Faktury zaliczkowe – zasady wystawiania i rozliczania

Pewną trudność sprawia przedsiębiorcom rozliczanie wpłat zaliczkowych na poczet dostaw towarów lub usług, które odbędą się w przyszłości. W jaki sposób dokumentować wpłaty zaliczek, kiedy regulować zobowiązania z fiskusem i w jaki sposób wystawić fakturę końcową? To najczęstsze pytania dostawców.

Faktura zaliczkowa – zawsze, gdy ma miejsce wpłata zaliczki

Regułą jest, że jeśli dostawca otrzyma zaliczkę lub całość zapłaty jeszcze przed wykonaniem dostawy towaru lub usług, wówczas już w momencie otrzymania wpłaty powstaje obowiązek podatkowy. Koniecznością jest wystawienie faktury dokumentującą każdą wpłatę zaliczki.

Wyjątki od tej zasady wymienione zostały w ustawie o VAT, należą do nich: dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne, usługi wymienione w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT, usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub usługi o podobnym charakterze, usługi ochrony osób oraz usługi ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usługi stałej obsługi prawnej i biurowej, usługi dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

W pozostałych przypadkach, jeśli kontrahent wpłaci zaliczkę tytułem późniejszej dostawy lub usług, a w momencie odbioru towaru, uiści pozostałą należność, to sprzedawca musi wystawić  fakturę zaliczkową, a później końcową.

Jeżeli nabywca kilkakrotnie dokona wpłat zaliczek, a w momencie dostawy ureguluje pozostałą należność, to sprzedawca każdorazowo jest zobligowany do wystawienia faktur zaliczkowych, a w chwili dostawy towarów lub wykonania usług, do wystawienia faktury końcowej.

W przypadku, gdy nabywca ureguluje poprzez wpłaty zaliczek całość należności jeszcze przed dostawą towaru lub wykonaniem usług, wówczas obowiązek podatkowy oraz konieczność wystawienia wszystkich faktur zaliczkowych powstaje przed wykonaniem dostawy towaru.

O obowiązku podatkowym, w odniesieniu do wpłaconej części należności, mówi art. 19a ust.8 ustawy o VAT. Należy więc pamiętać, aby fakturę zaliczkową wystawić najpóźniej w 15. dniu, następującym po miesiącu, w którym otrzymano wpłatę. Podatnik, który nie wystawi faktury zaliczkowej, jest objęty obowiązkiem podatkowym mimo zaniechania tej czynności.

Jeśli oprócz wpłat zaliczek, wystąpi też zapłata końcowa w momencie dostawy towaru lub wykonania usługi, wówczas obowiązek wystawienia faktury końcowej należy zrealizować nie później, niż do 15. dnia, następującego po miesiącu, którym dostawa miała miejsce.

Sposób wystawiania faktury zaliczkowej i końcowej

O ile z wystawieniem faktury zaliczkowej nie powinno być problemu (wystawiamy ją w kwocie otrzymanej wpłaty i naliczamy stosowny podatek VAT), o tyle wątpliwości budzi wysokość kwot, które mają być ujęte w fakturze końcowej.

Pogląd, jakoby faktura końcowa powinna opiewać na całkowitą wartość dostawy lub wykonanej usługi, pomimo wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych jest zupełnie nietrafiony. Konsekwencją wystawienia faktur zaliczkowych jest powstanie obowiązku podatkowego najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu wpłaty zaliczki, zatem, jeśli wpłata zaliczki miała miejsce np. w lutym, a dostawa towaru lub wykonanie usługi odbyło się czerwcu, to w firma sprzedawcy uregulowała już część zobowiązań wobec fiskusa w marcu, bądź w kwietniu (w zależności od daty sporządzenia faktury zaliczkowej). Zatem faktura końcowa powinna opiewać tylko na tę część wartości ogólnej towaru, która zostaje opłacona w momencie dostawy. Co za tym idzie, również podatek będzie niższy o kwotę podatku wskazanego na fakturze zaliczkowej.

Tę kwestię reguluje art. 106f, ust. 3 ustawy o VAT. Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura końcowa powinna także zawierać numery faktur zaliczkowych.

Jeżeli nabywca uregulował całą należność poprzez wpłacanie zaliczek, wówczas nie wystawia się faktury końcowej (np. o wartości zerowej), a jedynie w ostatniej fakturze zaliczkowej wskazuje się wszystkie numery poprzednich faktur zaliczkowych.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.