Pięć kroków do optymalizacji procedur i pracy w magazynie

Magazyn do przechowywania zapasów stanowi nieodłączny element logistyki przedsiębiorstwa. Muszą panować w nim odpowiednie warunki do przechowywania towarów, a jego zagospodarowanie powinno umożliwiać szybkie wykonywanie zadań i to w bezpieczny dla pracowników sposób. Należy doposażyć go w sprzęty ułatwiające realizację obowiązków służbowych i utrzymywać w nim dostateczną ilość towarów gotowych na sprzedaż. Jego sprawne funkcjonowanie odgrywa znaczącą rolę dla prosperowania całej firmy. Co zrobić, żeby prace przebiegały w nim, jak należy? Wystarczy zadbać o kilka elementów.

1. Wdróż system do zarządzania magazynem.

Na rynku istnieje dość duży wybór oprogramowań do zarządzania produktami w magazynach. Usprawniają one wszelkie procesy logistyczne, w tym przyjmowanie i wydawanie przesyłek. Ułatwiają lokalizację towarów na stanie, planowanie wysyłek oraz kontrolę pod względem ilościowym i asortymentowym towarów. Gromadzą bazy danych, a po zintegrowaniu z innymi modułami umożliwiają wymianę informacji. Zdecyduj się na program, który spełni Twoje potrzeby i połącz go z systemem do księgowości i fakturowania, a będziesz mieć wszystko pod kontrolą.

2. Zainwestuj w odpowiednie wagi.

Ważenie towarów w magazynie musi przebiegać szybko i łatwo, dlatego postaraj się o elektroniczne wagi przemysłowe. Do dyspozycji masz wagi najazdowe, pomostowe, wagi platformowe, które służą do wygodnego przeważania ładunków bez konieczności ich wcześniejszego rozładunku. Pamiętaj, by dobrać wagę do własnych wymagań oraz wielkości towarów, jakie oferujesz. Zdecyduj się na atestowaną, objętą gwarancją, przystosowaną do montażu w podłodze i wyposażoną w ryflowany pomost zapobiegający przesuwaniu się umieszczonych na niej przedmiotów.

3. Właściwie zagospodaruj powierzchnię.

Kubatura pomieszczenia oraz jego kształt rzutują na zagospodarowanie przestrzenne. Umieść regały (kup wysokie, solidne, z dużą ilością półek, atestowane i przystosowane do rozbudowy) tak, aby dostęp do nich był bezproblemowy. Wyznacz dostatecznie szerokie drogi transportowe, a wtedy poruszanie się po nich, nawet korzystając z wózka widłowego lub paleciaka, nie będzie stanowiło najmniejszego problemu. Ustal także, którą z technik składowania towarów będą praktykować pracownicy. Możesz wybierać między metodą wolnych miejsc składowania, stałych miejsc składowania, rotacji, według poziomów składowania, według jednostek ładunkowych.

4. Sporządź plan magazynu.

Wydziel w magazynie pola odkładcze, strefę segregacji i składowania odpadów, składowania opakowań wielokrotnego użytku, stanowisko garażowania oraz miejsce przeznaczone do ładowania wózków zasilanych akumulatorem. Nie zapomnij też o zagwarantowaniu środków ochrony przeciwpożarowej. Co jeszcze? Określ miejsca dla produktów szybko, średnio i wolno przemieszczanych, dzięki czemu zachowasz ciągły dostęp do towarów najczęściej obsługiwanych. To z kolei skróci czas ich wydawania i zapobiegnie nieplanowanym poszukiwaniom.

5. Postaraj się o jak najlepszy obieg dokumentów.

Ten punkt bezpośrednio łączy się z pierwszym. Zatrudnij magazyniera administracyjnego, który będzie dopowiadał za fizyczny przepływ dokumentów. Poza tym dopilnuj, aby zawarte w nich informacje były przez niego na bieżąco wprowadzane do systemu informatycznego. Należy w nim odnotować wszystkie akcje związane z ruchem produktów np. przyjęcie materiałów, wydanie towarów, zwroty, reklamacje itp. Utwórz także archiwum do przechowywania uporządkowanych w segregatorach umów i faktur w papierowej formie.