Nowe technologie zmieniają branżę zakupową. Firmy mogą dzięki temu znacząco obniżyć koszty

Usprawnienie procesów zakupowych pozwala firmie zaoszczędzić kilkanaście procent kosztów. Dlatego menadżerowie przykładają do tego obszaru coraz większą wagę i równolegle z Przemysłem 4.0 rozwija się idea Zakupów 4.0. Ostatni trend to wykorzystanie analityki big data i nowych technologii, które pozwalają zoptymalizować zakupy i obniżyć ich koszty. Przykładem mogą być maszyny vendingowe, np. z odzieżą roboczą, działające jak automaty z napojami, które połączone z siecią same wysyłają do dostawcy informację o tym, że wymagają uzupełnienia.

– Nowe technologie mają duży wpływ na branżę zakupową. Przyspieszają i pozwalają na automatyzację procesów zakupowych. To ważne, ponieważ w dobie coraz krótszych cyklów życia i coraz większej liczby wariantów poszczególnych produktów bez automatyzacji procesów zakupowych zarządzanie nimi byłoby praktycznie niemożliwe. Automatyzacja procesów ma również wpływ na możliwość komunikacji z dostawcami globalnymi. Gdziekolwiek oni się mieszczą, można w dosyć łatwy i przystępny sposób się z nimi komunikować – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes dr Tomasz Gonsior, partner OptiBuy.

Ekspert prognozuje, że procesy zakupowe będą coraz ważniejsze dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstw. Wynika to z coraz większego podziału łańcucha dostaw i coraz krótszego cyklu życia produktów. Sprawne zarządzanie obszarem zakupów w firmie nie obejdzie się bez automatyzacji i wykorzystania technologii.

– Cyfryzacja w branży zakupów nabrała tempa w ostatnich kilku latach. Z moich obserwacji wynika, że lata 90. były okresem rozwoju systemów ERP, z kolei po 2000 roku bardzo silnie rozwijały się systemy sprzedażowe, systemy CRM. Ostatnich kilka lat to czas szybkiego rozwoju systemów zakupowych – mówi Mateusz Borowiecki, prezes OptiBuy, świadczącej usługi analizy i doradztwa zakupowego dla firm.

Optymalizacja procesów zakupowych pozwala firmie zaoszczędzić duże kwoty. Z globalnego badania Deloitte wynika, że właśnie redukcja kosztów jest celem, który przyświeca większości szefów działów zakupów. Wysoko na liście priorytetów znajduje się też wdrażanie nowoczesnych technologii. Andrzej Zawistowski, członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Menedżerów Logistyki i Zakupów, wskazuje, że na branżę zakupową bardzo duży wpływ ma cyfryzacja.

– W tej chwili mówimy bardzo dużo o przemyśle 4.0. Te wszystkie nowe technologie, które wchodzą do przemysłu i gospodarki, mają też bezpośredni wpływ na procesy zakupowe. Dlatego równolegle mówimy o zakupach 4.0 – mówi Andrzej Zawistowski.

Dobrym przykładem technologii, która wpływa na obszar zakupów, są bardzo popularne w krajach zachodnioeuropejskich maszyny vendingowe, które można spotkać na ulicy, w metrze, w biurach czy przejściach podziemnych. Zamiast wydawać coca-colę czy batoniki, taka maszyna może też dystrybuować np. odzież ochronną, kaski, rękawice, narzędzia skrawające czy materiały ścierne. Zamiast chodzić do magazynku, pracownicy mogą pobierać niezbędny sprzęt z automatu.

– Dzięki połączeniu z siecią maszyna sama komunikuje się z dostawcą. Informuje go, kiedy poziom zaopatrzenia osiągnie minimalny poziom. Wysyła sygnał, a dostawca przywozi towar i uzupełnia maszynę. To powoduje, że po stronie zakupów nie ma zamówienia, indywidualnej faktury czy dostawy, którą trzeba przyjąć na magazyn, więc jest to ogromna oszczędność kosztów operacyjnych. Jednak te maszyny, na Zachodzie stosowane powszechnie w biznesie, w Polsce ciągle traktowane jest bardziej jako technologia konsumencka, a nie przemysłowa – mówi Andrzej Zawistowski.

Maszyny vendingowe to przykład wykorzystania technologii w celu uproszczenia i obniżenia kosztów zamówień. Dodatkowy bonus to usprawnienie procesów operacyjnych w zakładzie pracy. Prezes zarządu firmy OptiBuy wskazuje, że jedną z kluczowych dla branży zakupowej jest też analityka big data. Potwierdzają to globalne badania Deloitte – zdaniem 65 proc. ankietowanych dyrektorów działów zakupów w kolejnych dwóch latach to właśnie te rozwiązania będą miały największy wpływ na branżę. W perspektywie kolejnych pięciu lat oczekują jednak wzrostu znaczenia automatyki i robotyki procesowej.

– Dotychczas firmy miały w swoich zasobach dane w systemach finansowo-księgowych. Co za tym idzie, pod względem jakości i ilości te dane były mocno ograniczone w stosunku do tego, czym dysponujemy dziś. Wraz z pojawieniem się big data, oprogramowanie umożliwiło nam analizę nie tylko dotychczasowej historii współpracy z dostawcami, lecz także danych z wywiadowni gospodarczych czy analizę ryzyka związanego z dostawcami. Połączenie tych źródeł danych spowoduje, że klienci będą wiedzieć dużo więcej na temat swoich dostawców. To dzieje się już dzisiaj – mówi Mateusz Borowiecki.

Rosnące znaczenie działów zakupów w firmach oraz rola nowych technologii w tej branży będą dominującym tematem PROCON/POLZAK 2017, największej konferencji dla branży zakupowej w Polsce. Kilkuset przedstawicieli działów zakupów i ekspertów będzie przez dwa dni – 17 i 18 października – dyskutować o koncepcji Zakupy 4.0.