Obowiązkowe kasy fiskalne – jakie urządzenie wybrać i do kiedy je zainstalować?

Na początku 2015 roku kolejne firmy, które świadczą usługi na rzecz klientów indywidualnych, zostały zobowiązane do stosowania urządzeń fiskalnych niezależnie od wielkości osiąganego obrotu. W grupie tej znalazły się m.in. gabinety lekarskie, biura rachunkowe, kancelarie prawnicze, warsztaty samochodowe i salony kosmetyczne. Jaka kasa rejestrująca spełni oczekiwania przedsiębiorstwa i od kiedy należy rozpocząć ewidencję przy jej użyciu?

Ostateczny termin zainstalowania kasy fiskalnej

Rozporządzenie Ministra Finansów z 4 listopada 2014 rozszerzyło katalog czynności, w przypadku wykonywania których należy korzystać z kasy fiskalnej bez względu na wysokość dochodów. Na liście tej znalazły się usługi prawnicze, doradztwa podatkowego, medyczne, kosmetyczne, fryzjerskie, kosmetologiczne, gastronomiczne, naprawy samochodów oraz wymiany opon lub kół. Firmy, które obsługują klientów indywidualnych i zostały objęte nowymi przepisami, będą mogły skorzystać z okresów dostosowawczych.

Przedsiębiorcy, którzy do 31 grudnia 2014 nie przekroczyli rocznego limitu obrotu, do momentu wejścia w życie Rozporządzenia świadczyli usługi na rzecz osób fizycznych i nadal zajmują się tym typem działalności, muszą zainstalować kasę fiskalną najpóźniej do 1 marca 2015.

Okres dostosowawczy obejmie również firmy, które dopiero w 2015 zaczną obsługiwać klientów indywidualnych. Przepisy regulujące tę kwestię wyjaśnia Marcin Ciechowicz, ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych: Podmioty, które rozpoczną świadczenie usług na rzecz osób fizycznych w 2015, powinny zainstalować kasę fiskalną najpóźniej po dwóch miesiącach, następujących po miesiącu, w którym po raz pierwszy wykonano taką usługę.

Pierwsza kasa fiskalna – jak wybrać?

Zakup pierwszej kasy rejestrującej może być niemałym wyzwaniem. Na polskim rynku dostępnych jest wiele urządzeń, które cechują się różnymi parametrami i funkcjami. Co więcej, jedna kasa może być najlepszym rozwiązaniem dla biura rachunkowego, a druga dla lekarza lub kosmetyczki. Dlatego należy zadbać o to, aby wybrane rozwiązanie technologiczne spełniło oczekiwania konkretnego przedsiębiorstwa. Przy wyborze odpowiedniego urządzenia warto oczywiście polegać na doświadczeniu przedstawiciela firmy, która specjalizuje się w sprzedaży kas fiskalnych. Poza tym, najlepiej postawić na technologię, której zaufali inni przedsiębiorcy. Przykładami takich urządzeń są Posnet Mobile HS EJ  i Elzab K10 – podkreśla Ciechowicz.

Pierwsza z wspomnianych kas może się pochwalić nie tylko małymi gabarytami, ale także zastosowaniem wielu przydatnych funkcji. Wymiary Mobile HS EJ to jedynie 46 x 48 x 158 mm (wysokość, szerokość, długość), natomiast waga tego modelu wynosi tylko 400 g. Dzięki temu kasa jest poręczna i świetna sprawdza się podczas mobilnej sprzedaży towarów lub usług. Co więcej, urządzenie umożliwia zdefiniowanie nawet do 4 000 pozycji w bazie towarowej oraz archiwizację kopii paragonów w formie elektronicznej.

Elzab K10 również należy do grona mobilnych kas fiskalnych, ale jej głównym atutem jest zastosowanie obszernego i przyjaznego w obsłudze panelu dotykowego. To pierwsze urządzenie tego typu, które oferuje korzystanie z tak nowoczesnej technologii. Co więcej, ekran K10 jest odporny na intensywną eksploatację, a dwukomponentowa obudowa kasy gwarantuje wytrzymałość na uszkodzenia mechaniczne. Warto też dodać, że urządzenie posiada elektroniczną kopię paragonów i jest dostępne w wersji z modułem Bluetooth, który zapewnia bezprzewodową komunikację z innymi elementami systemu sprzedaży.

Stacjonarne i funkcjonalne kasy rejestrujące

Urządzenia mobilne to nie wszystko, co ma dziś do zaoferowania branża fiskalna. Na rynku są też dostępne równie popularne, stacjonarne kasy fiskalne, które świetnie sprawdzają się podczas prowadzenia sprzedaży w stałym miejscu. W tej kategorii największym zaufaniem użytkowników cieszą się dwa modele: Posnet Bingo HS EJ i Elzab Mini E. Obydwie kasy posiadają moduł elektronicznej kopii paragonów, wydajne i wytrzymałe mechanizmy drukujące oraz klawisze funkcyjne, które umożliwiają prowadzenie szybkiej sprzedaży. Oprócz tego, Bingo HS EJ i Elzab Mini E są proste w obsłudze i solidnie wykonane, więc znajdą zastosowanie nawet w trudnych warunkach pracy.

Zakup urządzenia to nie wszystko – na czym polega procedura instalacji?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zakup urządzenia fiskalnego nie upoważnia jeszcze do rozpoczęcia rejestracji sprzedaży. Zanim przedsiębiorca wyda pierwszy paragon, powinien przejść przez procedurę opisaną w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Wspomniany akt prawny zawiera również wzory dokumentów, z których należy skorzystać w trakcie realizowania kolejnych etapów – tłumaczy ekspert PCKF.

Jak w takim razie wygląda procedura instalacji kasy fiskalnej? Zacząć trzeba od zgłoszenia do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego planowanej liczby urządzeń i miejsc ich stosowania. Zawiadomienie należy zgłosić do US najpóźniej jeden dzień przed rozpoczęciem ewidencji. Później kasa zostaje uruchomiona w trybie fiskalnym przez uprawnionego do tego serwisanta. Fiskalizacja jest czynnością jednorazową i nieodwracalną, a po jej przeprowadzeniu podatnik może już zacząć wystawiać paragony – dodaje Ciechowicz.

Na tym jednak obowiązki się nie kończą, gdyż o uruchomieniu urządzenia w trybie fiskalnym trzeba poinformować Urząd Skarbowy – najpóźniej w terminie do 7 dni. Na koniec US nadaje numer ewidencyjny, który należy nanieść na urządzenie w trwały sposób, w widocznym miejscu.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.