Rewolucja KSeF nieodwołalnie od 1 lipca 2024 roku!

Choć Ministerstwo Finansów nie widzi żadnych przeszkód, aby Krajowy System e-Faktur wystartował zgodnie z planem 1 lipca 2024 roku, to wciąż wielu przedsiębiorców jest nieprzygotowanych na zmiany i ryzykuje, włącznie z przerwą w działalności na skutek niemożności rozliczania przychodów. Jeszcze nie jest za późno, kto dziś zainwestuje w sprawdzony program księgowy, powinien zdążyć.

KSeF – co to jest?

Polska jest czwartym krajem (po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii), który zdecydował się przejść na e-Faktury. Krajowy System e-Faktur to kolejny etap, rozpoczętych jeszcze w 2016 roku działań, mających na celu uszczelnienie całego systemu podatkowego, a zwłaszcza ograniczenie tzw. luki VAT (zwiększenie dochodów z VAT). Ponadto, jak zakładają twórcy, akceleracji ma ulec proces digitalizacji sektora publicznego i wielu polskich firm.

Rdzeniem mechanizmu e-faktur będzie system teleinformatyczny KSeF. Ma służyć do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych. System ten będzie także pełnił rolę kontrolną. Dzięki możliwości ciągłego monitorowania transakcji administracja skarbowa będzie mogła ograniczyć do minimum działania kontrolne w firmach, a prowadzić je tylko w nadzwyczajnych przypadkach tam, gdzie istnieje największe ryzyko nieprawidłowości.

Fakturowa rewolucja u bram!

1 lipca 2024 roku zacznie formalnie obowiązywać Krajowy System e-Faktur. Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, od tego momentu będą zobowiązani do obrotu fakturami w postaci ustrukturyzowanej (e-Faktury). Po kilkukrotnym przekładaniu terminu wejścia teraz wydaje się, że nic nie jest już w stanie odwlec tego obowiązku. Tym razem postulaty spóźnialskich przedsiębiorców nawołujących do kolejnego wydłużenia okresu przygotowań przez resort finansów nie zostaną prawdopodobnie wysłuchane. Luki w przepisach, na które się głównie powołują, zapewne zostaną do tego czasu wyeliminowane. Zmiana rządu w tej materii też chyba nic nie zmieni (mimo że w kampanii wyborczej przedstawiciele opozycji obiecali biznesowi przyjrzenie się KSeF), bo nowy minister finansów będzie potrzebował dodatkowych środków na wyborcze obietnice, a reforma KSeF ma takowe zapewnić.

Jednak nie ma co lamentować, trzeba zabrać się do pracy. Jeszcze nie jest za późno, aby zaimplementować w firmie system księgowy, który będzie obsługiwał e-faktury. Te kilka miesięcy wystarczy, aby dobrze się przygotować i nauczyć wystawiać faktury ustrukturyzowane. Eksperci wskazują, że optymalny czas na wdrożenie nowych rozwiązań i uruchomienie procesów z tym związanych w firmie to 6-12 miesięcy. Ci, co przegapią ten ostatni moment, mogą narazić się na różnego rodzaju konsekwencje, łącznie z przerwą w prowadzeniu biznesu z powodu niemożliwości rozliczania przychodów. Zaś Ci, co zdążą, mogą liczyć na pewne profity.

KSeF – korzyści dla firm

Ustrukturyzowane faktury mają nie tylko ułatwić pracę organom kontrolnym państwa, ale także dać ulgę przedsiębiorcom w wielu obszarach podatkowych. Nowe przepisy KSeF mają:

• skrócić czas zwrotu podatku VAT (40 zamiast 60 dni),
• wyeliminować konieczność wystawiania duplikatów faktur (w systemie teoretycznie żadna faktura nie powinna zaginąć, czy ulec zniszczeniu),
• wprowadzić większe możliwości w zakresie korygowania faktur,
• ograniczyć obowiązki (nie będzie już konieczności przesyłania na żądanie organów podatkowych JPK dla faktur tj. JPK_FA),
• zagwarantować, że faktura została wystawiona przez podmiot do tego uprawniony, i że zostanie odebrane przez adresata,
• usprawnić obrót gospodarczy dzięki zastąpieniu faktur papierowych cyfrowymi,
• przyczynić się do oszczędności w zakresie kosztów przechowywania i archiwizacji e-faktur (przez okres 10 lat te usługi zapewnia administracja).

Comarch ERP gotowe na KSeF

Mimo że dostosowanie firmy do KSeF musi objąć wiele procesów, to kluczowym elementem zmiany jest program księgowy. Przedsiębiorcy, którzy od dawna korzystają z systemów ERP, mają nieco ułatwione zadanie. Większość największych producentów oprogramowania do zarządzania firmą zaktualizowało już swoje narzędzia pod kątem KSeF. Na przykład wszystkie aplikacje klasy ERP Comarch są już gotowe na obrót fakturami ustrukturyzowanymi. (Comarch ERP Optima, Comarch ERP XT, Comarch ERP XL, Comarch ERP Enterprise).

Rozwiązania i funkcjonalności dotyczące e-fakturowania, jakie pojawiły się w aplikacjach Comarch, mają sprawić, że wymiana danych z KSeF nie będzie generowała dodatkowych nakładów pracy i kosztów. A tego obawiali się przecież przedsiębiorcy. Systemy Comarch: klasy ERP oraz EDI pozwalają na pełną integrację firmy z KSeF Korzystanie z wymiany danych z KSeF w programach księgowo finansowych Comarch pozwoli na:

• przekazywanie innych informacji z KSeF do programu księgowego (np. unikalny numer faktury, czy UPO),
• generowanie, wysyłkę i odbiór e-Faktur do/z KSeF,
• realizację uwierzytelnienia metodami (profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, token),
• automatyczne przekazywanie informacji do odbiorcy o wystawionej fakturze w KSeF.

Podsumowanie

KSeF to jedno z większych wyzwań, z jakim będą musieli się w najbliższej przyszłości zmierzyć przedsiębiorcy. I choć to rewolucja, która wymaga kompleksowego dostosowania firmy do nowych przepisów, to istotnym elementem zmiany jest oprogramowanie – wybrane i dostosowane do potrzeb firmy. O ile drobne zmiany w systemach i procedurach firmowych można szybko wprowadzić, tak rzetelne wdrożenie nowego programu księgowego wymaga czasu i zaangażowania. Warto o tym pamiętać, tym bardziej że reforma wydaje się być nieuchronna, a termin jej obowiązywania (lipiec 2024) nieubłaganie się zbliża.

Więcej o KSeF w firmach każdej wiekości: https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/