Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy

Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.

– Nowe akty prawne zmieniają rzeczywistość obsługi dokumentów. Ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom firm, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, dzięki czemu tradycyjne podejście do papieru przestaje mieć znaczenie. To oznacza ogromny potencjał dla nas wszystkich, i firm, i konsumentów – przekonuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. rozwoju Paperless w Billennium, firmie IT dostarczającej rozwiązania m.in. z zakresu zarządzania dokumentami.

Zgodnie z wchodzącym 1 lipca w życie rozporządzeniem eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne. Unijne przepisy mają upowszechnić zastosowanie elektronicznego podpisu. Skutku jego stosowania nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Co ważne, przepisy w tym obszarze będą takie same w całej UE, co ułatwi kontakty biznesowe i administracyjne pomiędzy podmiotami z różnych państw.

 Z kolei w nowelizacji Kodeksu cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, według której jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. To jednoznacznie zrywa z tradycyjnym podejściem do dokumentu jako pismem napisanym na papierze. Ustawodawca uwzględnia rozwój technologii i przewiduje podpisywanie dokumentów elektronicznych – mówi Łukasz Wachowicz.

Obie zmiany prawne mogą zrewolucjonizować obieg dokumentacji w firmie. Korzyści z cyfryzacji tego procesu odczuwane będą na kilku płaszczyznach.

– Do tej pory dokument papierowy spowalniał procesy biznesowe, czasami nawet powodował ich zatrzymanie – podkreśla dyrektor w Billennium. – Dla przedsiębiorstwa kluczowy jest czas obsługi procesów i operacji. Nasze badania wykazały, że są to oszczędności na poziomie co najmniej 60 proc. w zależności od procesu.

Z tym wiążą się również oszczędności kosztów (np. druku, skanowania, przechowywania i archiwizowania dokumentów), a także usprawnienie obsługi klienta, kontrahenta czy kontaktów z urzędem. Chodzi m.in. o skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klienta czy ograniczenie ryzyka pomyłek w dokumentach.

– Firmy, decydując się na rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów jak Paperless Signature, mogą usprawnić swoje procesy i finalnie dostarczyć jakość, jakiej dziś oczekuje klient. W obecnych czasach staje się to przewagą konkurencyjną dla wielu firm, które na to stawiają – zapewnia Wachowicz. – To jest również eliminacja, a przynajmniej minimalizacja ryzyka pomyłki w obsłudze dokumentu sprawy, a także eliminacja nadużyć.

Digitalizację jako cel obrał również rząd w przygotowywanym programie „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Przewiduje on m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych oraz wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej (eID). Resort rozwoju chce, żeby w perspektywie kolejnych 3–5 lat połowa obywateli mogła przez internet prowadzić z administracją ok. 80 proc. swoich spraw. Na koniec przyszłego roku liczba użytkowników z wydanym komercyjnymi i państwowymi eID powinna sięgnąć10 mln.

Previous Kwiaty – sposób na biznes
Next Resort rozwoju przyspiesza prace nad wspieraniem innowacyjności

Może to Ci się spodoba

85 proc. firm widzi wpływ jakości obsługi na wyniki finansowe

Ponad dwie trzecie konsumentów może się stać lojalnymi klientami dzięki pozytywnym doświadczeniom z zespołem obsługi. Podobny odsetek stwierdza, że zła obsługa może być przyczyną rezygnacji z usług czy produktów danej firmy. Żółte

Zaledwie 3,5 proc. specjalistów i menadżerów jest bez pracy

Bezrobocie w Polsce na koniec roku wyniosło 8,3 proc. – wynika z szacunków resortu pracy. Wśród specjalistów i menadżerów poziom ten jest znacznie niższy – ok. 3,5 proc. Najlepsi kandydaci w tej grupie otrzymują

Krajowy Znak Jakości – sposób na wyróżnienie się na rynku

W dobie ogromnej konkurencji, kiedy coraz trudniej rywalizować na rynku ceną produktu lub usługi, istotnym elementem przewagi konkurencyjnej staje się jakość. Najlepiej, jeśli będzie ona poparta uznanym w branży, a

Gdynia – nie słabnie zainteresowanie ofertami z rynku pierwotnego

Rynek nieruchomości w Gdyni wciąż dynamicznie się rozwija. Olbrzymi potencjał Trójmiasta dostrzegają deweloperzy – powstaje tu szereg ciekawych inwestycji – zarówno budżetowych, średniej półki, jak i segmentu premium. W 2018

Niepełnoletni przedsiębiorca – możliwe ale kłopotliwe

Prowadzenie działalności gospodarczej w przypadku osoby niepełnoletniej jest możliwe, jednak ze względu na brak ewentualnych dodatkowych uregulowań jest to działanie praktycznie nieuzasadnione. Zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej,

Branżę zakupową czekają rewolucyjne zmiany

Branżę zakupową czekają duże zmiany. Nowoczesne systemy informatyczne, druk 3D, analityka big data i internet rzeczy to narzędzia, które w największym stopniu wpłyną na procesy zakupowe. Dzięki optymalizacji tego obszaru, firmy są

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to skomentuj post

Zostaw odpowiedź