archiwizacja dokumentów – jak robić to poprawnie?