Jak dobrze pisać wiadomości służbowe?

Korzystanie z poczty elektronicznej to obecnie podstawa prowadzenia działalności gospodarczej. Wiele spraw omawia się za pośrednictwem wiadomości e-mail, żeby zaoszczędzić czas na dzwonienie czy spotkania. Jak porozumiewać się z kontrahentami, wspólnikami i przełożonymi, aby wyglądać profesjonalnie i utrzymać służbowy styl?

Poprawność językowa, szanowanie zasad ortografii i interpunkcji to podstawa. Aczkolwiek są równie ważne szczegóły, na które zwracają uwagę odbiorcy wiadomości. Warto przypomnieć sobie rzadko używane zwroty grzecznościowe, na powitanie np. ,,Szanowni Państwo”, ,,Droga Pani”, ,,Pani Joanno”, na pożegnanie np. ,,Z poważaniem”, ,,Wyrazy szacunku”. Są dowodem na najwyższą kulturę osobistą, elokwencję oraz zawodowe traktowanie omawianych spraw.

Lepiej unikać kolokwialnych sformułowań i codziennego stylu, głównie jeśli klientem jest duża korporacja, która ceni profesjonalizm i dobre wychowanie. Normą nie jest zaczynanie e-maila od ,,Witam” i kończenie na ,,Pozdrawiam”. Są to zwroty przeznaczone tylko dla kolegów z pracy lub bliskich znajomych.

Oprócz spraw merytorycznych trzeba postarać się o właściwe zatytułowanie wysyłanej wiadomości, sprawne dodanie załączników i dopisanie historii rozmów po długiej przerwie we współpracy.

Dobrze napisana wiadomość elektroniczna jest wizytówką dla firmy i całej kadry. Daje prosty przekaz, że zatrudnieni traktują swoje obowiązki poważnie i sumiennie kierują interesami pracodawcy.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.