Podpis elektroniczny – jakie niesie korzyści?

Dopełnienie formalności w firmie nierzadko kojarzy się z bieganiem od drzwi do drzwi, a finalnie także z niedopilnowaniem terminów. Rozwiązaniem tego może być elektroniczny podpis. Jest on coraz chętniej wykorzystywany zarówno w małych, jak i dużych firmach. Spycha do lamusa tradycyjne, ręcznie pokwitowanie. Jakie korzyści dla firmy może nieść użycie podpisu elektronicznego? Sprawdzamy!

Zalety elektronicznego podpisu

Pierwszą i najważniejszą korzyścią, jaką daje użycie elektronicznej formy podpisu, jest ogromna oszczędność czasu. Każdy z nas ma na koncie sytuacje, w których na ostatnią chwilę próbował zdobyć ważny podpis, parafkę czy jakiekolwiek potwierdzenie. To sytuacja bardzo stresująca, wymagająca zaangażowania i nierzadko wizyty w miejscu pracy osoby, której podpis potrzebujemy. Wybór jego elektronicznej formy pozwoli na załatwienie formalności w krótszym czasie. Ponadto internetowa opcja złożenia podpisu nie wymaga opuszczania stanowiska wykonywania obowiązków. Wszelkie formalności dopełnimy sprzed biurka. To jednak nie wszystko! Dzięki temu, że podpis elektroniczny wymaga jedynie zalogowania w specjalnej platformie, możesz z niego korzystać też na smartfonie czy tablecie. Pozwala to wykonać zadania, nawet leżąc na kanapie przed telewizorem, czy będąc na wakacjach za oceanem.

Ogromnym plusem tego rozwiązania jest możliwość złożenia podpisu na kilka sposobów: przy wykorzystaniu transakcji finansowej Przelewy24, profilu zaufanego, elektronicznego dowodu osobistego czy rozpoznawania twarzy. Warto zaznaczyć, że usługi są w pełni bezpieczne. Zarówno dokument, jak i złożony na nim elektroniczny podpis, są chronione certyfikatem cyfrowym. Decydując się na korzystanie z podpisu online, porządkujesz swoje dokumenty. Z łatwością znajdziesz je wszystkie w jednej bazie. Nieważne, czy są to umowy o pracę, delegacje, NDA, wnioski urlopowe, umowy sprzedażowe czy zakupowe, a także raporty lub zestawienia. Podpisane dokumenty automatycznie gromadzą się w jednym miejscu, abyś miał do nich szybki dostęp, gdziekolwiek jesteś. Istotne jest również to, że podpis na jednym dokumencie może złożyć kilka osób!

Niebywałą korzyścią jest też fakt, że żadnego z dokumentów nie trzeba wysyłać pocztą. Odchodzi na bok obowiązek drukowania, podpisywania ręcznie czy wreszcie wysyłania przesyłki za pomocą firm świadczących usługi pocztowe i kurierskie. Tutaj wyraźnie widać oszczędność nie tylko czasu, ale i pieniędzy. Podpis elektroniczny pozwala na transfer i oznaczenie nazwiskiem plików w czasie rzeczywistym. Gotowe, opatrzone podpisem dokumenty system automatycznie wysyła do klienta mailem.

Co z zaoszczędzonym dzięki usługom elektronicznym czasem?

Dzięki wykorzystaniu podpisu elektronicznego nie tylko Ty oszczędzasz czas, ale także Twoi pracownicy. Nie musisz przecież angażować do obsługi jednego klienta wielu osób. Tutaj pojawia się kolejny plus użycia systemów online dla biznesu. Mając więcej przestrzeni na pracę, możesz delegować podwładnym inne, równie ważne dla rozwoju firmy zadania.