E-faktury muszą spełniać określone wymagania

Coraz powszechniejsze staje się dokumentowanie transakcji za pomocą e-faktur. Wystawianie faktur elektronicznych ma szereg zalet. Stosowne oprogramowanie komputerowe  umożliwia korzystanie z baz zbierających dane kontrahentów i sprzedawanych towarów oraz usług. Przesył takich dokumentów do kontrahenta zajmuje co najwyżej kilka minut, a przechowywanie faktur na dysku, czy w chmurze z pewnością pozwala na oszczędność czasu i miejsca w firmie. Aby korzystać z takich udogodnień trzeba jednak spełnić wymogi stawiane przez prawo podatkowe.

Co to jest e-faktura?

E-faktura jest odpowiednikiem faktury sporządzonej w formie tradycyjnej, czyli papierowej. Może być ona wystawiona i otrzymana w dowolnej formie elektronicznej. Podobnie faktury zeskanowane i przesłane drogą elektroniczną będą miały charakter e-faktury, pod warunkiem, że forma papierowa nie będzie dopuszczona do obrotu (zostanie zniszczona), na zeskanowanej fakturze powininna być oznaczona data jej otrzymania.

E-faktury można przesyłać do kontrahenta przez pocztę elektroniczną, portal internetowy lub za pośrednictwem bezpiecznego połączenia. Moment odebrania e-faktury określone jest przez wpływ wiadomości z załączoną np. w formacie PDF fakturą lub przez pobranie jej z portalu internetowego przez kontrahenta. Wymaganą przez prawo akceptacją faktury może być jej odebranie przez e-mail oraz zapłata za nią).

Podatnik, który stosuje e-faktury musi zapewnić:

• autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości podatnika, uniemożliwienie usunięcia faktury z archiwum),
• integralność treści (uniemożliwienie zmiany treści zawartej w dokumencie, np. poprzez zapis w formacie PDF lub TIFF oraz ograniczenie dostępu do poczty elektronicznej lub systemu),
• czytelność faktury.

Autentyczność i integralność e-faktury można też zapewnić poprzez wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych. Takie rozwiązanie proponowane jest w ustawie, jednak wybór sposobu przyjętych zabezpieczeń należy do podatnika.

Procedury wewnętrzne, kontrola biznesowa

Aby umożliwić ustalenie związku między fakturą a dokonaną transakcją można tworzyć zbiory zawierające np. zamówienia, umowy, wezwania do zapłaty itp. Takie dodatkowe dowody wskazują na fakt dokonania sprzedaży oraz jej warunków. To jeden z elementów kontroli biznesowej. Do innych można zaliczyć wprowadzenie procedur zabezpieczających i kontrolnych. W procedurach należy zawrzeć rozwiązania kontrolne stosowane w firmie, np.:

• konieczność opatrzenia faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym,
• wyznaczenie osoby, która byłaby odpowiedzialna za wysyłanie i przyjmowanie faktur,
• konieczność weryfikacji adresu nadawcy e-maila z fakturą,
• zapis faktury w formacie uniemożliwiającym modyfikację treści faktury,
• umożliwienie dostępu do e-maila oraz do faktur w systemie tylko po zalogowaniu się,
• przypisanie fakturze unikalnego numeru porządkowego.

W szczególności należy zadbać o to, aby faktury miały nadane niepowtarzalne numery, były przypisane do konkretnego okresu, przechowywane w sposób, który umożliwia ich odszukanie  oraz aby dokument był czytelny.

Kontrola urzędu skarbowego

Urząd kontroli skarbowej wymaga, aby e-faktury były przechowywane w podziale na okresy, w sposób ułatwiający ich odszukanie np. po numerze bądź umowie.

W trakcie kontroli urzędnicy mogą zażądać dostępu on-line do zbiorów oraz udostępnienie dokumentów na dysku zewnętrznym bądź w formie wydruków.

Jak wskazuje praktyka, urzędnicy kontroli skarbowej często kwestionują prawo do odliczania podatku VAT dokonanego na podstawie e-faktur. Należy jednak pamiętać, że izby skarbowe interpretują przepisy na korzyść podatnika, dlatego warto wystąpić z zapytaniem do dyrektora IS o interpretację indywidualną we własnej sprawie. Posiadanie takiej interpretacji zapobiegnie niepotrzebnym komplikacjom podczas kontroli.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.