E-faktury muszą spełniać określone wymagania

E-faktury muszą spełniać określone wymagania

Coraz powszechniejsze staje się dokumentowanie transakcji za pomocą e-faktur. Wystawianie faktur elektronicznych ma szereg zalet. Stosowne oprogramowanie komputerowe  umożliwia korzystanie z baz zbierających dane kontrahentów i sprzedawanych towarów oraz usług. Przesył takich dokumentów do kontrahenta zajmuje co najwyżej kilka minut, a przechowywanie faktur na dysku, czy w chmurze z pewnością pozwala na oszczędność czasu i miejsca w firmie. Aby korzystać z takich udogodnień trzeba jednak spełnić wymogi stawiane przez prawo podatkowe.

Co to jest e-faktura?

E-faktura jest odpowiednikiem faktury sporządzonej w formie tradycyjnej, czyli papierowej. Może być ona wystawiona i otrzymana w dowolnej formie elektronicznej. Podobnie faktury zeskanowane i przesłane drogą elektroniczną będą miały charakter e-faktury, pod warunkiem, że forma papierowa nie będzie dopuszczona do obrotu (zostanie zniszczona), na zeskanowanej fakturze powininna być oznaczona data jej otrzymania.

E-faktury można przesyłać do kontrahenta przez pocztę elektroniczną, portal internetowy lub za pośrednictwem bezpiecznego połączenia. Moment odebrania e-faktury określone jest przez wpływ wiadomości z załączoną np. w formacie PDF fakturą lub przez pobranie jej z portalu internetowego przez kontrahenta. Wymaganą przez prawo akceptacją faktury może być jej odebranie przez e-mail oraz zapłata za nią).

Podatnik, który stosuje e-faktury musi zapewnić:

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości podatnika, uniemożliwienie usunięcia faktury z archiwum),
  • integralność treści (uniemożliwienie zmiany treści zawartej w dokumencie, np. poprzez zapis w formacie PDF lub TIFF oraz ograniczenie dostępu do poczty elektronicznej lub systemu),
  • czytelność faktury.

Autentyczność i integralność e-faktury można też zapewnić poprzez wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych. Takie rozwiązanie proponowane jest w ustawie, jednak wybór sposobu przyjętych zabezpieczeń należy do podatnika.

Procedury wewnętrzne, kontrola biznesowa

Aby umożliwić ustalenie związku między fakturą a dokonaną transakcją można tworzyć zbiory zawierające np. zamówienia, umowy, wezwania do zapłaty itp. Takie dodatkowe dowody wskazują na fakt dokonania sprzedaży oraz jej warunków. To jeden z elementów kontroli biznesowej. Do innych można zaliczyć wprowadzenie procedur zabezpieczających i kontrolnych. W procedurach należy zawrzeć rozwiązania kontrolne stosowane w firmie, np.:

  • konieczność opatrzenia faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym,
  • wyznaczenie osoby, która byłaby odpowiedzialna za wysyłanie i przyjmowanie faktur,
  • konieczność weryfikacji adresu nadawcy e-maila z fakturą,
  • zapis faktury w formacie uniemożliwiającym modyfikację treści faktury,
  • umożliwienie dostępu do e-maila oraz do faktur w systemie tylko po zalogowaniu się,
  • przypisanie fakturze unikalnego numeru porządkowego.

W szczególności należy zadbać o to, aby faktury miały nadane niepowtarzalne numery, były przypisane do konkretnego okresu, przechowywane w sposób, który umożliwia ich odszukanie  oraz aby dokument był czytelny.

Kontrola urzędu skarbowego

Urząd kontroli skarbowej wymaga, aby e-faktury były przechowywane w podziale na okresy, w sposób ułatwiający ich odszukanie np. po numerze bądź umowie.

W trakcie kontroli urzędnicy mogą zażądać dostępu on-line do zbiorów oraz udostępnienie dokumentów na dysku zewnętrznym bądź w formie wydruków.

Jak wskazuje praktyka, urzędnicy kontroli skarbowej często kwestionują prawo do odliczania podatku VAT dokonanego na podstawie e-faktur. Należy jednak pamiętać, że izby skarbowe interpretują przepisy na korzyść podatnika, dlatego warto wystąpić z zapytaniem do dyrektora IS o interpretację indywidualną we własnej sprawie. Posiadanie takiej interpretacji zapobiegnie niepotrzebnym komplikacjom podczas kontroli.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.



* Wymagane

Dziękujemy za wypełnienie formularza!

Previous Bez CIT – tylko garaż dla lokatorów
Next Obowiązek podatkowy a sprzedaż licencji na oprogramowanie

Może to Ci się spodoba

Polskie firmy coraz częściej inwestują w testy bezpieczeństwa systemów informatycznych

Wartość rynku związanego z bezpieczeństwem IT w ubiegłym roku wzrosła w Polsce o 8 proc. i przekroczyła 300 mln dol. Przedsiębiorcy wiedzą, że na inwestycjach w zabezpieczenia systemów informatycznych nie warto oszczędzać. Wydatki te w niektórych firmach stanowią nawet

GPW uczestniczy w pracach nad strategią dla rynku kapitałowego

Ubiegły rok był udany dla warszawskiej giełdy pod względem debiutów, wyników indeksów i wyników finansowych – podkreślają przedstawiciele GPW. Warszawski parkiet chce jednak trwale stać się źródłem finansowania pierwszego wyboru dla inwestorów. Stąd

PARP – Wsparcie dla młodych, MŚP i firm w regionie wschodniej Polski 2014-2020

Polska Akademia Rozwoju Przedsiębiorczości zakłada, że na innowacyjność, wsparcie małych i średnich firm, osób młodych, które planują otworzyć firmę oraz pomoc dla regionu wschodniej Polski, zostanie przeznaczone 20 mld euro.

Kompleksowe usługi call center – dlaczego warto?

Call center kojarzone jest najczęściej z telefoniczną obsługą klienta. I rzeczywiście tak jest. Działania call center obejmują m.in. infolinię informacyjną, obsługę reklamacji, helpdesk, back office czy badania konsumenckie. Przeniesienie procesów

Mała firma 1Comments

Czy powinno się ubezpieczyć swoje przedsiębiorstwo?

Wielu firm ma wielkie obawy w trakcie zakładania swojej działalności gospodarczej. Przyczyną jest szybki wzrost podobnych interesów, kryzys gospodarczy lub brak zainteresowania usługami. Dobrym zabezpieczeniem będzie ubezpieczenie firmowe. Czy rzeczywiście

Pozytywna obecność w mediach przekłada się na reputację mark

Pozytywna obecność marki w mediach, na którą składa się wyrazisty, wiarygodny przekaz i współpraca z blogerami czy influencerami, to dziś jeden z podstawowych elementów budowania jej reputacji. Ta przekłada się na konkretne korzyści finansowe

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to skomentuj post

Zostaw odpowiedź