Innowacje i bezpieczeństwo w zarządzaniu informacją w biznesie

Facebook, wirtualne skrzynki pocztowe, dane w chmurze, dyski wewnętrzne i zewnętrzne – współczesny świat, nieodłącznie związany jest z przetwarzaniem i przesyłaniem danych. Dla wielu firm coraz istotniejsze są kwestie stabilnego przechowywania danych, a także bezpiecznego ich przetwarzania i wysyłania. PIKA S.A. – jeden z gdańskich pionierów w procesach zarządzania danymi, opracowała integralny system usprawniający procesy zarządzania danymi wrażliwymi, a także służący szybkiej selekcji dokumentów i ich kategoryzacji.

Sprawne zarządzanie dokumentacją – archiwum w chmurze

Usprawnienie zarządzania dokumentacją w rozumieniu PIKA to proces, który w niezauważalny dla klienta sposób zapewnia mu dostęp do wszelkich dokumentów w firmie w wersji cyfrowej. Dodatkowo PIKA wdrożyła mechanizm szybkiego dostępu do danych poprzez procesy inteligentnego wyszukiwania w oparciu o metatagi.

W praktyce wygląda to tak, że system automatycznie kategoryzuje przechowywane w chmurze pliki. Ułatwia to klientowi wyszukiwanie nie tylko konkretnych dokumentów w oparciu o ich nazwę, ale również ich rodzaj. Klient może dzięki temu w wyszukiwarce wpisać hasło „dokument kosztowy”, a system automatycznie przeszuka zgromadzone w chmurze pliki najróżniejszych formatów i wyświetli każdy materiał, który zostanie przypisany do danej kategorii.

Jak podaje Krystian Słowiński, analityk procesów biznesowych i technologicznych w firmie PIKA – prawdopodobieństwo pomyłki systemu kontenerowania danych jest minimalne: Wdrożony system przeszedł szereg testów, dzięki czemu wiemy, że możliwość wystąpienia błędu nie przekracza 1%. System dokonuje analizy wszystkich dokumentów tekstowych (WORD, EXCEL oraz edytowalne wersje PDF’ów) w wariancie FULL TEXT SEARCH i udostępnia użytkownikowi wszystko, co zawiera dane z żądanego zakresu. System przeszedł również testy dla bardzo obszernych zasobów danych, w czasie których badaliśmy jego sprawność wyszukiwania na 100 milionach dokumentów na pojedynczym serwerze. Również przy tak znacznym zasobie danych nie popełnił błędu.

Bezpieczeństwo w zarządzaniu wrażliwymi danymi biznesowymi

Przedsiębiorstwa, dla których tajemnica handlowa, operowanie danymi osobowymi lub innymi zasobami wrażliwymi jest niezbędne, istotne znaczenie będzie mieć również fakt, że system zabezpiecza wielopoziomowa, szyfrowana ochrona dostępu do przechowywanych danych. Wykracza ona ponad standardowe zabezpieczenie danych wrażliwych loginem i hasłem. Klient może mieć pewność, że jego dane biznesowe nie trafią w niepowołane ręce.

Kolejnym rozwiązaniem stanowiącym udogodnienie w zarządzaniu danymi w firmach, wprowadzonym przez PIKA jest nadawanie statusów uprawnień dostępu do dokumentu lub folderu poprzez szereg poleceń typu: czytaj/ zapisz/ zarządzaj wszystkim/ usuń.

W ramach systemu zarządzania informacją rozwiązanie to umożliwia korzystającym z programu multi-stanowiskowy dostęp do przygotowywanego dokumentu. Pulpit ten pozwala na edycję pliku z komentarzami i adnotacjami razem z uprawnionymi do tego współpracownikami – w czasie rzeczywistym.

System zabezpiecza również przed utratą elektronicznej korespondencji pracowników firmy. Automatycznie przechwytuje wiadomości e-mail, tworzy z nich dokumenty i archiwizuje w odpowiednich folderach. Proces ten odbywa się w oparciu o zaprogramowane indywidualnie według oczekiwań klienta reguły.

Innowacyjne rozwiązania w zarządzaniu korespondencją

Proces zarządzania informacją gdańska firma uzupełnia profesjonalną archiwizacją dokumentacji, jej digitalizacją, i niszczeniem zasobów. Firma wdraża obecnie swoje kolejne rozwiązanie dla firm w postaci zewnętrznego zarządzania korespondencją od jej przyjścia przez digitalizację, po dostarczenie do finalnego adresata.

Rozwiązania te są szansą szczególnie dla dużych korporacji pracujących na milionach dokumentów rocznie. Potrzebują one gwarancji bezpieczeństwa i tajności danych oraz ograniczenia ryzyka operacyjnego, które spoczywa na podwykonawcy.

Jak pokazuje doświadczenie oparte na raportach ze swojej działalności, rozwiązanie firmy PIKA umożliwiło jednemu z ich klientów z sektora bankowego zmniejszyć czas obiegu dokumentacji związanej z wypowiedzeniem umów z 7 dni do 4 godzin.

PIKA należy do jednych z najbardziej innowacyjnych przedsiębiorstw w kraju. Od ponad 20 lat konkuruje z największymi korporacjami międzynarodowymi w zakresie zarządzania informacją. W 2014 roku dynamicznie weszła w świat nowych technologii zakupując jedną z polskich spółek w sektorze IT i przekształcając ją w spółkę córkę PIKA Technologie. Jej strategia na przyszłe lata to dalszy rozwój rozwiązań zakresie digitalizacji danych i zarządzania obiegiem informacji dla największych klientów korporacyjnych.