Obiad z kontrahentem może być kosztem uzyskania przychodu

Dla przedsiębiorcy równie ważne jak osiągnięcie jak najwyższych przychodów jest umniejszenie tych przychodów o jak największą wartość kosztów ich uzyskania. Dzieje się tak dlatego, że koszty uzyskania przychodu mogą znacznie zmniejszyć podstawę do opodatkowania, a tym samym zredukować kwotę podatku, którą firma musi odprowadzić na konto urzędu skarbowego.

Koszty uzyskania przychodu w firmie

Ustawa podatkowa nie precyzuje, które wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Wskazane są jedynie pewne wymogi ogólne, które muszą być spełnione, aby wydatek mógł umniejszyć dochód. Wymagania ograniczają się do sentencji, że wydatki te winny:

• być w odpowiedni sposób udokumentowane,
• być faktycznie poniesione,
• wiązać się bezpośrednio z osiąganym przez firmę przychodem,
• nie należeć do katalogu kosztów, które nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Urząd skarbowy skrupulatnie kontroluje tę część działalności firmy. Z punktu widzenia organów podatkowych duża ilość kosztów uzyskania przychodów jest zjawiskiem negatywnym, gdyż zmniejsza należności wobec fiskusa.

Z pewnością rację bytu, nawet w opinii urzędu skarbowego, będą miały wydatki poniesione na utrzymanie lokalu, a zatem w koszty uzyskania przychodu można bez obaw zaliczyć czynsz lub kwotę wynajmu lokalu, opłaty za media, wydatki na telefon, czy łącza internetowe. Podobnie traktowane są wydatki na zakup wyposażenia, typu: regały, komputer, drukarka, maszyny i urządzenia specjalistyczne wykorzystywane w danej działalności, a także zakup środków czystości, artykułów biurowych, czy wydatki na obsługę księgową. Ponadto „bezpieczne” są wynagrodzenia pracowników, składki ZUS, odzież robocza, czy nawet podróże służbowe.

Nie wszystkie wydatki uznane są za koszty uzyskania przychodu

Problemy zaczynają się, gdy przedsiębiorca dokona zakupów, które charakterem nie odbiegają od wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu. Katalog kosztów, które nie mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodu jest niezwykle długi. Są to np.:

• wydatki poniesione na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów,
• wydatki na spłatę pożyczek lub kredytów,
• wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci,
• podatku dochodowego, podatku od spadków i darowizn,
• grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar,
• kar, opłat i odszkodowań oraz odsetek od tych zobowiązań z tytułu: nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska, niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Między innymi w katalogu tym mieści się też zapis wyłączający koszty reprezentacyjne z KUP.

Wydatki na reprezentację firmy, czy koszty uzyskania przychodu?

Sporo kontrowersji budzi zakup drogiego garnituru, czy wydatki poniesione na obiad z kontrahentem w drogiej restauracji. Obecnie urzędy skarbowe złagodziły swoje podejście do tej kwestii, lecz wciąż należy dołożyć wszelkich starań do dokładnego dokumentowania takich przypadków. Wystarczy bowiem odrobina niefrasobliwości i przedsiębiorca utraci możliwość odliczenia wydatku od swoich przychodów.

W związku z licznymi wątpliwościami przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że miejsce podawania posiłku nie ma znaczenia przy kwalifikacji takiego kosztu oraz nakazał urzędom skarbowym „odrębną ocenę każdego indywidualnego przypadku”. W wyjaśnieniu Minister Finansów wskazał, że jeśli jest to uzasadnione uzyskanymi przychodami, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć również posiłki oraz napoje (w tym alkoholowe) serwowane w punktach gastronomicznych. Nie jest przy tym oceniana „wystawność” posiłku wyrażona w jego cenie.

O czym należy zatem pamiętać? Przede wszystkim należy zadbać, by obiad odbył się przed podpisaniem intratnej umowy, nie zaś po tym wydarzeniu. O ile bowiem podczas posiłku w pierwszym przypadku biznesmeni mogą negocjować warunki kontraktu, o tyle w drugiej sytuacji zasadniczo chodzi raczej o wyrażenie swego rodzaju wdzięczności za współpracę, a tu urzędnik nie będzie miał problemu z uznaniem posiłku za koszty reprezentacyjne.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.