Firmy mają niecały rok na przygotowanie się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Dostosowanie do niego zmieni cały proces fakturowania i zwrotu podatku VAT

Od 1 stycznia 2024 roku wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur poprzez repozytorium Krajowej Administracji Skarbowej, czyli Krajowy System e-Faktur (KSeF). Konsekwencją jego wprowadzenia będzie ściślejsza kontrola państwa nad ściągalnością podatków, ale też cyfryzacja firm, szybsze zwroty VAT-u i jednolity format faktur, co ułatwi ich zagregowanie i analizę w systemie. Na razie jednak wymagać będzie od firm dużych nakładów pracy, czasu i finansów.

− Będzie skrócony termin zwrotu VAT, dziś on wynosi standardowo 60 dni, będzie wynosił dni 40, więc rzeczywiście to jest bardzo kusząca opcja – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Maciej Dybaś, partner w zespole podatków pośrednich CRIDO. – Będą też pewne ułatwienia dotyczące korygowania faktur, natomiast na pewno największą korzyścią, którą pewnie będziemy odczuwać dopiero w dłuższej perspektywie czasowej, jest to, że wszystkie nasze faktury zakupowe będą miały jednorodny format, czyli nie trzeba będzie ich już w organizacji przetwarzać i dostosowywać do systemów spółki, tylko wszystkie będą w tym samym formacie, będzie można je łatwo zagregować i wysłać do systemu finansowo-księgowego.

Jednym z celów wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dalsze ograniczenie luki vatowskiej. Możliwość wystawiania i otrzymywania e-Faktur została wprowadzona jako rozwiązanie fakultatywne 1 stycznia 2022 roku. W ubiegłym roku wystawiono za pośrednictwem systemu 25 mln faktur. Według szacunków Ministerstwa Finansów po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF-u rocznie wystawianych będzie w ten sposób 2,5 mld rachunków, czyli 100 razy więcej. Obowiązek taki zaistnieje już od początku 2024 roku, a to oznacza, że firmy mają 11 miesięcy na dostosowanie systemów i procedur. Będzie się to wiązać z wydatkami oraz koniecznością poświęcenia na dostosowanie czasu i pracy wielu osób.

− Będzie to wymagało po stronie przedsiębiorcy dostosowania nie tylko systemów IT, ale przede wszystkim sporych zmian w procesach biznesowych, inaczej będzie wyglądał proces wystawienia faktury, proces rozliczenia podatku – mówi Maciej Dybaś. − Trzeba będzie nadać odpowiednie uprawnienia poszczególnym osobom odpowiedzialnym za proces księgowania faktur, np. faktury zakupowe w KSeF-ie będą agregowane do jednej wielkiej skrzynki odbiorczej i trzeba zaplanować cały proces ich przechodzenia z tej skrzynki odbiorczej do naszego systemu finansowo-księgowego. Rzeczywiście więc tych wydatków w rozumieniu stricte materialnym, ale też czasu pracy poświęconego na przygotowanie organizacji do KSeF-u będzie na pewno sporo.

Przepisy zawarte w projekcie są skutkiem decyzji wykonawczej Rady (UE) nr 2022/1003 z 17 czerwca 2022 roku upoważniającej Polskę do stosowania szczególnego środka, jakim jest odstępstwo od art. 218 i 232 Dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168/81). Polska jest w awangardzie krajów wprowadzających przepisy, ponieważ jednocześnie dotyczyć one będą dostaw towarów i świadczenia usług pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G), ale też konsumentów (B2C). Do tej pory podobne wdrożenie e-faktur miało miejsce we Włoszech, ale tam pierwszy etap był obowiązkowy tylko dla transakcji B2G, dopiero później system stał się obowiązkowy dla przedsiębiorców i transakcji B2B. Konsultacje w sprawie funkcjonalności systemu były prowadzone do 23 grudnia.

− Pewne aspekty techniczne mogłyby być naszym zdaniem trochę lepiej przemyślane. Zastanawiamy się np., czy naprawdę ma sens ujmowanie w KSeF-ie faktur wystawianych na rzecz konsumentów, którzy nie odliczają VAT-u, czy nie jest to przypadkiem robienie dwa razy tej samej pracy – mówi partner w zespole podatków pośrednich CRIDO. − Poza tym jest sporo uwag technicznych, KSeF np. nie będzie przetrzymywał załączników do faktur. Czyli musimy się liczyć z tym, że jeżeli do faktury jest dołączony załącznik, to repozytorium go nie przyjmie, wobec czego będziemy musieli utrzymywać dwie drogi wysyłki dokumentów do kontrahenta, jedną będzie KSeF, gdzie pójdzie sama faktura, natomiast drugą będzie dostarczanie wszelkich załączników, które będziemy musieli nadal wysłać mailem czy papierowo.