E-faktury muszą spełniać określone wymagania
Coraz powszechniejsze staje się dokumentowanie transakcji za pomocą e-faktur. Wystawianie faktur elektronicznych ma szereg zalet. Stosowne oprogramowanie komputerowe umożliwia korzystanie z baz zbierających dane kontrahentów i sprzedawanych towarów oraz usług. Przesył takich dokumentów do kontrahenta zajmuje co najwyżej kilka minut, a przechowywanie faktur na dysku, czy w chmurze z pewnością pozwala na oszczędność czasu i miejsca w firmie. Aby korzystać z takich udogodnień trzeba jednak spełnić wymogi stawiane przez prawo podatkowe.
Co to jest e-faktura?
E-faktura jest odpowiednikiem faktury sporządzonej w formie tradycyjnej, czyli papierowej. Może być ona wystawiona i otrzymana w dowolnej formie elektronicznej. Podobnie faktury zeskanowane i przesłane drogą elektroniczną będą miały charakter e-faktury, pod warunkiem, że forma papierowa nie będzie dopuszczona do obrotu (zostanie zniszczona), na zeskanowanej fakturze powininna być oznaczona data jej otrzymania.
E-faktury można przesyłać do kontrahenta przez pocztę elektroniczną, portal internetowy lub za pośrednictwem bezpiecznego połączenia. Moment odebrania e-faktury określone jest przez wpływ wiadomości z załączoną np. w formacie PDF fakturą lub przez pobranie jej z portalu internetowego przez kontrahenta. Wymaganą przez prawo akceptacją faktury może być jej odebranie przez e-mail oraz zapłata za nią).
Podatnik, który stosuje e-faktury musi zapewnić:
- autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości podatnika, uniemożliwienie usunięcia faktury z archiwum),
- integralność treści (uniemożliwienie zmiany treści zawartej w dokumencie, np. poprzez zapis w formacie PDF lub TIFF oraz ograniczenie dostępu do poczty elektronicznej lub systemu),
- czytelność faktury.
Autentyczność i integralność e-faktury można też zapewnić poprzez wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych. Takie rozwiązanie proponowane jest w ustawie, jednak wybór sposobu przyjętych zabezpieczeń należy do podatnika.
Procedury wewnętrzne, kontrola biznesowa
Aby umożliwić ustalenie związku między fakturą a dokonaną transakcją można tworzyć zbiory zawierające np. zamówienia, umowy, wezwania do zapłaty itp. Takie dodatkowe dowody wskazują na fakt dokonania sprzedaży oraz jej warunków. To jeden z elementów kontroli biznesowej. Do innych można zaliczyć wprowadzenie procedur zabezpieczających i kontrolnych. W procedurach należy zawrzeć rozwiązania kontrolne stosowane w firmie, np.:
- konieczność opatrzenia faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym,
- wyznaczenie osoby, która byłaby odpowiedzialna za wysyłanie i przyjmowanie faktur,
- konieczność weryfikacji adresu nadawcy e-maila z fakturą,
- zapis faktury w formacie uniemożliwiającym modyfikację treści faktury,
- umożliwienie dostępu do e-maila oraz do faktur w systemie tylko po zalogowaniu się,
- przypisanie fakturze unikalnego numeru porządkowego.
W szczególności należy zadbać o to, aby faktury miały nadane niepowtarzalne numery, były przypisane do konkretnego okresu, przechowywane w sposób, który umożliwia ich odszukanie oraz aby dokument był czytelny.
Kontrola urzędu skarbowego
Urząd kontroli skarbowej wymaga, aby e-faktury były przechowywane w podziale na okresy, w sposób ułatwiający ich odszukanie np. po numerze bądź umowie.
W trakcie kontroli urzędnicy mogą zażądać dostępu on-line do zbiorów oraz udostępnienie dokumentów na dysku zewnętrznym bądź w formie wydruków.
Jak wskazuje praktyka, urzędnicy kontroli skarbowej często kwestionują prawo do odliczania podatku VAT dokonanego na podstawie e-faktur. Należy jednak pamiętać, że izby skarbowe interpretują przepisy na korzyść podatnika, dlatego warto wystąpić z zapytaniem do dyrektora IS o interpretację indywidualną we własnej sprawie. Posiadanie takiej interpretacji zapobiegnie niepotrzebnym komplikacjom podczas kontroli.
Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.
Dziękujemy za wypełnienie formularza!
Może to Ci się spodoba
UE uprości przepisy dla małych firm
Aktualnie przedsiębiorstwa prowadzące swoją działalność muszą respektować prawa i przepisy państwowe oraz wytyczne i ustalenia Unii Europejskiej. Niestety ilość ustaw jest tak dużo, że w zasadzie niemożliwe jest poznanie wszystkich
Konto bankowe z obsługą księgowości online. Banki ułatwiają przedsiębiorcom prowadzenie małych firm
Jednoosobowa działalność gospodarcza to w Polsce najpopularniejsza forma prowadzenia firmy. Decyduje się na nią coraz więcej osób – w tym roku liczba jednoosobowych firm przekroczyła już 3 mln. Prowadzenie takiej działalności jest
Pozycjonowanie stron www: dlaczego warto skorzystać z usług profesjonalnej agencji SEO?
Za wysokimi pozycjami w Google nie stoi przypadek ani szczęście. W strony, które jako pierwsze wyświetlają się użytkownikom wyszukiwarki, wkłada się sporo pracy, wysiłku, wiedzy i czasu. W ich optymalizację
Motywowanie pracowników. Kompleksowe usługi dla firm
Motywacja utożsamiana jest głównie z chęcią do działania podejmowanego dla osiągnięcia konkretnego celu – np. poprawy stanu zdrowia, poszerzenia wiedzy, zdobycia umiejętności. Do wprowadzania zmian w prywatnym życiu motywują zarówno
Niespłacone długi polskich przedsiębiorców i konsumentów potężnym problemem dla gospodarki
Ponad 2,5 mln Polaków ma problem z terminową spłatą swoich zobowiązań. Niespłacone długi są ogromnym problemem dla całej gospodarki i sektora przedsiębiorstw, które przeznaczają 5–6 proc. całości swoich kosztów, żeby sobie z tym poradzić.
Polska firma pomaga rozwijać rolnictwo w Afryce
Afryka jest jednym z największych na świecie importerów żywności, choć sama ma ogromny, niewykorzystany potencjał w obszarze rolnictwa. Problemem jest jednak magazynowanie wyprodukowanej żywności. Duża jej część ulega zepsuciu i jest wyrzucana już
0 Comments
Brak komentarzy!
You can be first to skomentuj post