Innowacje i bezpieczeństwo w zarządzaniu informacją w biznesie

Innowacje i bezpieczeństwo w zarządzaniu informacją w biznesie

Facebook, wirtualne skrzynki pocztowe, dane w chmurze, dyski wewnętrzne i zewnętrzne – współczesny świat, nieodłącznie związany jest z przetwarzaniem i przesyłaniem danych. Dla wielu firm coraz istotniejsze są kwestie stabilnego przechowywania danych, a także bezpiecznego ich przetwarzania i wysyłania. PIKA S.A. – jeden z gdańskich pionierów w procesach zarządzania danymi, opracowała integralny system usprawniający procesy zarządzania danymi wrażliwymi, a także służący szybkiej selekcji dokumentów i ich kategoryzacji.

Sprawne zarządzanie dokumentacją – archiwum w chmurze

Usprawnienie zarządzania dokumentacją w rozumieniu PIKA to proces, który w niezauważalny dla klienta sposób zapewnia mu dostęp do wszelkich dokumentów w firmie w wersji cyfrowej. Dodatkowo PIKA wdrożyła mechanizm szybkiego dostępu do danych poprzez procesy inteligentnego wyszukiwania w oparciu o metatagi.

W praktyce wygląda to tak, że system automatycznie kategoryzuje przechowywane w chmurze pliki. Ułatwia to klientowi wyszukiwanie nie tylko konkretnych dokumentów w oparciu o ich nazwę, ale również ich rodzaj. Klient może dzięki temu w wyszukiwarce wpisać hasło „dokument kosztowy”, a system automatycznie przeszuka zgromadzone w chmurze pliki najróżniejszych formatów i wyświetli każdy materiał, który zostanie przypisany do danej kategorii.

Jak podaje Krystian Słowiński, analityk procesów biznesowych i technologicznych w firmie PIKA – prawdopodobieństwo pomyłki systemu kontenerowania danych jest minimalne: Wdrożony system przeszedł szereg testów, dzięki czemu wiemy, że możliwość wystąpienia błędu nie przekracza 1%. System dokonuje analizy wszystkich dokumentów tekstowych (WORD, EXCEL oraz edytowalne wersje PDF’ów) w wariancie FULL TEXT SEARCH i udostępnia użytkownikowi wszystko, co zawiera dane z żądanego zakresu. System przeszedł również testy dla bardzo obszernych zasobów danych, w czasie których badaliśmy jego sprawność wyszukiwania na 100 milionach dokumentów na pojedynczym serwerze. Również przy tak znacznym zasobie danych nie popełnił błędu.

Bezpieczeństwo w zarządzaniu wrażliwymi danymi biznesowymi

Przedsiębiorstwa, dla których tajemnica handlowa, operowanie danymi osobowymi lub innymi zasobami wrażliwymi jest niezbędne, istotne znaczenie będzie mieć również fakt, że system zabezpiecza wielopoziomowa, szyfrowana ochrona dostępu do przechowywanych danych. Wykracza ona ponad standardowe zabezpieczenie danych wrażliwych loginem i hasłem. Klient może mieć pewność, że jego dane biznesowe nie trafią w niepowołane ręce.

Kolejnym rozwiązaniem stanowiącym udogodnienie w zarządzaniu danymi w firmach, wprowadzonym przez PIKA jest nadawanie statusów uprawnień dostępu do dokumentu lub folderu poprzez szereg poleceń typu: czytaj/ zapisz/ zarządzaj wszystkim/ usuń.

W ramach systemu zarządzania informacją rozwiązanie to umożliwia korzystającym z programu multi-stanowiskowy dostęp do przygotowywanego dokumentu. Pulpit ten pozwala na edycję pliku z komentarzami i adnotacjami razem z uprawnionymi do tego współpracownikami – w czasie rzeczywistym.

System zabezpiecza również przed utratą elektronicznej korespondencji pracowników firmy. Automatycznie przechwytuje wiadomości e-mail, tworzy z nich dokumenty i archiwizuje w odpowiednich folderach. Proces ten odbywa się w oparciu o zaprogramowane indywidualnie według oczekiwań klienta reguły.

