Prawa autorskie – jak rozliczyć pracę twórczą w ramach umowy o pracę?

Prawa autorskie w kontekście podatków większości z nas kojarzą się z 50%-owymi kosztami uzyskania przychodu. Nie trzeba dodawać, że jest to wskaźnik bardzo korzystnie wpływający na wysokość wynagrodzenia netto pracownika. Oprócz wynagrodzeń należnych z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich, preferencyjne zasady ustalania kosztów obowiązują też w przypadku  artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami (art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PDOF).

Honorarium, a rodzaj umowy zawartej z autorem

W przepisach nie istnieje zakaz stosowania 50%-owych kosztów uzyskania przychodu przy wynagrodzeniu wynikającym ze stosunku pracy (obliczonym na podstawie umowy o pracę). Zatem można przyjąć, że podwyższone KUP mogą być naliczone przy umowie cywilno-prawnej, ale i przy umowie o pracę zawartej w oparciu o prawo pracy.

W przypadku, gdy przychód pracownika generowany jest zarówno z pracy o charakterze nietwórczym (opierającej się na zwykłych czynnościach wynikających ze stosunku pracy) jak i z pracy o charakterze twórczym, wówczas do obowiązków pracodawcy będzie należało ustalenie jaka część dochodu będzie objęta kosztami uzyskania przychodu uprawnionymi dla pracy opartej na wykorzystaniu praw autorskich.

Na czym polega wyodrębnienie przychodu z pracy twórczej

Ustalenie w jakiej części pracownik wykonywał pracę o charakterze twórczym oraz wyodrębnienie na tej podstawie wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich do utworu jest czynnością, której nie można wykonać raz na cały okres związania z umową. Badanie udziału tego rodzaju prac w całości prac wykonanych przez pracownika, praktycznie powinno odbywać się co miesiąc.

Dla uniknięcia kłopotów z fiskusem pracodawca powinien tak przygotować regulaminy pracy obowiązujące w firmie oraz umowę z pracownikiem, który w ramach obowiązków wykonuje prace twórcze, by już bezpośrednio z tych dokumentów wynikało, że pracownikowi należy się honorarium z przeniesienia praw autorskich do utworu, które jest wyodrębnioną częścią całego wynagrodzenia.

Ewidencja niezbędna przy ustalaniu wynagrodzenia pracownika – autora

Charakter pracy twórczej w zasadzie wyklucza możliwość ustalania wysokości wynagrodzenia objętego zwiększonymi kosztami uzyskania przychodu na zasadzie stosowania stałego  współczynnika. Stopień wykonania utworu w poszczególnych miesiącach z pewnością nie jest dokładnie taki sam. Przy tym honorarium należy się autorowi za przeniesienie praw autorskich na pracodawcę (zgodnie z art. 12 ustawy o prawach autorskich), kwestią do ustalenia jest, czy twórca w każdym miesiącu, wykonuje swoją pracę w takim samym zakresie i co miesiąc przenosi na pracodawcę, prawa autorskie do dzieła o tej samej, niezmiennej wartości. Trzeba pamiętać, że fiskus wymaga skrupulatności w wyznaczeniu tej części przychodu, która objęta jest swego rodzaju ulgą w opodatkowaniu.

Aby ustalić rzeczywistą wartość pracy twórczej pracownika należy ustalić faktyczny wymiar czasu poświęconego na tę pracę. Rodzi się więc konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy twórczej. Ewidencja powinna odzwierciedlać nie tylko czas, czy inne okoliczności pracy nad powstającym utworem, ale także moment, w którym autor przeniósł swoje prawa na pracodawcę. Trzeba cały czas pamiętać, że wynagrodzenie z 50% kosztami uzyskania przychodów, wymaga przeniesienia praw autorskich do utworu na pracodawcę, należy więc zadbać o dowód takiego przeniesienia.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika – twórcy, jest czynnością, która w wystarczający sposób dokumentuje, czy uzasadnia wysokość wynagrodzenia ustalonego w sposób procentowy. Innymi słowy, jeśli pracodawca zamierza ustalać wynagrodzenie za część pracy o charakterze twórczym na podstawie wyznaczonego wskaźnika udziału tej części do całości wykonanych przez pracownika prac, to może takie założenie realizować, lecz musi prowadzić dokumentację czasu pracy przeznaczonej na tworzenie dzieła (utworu), by potwierdzić w ten sposób prawidłowość przyjętego współczynnika.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.