Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów w firmie?

Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów w firmie?

Odpowiednia organizacja obiegu dokumentów usprawnia funkcjonowanie firmy i pozwala zaoszczędzić sporo cennego czasu. Wpływ na to ma wiele różnych czynników, dlatego też najważniejsze jest to, aby system dostosować do potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa.

Co decyduje o sprawności obiegu dokumentów?

Jakość usług świadczonych przez firmę jest podyktowana licznymi przesłankami. Wśród nich wymienia się m.in. efektywny obieg dokumentów. W tym kontekście należy zwrócić uwagę na parę istotnych kwestii takich jak m.in. liczba zamówień i wystawianych w związku z tym faktur, indywidualne podejście pracowników do wykonywania powierzonych im obowiązków etc. Zadaniem pracodawcy jest czuwanie nad koordynacją poszczególnych działań, by obieg dokumentów w firmie nie był zaburzony.

Sprawdzone metody – nie tylko tradycyjne

W wielu przypadkach świetnie sprawdzają się tradycyjne rozwiązania polegające na archiwizowaniu dokumentów. W tym obszarze wprowadza się nieskomplikowane procedury w postaci:

  • nadawania dokumentom jednolitych opisów,

  • numerowania dokumentów,

  • przydzielania dokumentów do właściwych kategorii i przechowywanie ich wedle określonego w firmie klucza, np. w porządku chronologicznym.

Tu kluczowe znaczenie mają pracownicy, których koniecznie trzeba zobligować do tego, by przestrzegali ustalonych w tym zakresie zasad. Jest to szczególnie ważne przy dużej liczbie dokumentów, gdyż wówczas utrzymanie ich w należytym porządku stanowi spore wyzwanie. W tym celu warto zastanowić się nad wdrożeniem pewnych rozwiązań, m.in.:

  • jednego sposobu nazywania dokumentów, co ułatwi ich klasyfikację,

  • jednego miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie dokumenty,

  • tworzenia zapasowych kopii – obecnie dokumenty są przechowywane nie tylko w formie papierowej, ale również i elektronicznej, trzeba się zatem przygotować na nieprzewidziane trudności w postaci np. awarii systemu komputerowego,

  • elektronicznego obiegu dokumentów – jest to aktualnie coraz częściej praktykowane w polskich przedsiębiorstwach z uwagi na liczne zalety takie jak np. redukcja kosztów operacyjnych, usprawnienie organizacji pracy w przedsiębiorstwie czy optymalizacja procesów związanych z obsługą dokumentów w firmie.

Warto przy tej okazji wspomnieć, iż zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami pracodawca ma prawo archiwizować w formie elektronicznej następujące dokumenty:

  • listy płac,

  • sprawozdania finansowe,

  • dokumenty księgowe i inwentaryzacyjne,

  • księgi podatkowe i rachunkowe,

  • kopie paragonów fiskalnych.

Ponadto odnośnie do poszczególnych dokumentów obwiązują wytyczne dotyczące okresu ich przechowywania, np. w przypadku dokumentacji tworzonej na potrzeby ZUS jest to co do zasady 5 lat – poza pewnymi wyjątkami.

Usługi firm zewnętrznych

Na usprawnienie omawianego procesu niebagatelny wpływ ma również dbanie o to, by w dokumentacji nie tworzyły się braki. Doskonale widać to na przykładzie sytuacji, gdy na jakimś dokumencie wymagany jest podpis kontrahenta. W tym układzie najważniejszą rolę odgrywa czas – dokument można dostarczyć np. za pośrednictwem firmy kurierskiej bądź korporacji taksówkarskiej takiej jak np. iTaxi, która w swojej ofercie posiada usługę transportowania dokumentów. Przedsiębiorcy w dużych miastach chętnie korzystają z tego drugiego wariantu stanowiącego alternatywę dla firm kurierskich.

Previous Europa Środkowo-Wschodnia szybko goni kraje zachodnie. Postęp przyciąga inwestorów zagranicznych
Next Polskie start-upy są bardzo innowacyjne i zwiększają zatrudnienie

Może to Ci się spodoba

Pracodawcy chcą ustawy imigracyjnej

Od początku 2018 roku w Polsce obowiązuje nowa ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Ma ona ułatwiać zatrudnienie cudzoziemców spoza UE i Europejskiego Obszaru Gospodarczego i kontrolować przyjeżdżające do Polski osoby. Tymczasem pracodawcy

Umowa zlecenie – „śmieciówka”, czy uczciwa propozycja

Wiele osób, którzy świadczą pracę na podstawie umowy zlecenie zastanawia się czym kieruje się pracodawca zawierając z nimi umowę cywilnoprawną, a nie umowę o pracę. Czasem nie wiemy również co

Surowe kary za zmianę menu w barze

Właściciel baru, który samowolnie rozszerzył profil swojej działalności grożą surowe sankcje ze strony Sanepidu. Ile może kosztować zlekceważenie decyzji o zatwierdzeniu zakładu? Właściciele barów często ulegają pokusie urozmaicenia posiłków serwowanych

Mała firma 3 komentarze

Czy klimatyzacja jest potrzebna pracownikom biura?

Okres letni to piękny czas, ponieważ dzieci odpoczywają od obowiązków szkolnych, a na dworze jest idealna pogoda. Niestety temperatura nie odpowiada urzędnikom biurowym, którzy dzień pracy spędzają w dusznych pomieszczeniach.

Polacy chętnie inwestują w mieszkania, spółki technologiczne i bezpieczne fundusze

Nisko oprocentowane lokaty bankowe powodują, że Polacy swoje oszczędności chętniej przeznaczają na inwestycje. Do ulubionych sposobów zabezpieczania kapitału należą mieszkania i bezpieczne fundusze gotówkowe, pieniężne lub obligacyjne. Nie brak też chętnych

Czym jest zrównoważony rozwój w biznesie?

Świat stojący u progu katastrofy klimatycznej musi działać na rzecz poprawy środowiska naturalnego. Wpływ organizacji na ten proces jest ogromny, ale tylko wspólne starania, które można określić mianem zrównoważonego rozwoju,

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to skomentuj post

Zostaw odpowiedź