Innowacyjne rozwiązania w zarządzaniu korespondencją

Proces zarządzania informacją gdańska firma uzupełnia profesjonalną archiwizacją dokumentacji, jej digitalizacją, i niszczeniem zasobów. Firma wdraża obecnie swoje kolejne rozwiązanie dla firm w postaci zewnętrznego zarządzania korespondencją od jej przyjścia przez digitalizację, po dostarczenie do finalnego adresata.

Rozwiązania te są szansą szczególnie dla dużych korporacji pracujących na milionach dokumentów rocznie. Potrzebują one gwarancji bezpieczeństwa i tajności danych oraz ograniczenia ryzyka operacyjnego, które spoczywa na podwykonawcy.

Jak pokazuje doświadczenie oparte na raportach ze swojej działalności, rozwiązanie firmy PIKA umożliwiło jednemu z ich klientów z sektora bankowego zmniejszyć czas obiegu dokumentacji związanej z wypowiedzeniem umów z 7 dni do 4 godzin.

PIKA należy do jednych z najbardziej innowacyjnych przedsiębiorstw w kraju. Od ponad 20 lat konkuruje z największymi korporacjami międzynarodowymi w zakresie zarządzania informacją. W 2014 roku dynamicznie weszła w świat nowych technologii zakupując jedną z polskich spółek w sektorze IT i przekształcając ją w spółkę córkę PIKA Technologie. Jej strategia na przyszłe lata to dalszy rozwój rozwiązań zakresie digitalizacji danych i zarządzania obiegiem informacji dla największych klientów korporacyjnych.

Previous Rekordowy rok na rynku nieruchomości przemysłowych i logistycznych
Next Kariera na botoksie

Może to Ci się spodoba

Polska ma szansę stać się transportowym centrum Europy

Średni obrót handlowy krajów Unii Europejskiej i Chin przekracza miliard euro dziennie. Polski udział w tej wymianie może być jeszcze większy nie tylko ze względu na rosnącą wymianę towarową, lecz także za sprawą

Dotacje 1Comments

UE rusza z nowym programem dla rolników. Którzy rolnicy mogą liczyć na dotacje z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2014 – 2020?

Rolnictwo od wielu lat objęte jest szczególną troską w Unii Europejskiej. Od ponad pięćdziesięciu lat funkcjonuje Wspólna Polityka Rolna. W jej ramach rolnicy z wszystkich krajów członkowskich mogą liczyć na

Mediacje – szybkie, tanie i … obowiązkowe

Prezydent podpisał ustawę o wspieraniu polubownych metod rozwiązywania sporów. Jej podstawową rolą jest rozpowszechnienie praktyki mediacji i ograniczenie ilości sporów rozwiązywanych na sali sądowej. Alternatywna propozycja rozstrzygnięć pozasądowych, jaką jest

Nowe technologie zmieniają branżę zakupową. Firmy mogą dzięki temu znacząco obniżyć koszty

Usprawnienie procesów zakupowych pozwala firmie zaoszczędzić kilkanaście procent kosztów. Dlatego menadżerowie przykładają do tego obszaru coraz większą wagę i równolegle z Przemysłem 4.0 rozwija się idea Zakupów 4.0. Ostatni trend to wykorzystanie

Sage otwiera w Polsce swoje centrum programistyczne

Dobra kondycja polskiego rynku IT przekłada się na rosnące zainteresowanie firm z tego segmentu. Międzynarodowa Grupa Sage otworzyła właśnie w Warszawie nowe Centrum Deweloperskie dla technologii chmurowych. 250 programistów będzie w nim pracować nad

Nowe technologie będą mieć kluczowy wpływ na rozwój sektora finansowego

Rozwój technologii wpływa na sektor finansowy. W dużej mierze dalszy rozwój branży będzie się opierać na pozyskiwanych danych, stąd potrzeba inwestycji w technologie umożliwiające przetwarzanie i analizę danych. Dzięki temu instytucjom finansowym

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to skomentuj post