Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy
Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.
– Nowe akty prawne zmieniają rzeczywistość obsługi dokumentów. Ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom firm, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, dzięki czemu tradycyjne podejście do papieru przestaje mieć znaczenie. To oznacza ogromny potencjał dla nas wszystkich, i firm, i konsumentów – przekonuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. rozwoju Paperless w Billennium, firmie IT dostarczającej rozwiązania m.in. z zakresu zarządzania dokumentami.
Zgodnie z wchodzącym 1 lipca w życie rozporządzeniem eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne. Unijne przepisy mają upowszechnić zastosowanie elektronicznego podpisu. Skutku jego stosowania nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Co ważne, przepisy w tym obszarze będą takie same w całej UE, co ułatwi kontakty biznesowe i administracyjne pomiędzy podmiotami z różnych państw.
– Z kolei w nowelizacji Kodeksu cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, według której jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. To jednoznacznie zrywa z tradycyjnym podejściem do dokumentu jako pismem napisanym na papierze. Ustawodawca uwzględnia rozwój technologii i przewiduje podpisywanie dokumentów elektronicznych – mówi Łukasz Wachowicz.
Obie zmiany prawne mogą zrewolucjonizować obieg dokumentacji w firmie. Korzyści z cyfryzacji tego procesu odczuwane będą na kilku płaszczyznach.
– Do tej pory dokument papierowy spowalniał procesy biznesowe, czasami nawet powodował ich zatrzymanie – podkreśla dyrektor w Billennium. – Dla przedsiębiorstwa kluczowy jest czas obsługi procesów i operacji. Nasze badania wykazały, że są to oszczędności na poziomie co najmniej 60 proc. w zależności od procesu.
Z tym wiążą się również oszczędności kosztów (np. druku, skanowania, przechowywania i archiwizowania dokumentów), a także usprawnienie obsługi klienta, kontrahenta czy kontaktów z urzędem. Chodzi m.in. o skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klienta czy ograniczenie ryzyka pomyłek w dokumentach.
– Firmy, decydując się na rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów jak Paperless Signature, mogą usprawnić swoje procesy i finalnie dostarczyć jakość, jakiej dziś oczekuje klient. W obecnych czasach staje się to przewagą konkurencyjną dla wielu firm, które na to stawiają – zapewnia Wachowicz. – To jest również eliminacja, a przynajmniej minimalizacja ryzyka pomyłki w obsłudze dokumentu sprawy, a także eliminacja nadużyć.
Digitalizację jako cel obrał również rząd w przygotowywanym programie „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Przewiduje on m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych oraz wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej (eID). Resort rozwoju chce, żeby w perspektywie kolejnych 3–5 lat połowa obywateli mogła przez internet prowadzić z administracją ok. 80 proc. swoich spraw. Na koniec przyszłego roku liczba użytkowników z wydanym komercyjnymi i państwowymi eID powinna sięgnąć10 mln.
Może to Ci się spodoba
Małe gospodarstwa rolne – formy unijnego wsparcie w 2015 roku
UE w ramach Wspólnej Polityki Rolnej od dawna pomaga małym gospodarstwom rolnym odnaleźć się na runku. Zdaje sobie sprawę, że przetrwać mogą tylko te, które będą przynosiły zysk. Właśnie celem
Czy i dlaczego warto wdrożyć w firmie system rejestracji czasu pracy?
Wiele firm nadal stosuje tradycyjne metody rejestracji czasu pracy, takie jak ręczne zapisywanie godzin lub prowadzenie dziennika pracy. Warto jednak zauważyć, że ze względu na trudności związane z tego typu
T-Mobile chce dotrzeć do klientów pozbawionych dostępu do stacjonarnego łącza dobrej jakości
Z mapy Polski stopniowo znikają białe plamy, czyli miejsca bez dostępu do internetu. Spada liczba miejscowości, gdzie żaden operator nie zadeklarował dostępu do sieci stacjonarnych i radiowych. W rankingu dostępu do stacjonarnego
Polska w ogonie Europy pod kątem automatyzacji produkcji. Firmy na tym tracą
Zaawansowane narzędzia IT pozwalają nie tylko zwiększyć efektywność produkcji, lecz także reagować w nieprzewidzianych sytuacjach, takich jak brak surowców, nieobecność pracowników czy niesprawność maszyn. Koszt wdrożenia takiego systemu waha się od kilku do
Rynek kryptowalut przyciąga coraz więcej inwestorów. Kursy biją kolejne rekordy
W ciągu ostatnich miesięcy kursy kryptowalut biły kolejne rekordy, rozpalając wyobraźnię inwestorów. Inwestycje w kryptowaluty mają coraz więcej zwolenników. Polskie giełdy zwiększają obroty, a kryptowaluty wprowadzają do swojej oferty nawet uznane
40 proc. menadżerów angażuje się w proces wyboru kandydatów do pracy
Jednym z najczęstszych powodów nieudanego procesu rekrutacji jest brak komunikacji między menadżerem a rekruterem. Z badania Koalicji na rzecz Przyjaznej Rekrutacji wynika, że tylko 40 proc. menadżerów angażuje się w selekcję życiorysów
0 Comments
Brak komentarzy!
You can be first to skomentuj post