Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy

Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.

– Nowe akty prawne zmieniają rzeczywistość obsługi dokumentów. Ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom firm, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, dzięki czemu tradycyjne podejście do papieru przestaje mieć znaczenie. To oznacza ogromny potencjał dla nas wszystkich, i firm, i konsumentów – przekonuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. rozwoju Paperless w Billennium, firmie IT dostarczającej rozwiązania m.in. z zakresu zarządzania dokumentami.

Zgodnie z wchodzącym 1 lipca w życie rozporządzeniem eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne. Unijne przepisy mają upowszechnić zastosowanie elektronicznego podpisu. Skutku jego stosowania nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Co ważne, przepisy w tym obszarze będą takie same w całej UE, co ułatwi kontakty biznesowe i administracyjne pomiędzy podmiotami z różnych państw.

 Z kolei w nowelizacji Kodeksu cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, według której jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. To jednoznacznie zrywa z tradycyjnym podejściem do dokumentu jako pismem napisanym na papierze. Ustawodawca uwzględnia rozwój technologii i przewiduje podpisywanie dokumentów elektronicznych – mówi Łukasz Wachowicz.

Obie zmiany prawne mogą zrewolucjonizować obieg dokumentacji w firmie. Korzyści z cyfryzacji tego procesu odczuwane będą na kilku płaszczyznach.

– Do tej pory dokument papierowy spowalniał procesy biznesowe, czasami nawet powodował ich zatrzymanie – podkreśla dyrektor w Billennium. – Dla przedsiębiorstwa kluczowy jest czas obsługi procesów i operacji. Nasze badania wykazały, że są to oszczędności na poziomie co najmniej 60 proc. w zależności od procesu.

Z tym wiążą się również oszczędności kosztów (np. druku, skanowania, przechowywania i archiwizowania dokumentów), a także usprawnienie obsługi klienta, kontrahenta czy kontaktów z urzędem. Chodzi m.in. o skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klienta czy ograniczenie ryzyka pomyłek w dokumentach.

– Firmy, decydując się na rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów jak Paperless Signature, mogą usprawnić swoje procesy i finalnie dostarczyć jakość, jakiej dziś oczekuje klient. W obecnych czasach staje się to przewagą konkurencyjną dla wielu firm, które na to stawiają – zapewnia Wachowicz. – To jest również eliminacja, a przynajmniej minimalizacja ryzyka pomyłki w obsłudze dokumentu sprawy, a także eliminacja nadużyć.

Digitalizację jako cel obrał również rząd w przygotowywanym programie „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Przewiduje on m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych oraz wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej (eID). Resort rozwoju chce, żeby w perspektywie kolejnych 3–5 lat połowa obywateli mogła przez internet prowadzić z administracją ok. 80 proc. swoich spraw. Na koniec przyszłego roku liczba użytkowników z wydanym komercyjnymi i państwowymi eID powinna sięgnąć10 mln.

Previous Kwiaty – sposób na biznes
Next Resort rozwoju przyspiesza prace nad wspieraniem innowacyjności

Może to Ci się spodoba

Poczta Polska inwestuje w innowacje

Czujnik sprawdzający, ile listów zostało wrzuconych do skrzynki, czy automat do odbierania przesyłek w miejscu zamieszkania – to projekty, które Poczta Polska wyłoniła w pierwszym etapie programu GammaRebels, skierowanego do start-upów i młodych

Grupa Sage wybuduje w Warszawie centrum obsługi kadrowo-płacowej

Sage notuje w Polsce rekordowo wysokie wyniki. Polski oddział spółki uzyskał w roku fiskalnym 2017 przychody wielkości 87,5 mln zł, osiągając wzrost na poziomie 19 proc. rdr. Silnej dynamice wzrostu przychodów towarzyszył

Mała firma 5 komentarzy

Zakup zaawansowanego oprogramowania dla biznesu

Mali i średni przedsiębiorcy coraz chętniej inwestują w zaawansowane oprogramowanie biznesowe. Stały się one dla nich bardzo istotnym narzędziem prowadzeniu biznesu. Cena nie jest już najważniejszym kryterium, liczy się to, w jaki sposób programy pozwolą

Co trzecia firma planuje w tym roku zainwestować w chmurę

Jak wynika z globalnej ankiety firmy Red Hat, w tegorocznych budżetach działów IT na liście priorytetów są integrowanie danych i aplikacji, inwestycje w usługi chmurowe oraz tworzenie nowoczesnych aplikacji. To duża zmiana względem ubiegłego roku,

Duży deficyt specjalistów z branży IT

Globalnie luka kadrowa w branży szacowana jest na dwa miliony wakatów. W Polsce nieobsadzonych jest 30–50 tys. miejsc. Pracodawcy w branży IT prześcigają się w walce o pracownika. Oferują wyższe wynagrodzenia i atrakcyjne benefity, oryginalne

Polskie firmy dobrze radzą sobie na zagranicznych rynkach

Mimo protekcjonistycznych zapędów rządów wielu krajów, spowolnienia gospodarczego u największych partnerów handlowych i niepewności związanej z brexitem polski eksport niezmiennie rośnie. Wzrasta również udział krajów rozwiniętych w wartości wysyłanych za granicę towarów. Zdaniem

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to skomentuj post

Zostaw odpowiedź