ZUS – obowiązki pracodawcy w związku z zatrudnieniem

Zakład Ubezpieczeń Społecznych to druga po urzędzie skarbowym instytucja, z którą przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić wymianę dokumentacji, informacji i pieniędzy. Największą ilość deklaracji, wniosków, różnego rodzaju informacji przesyła do ZUS biznesmen, który zatrudnia pracowników. Zatrudniając choć jedną osobę, trzeba się liczyć z konieczności wysyłania przynajmniej 2 dokumentów rozliczeniowych co miesiąc, przez cały okres zatrudnienia. Jak to wygląda w praktyce?

Zgłoszenie pracownika – ZUS ZUA

Jedną z pierwszych czynności, którą musi wykonać pracodawcy w momencie podpisywania umowy o pracę, jest zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych. W tym celu należy wypełnić druk ZUS ZUA i przesłać go do ZUS terminie nie późniejszym niż 7 dni po dniu zawarcia umowy.

W zgłoszeniu wypełnia się podstawowe dane personalne pracownika (na druku jest opcja podania serii i numeru dowodu osobistego, ale należy to zrobić tylko wówczas, gdy pracownikowi nie nadano numeru PESEL). Podane w ZUS ZUA dane należy w niezmienionej formie powtarzać na wszystkich dokumentach rozliczeniowych. Pracownik zatrudniony „na etacie” ma przypisany przez ZUS kod tytułu ubezpieczenia – 01 10 XX (dla pracownika młodocianego będzie to kod 01 20 XX).

Zgłoszenie członków rodziny – ZUS ZCZNA

Jeśli pracownik chce ubezpieczyć członków swojej rodziny, wówczas pracodawca dodatkowo przesyła do ZUS druk ZUS ZCZNA.

Za członków rodziny uważa się:

• dziecko własne, drugiego małżonka, przysposobione, dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka albo dla którego ustanowiono opiekę oraz wnuka – do ukończenia przez nie 18 lat, a jeśli kształci się dalej – do ukończenia 26 lat; jeżeli natomiast dziecko posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi – nie ma ograniczenia wieku,
• małżonka,
• wstępnych (np.rodziców, dziadków) pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Składniki wynagrodzenia podlegające „oskładkowaniu”

Składki ZUS nalicza się od przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do podstawy naliczania składek nie wlicza się:

• wynagrodzenia chorobowego,
• zasiłków i świadczeń rehabilitacyjnych,
• przychodów zwolnionych z oskładkowania na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Z 1998r. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Ze zwolnienia w ramach ww. rozporządzenia korzystają m.in.:

• odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,
• odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy,
• nagrody jubileuszowe,
• odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji,
• różnego rodzaju ekwiwalenty, w tym: ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej, ekwiwalenty za odzież, używanie narzędzi własnych, posiłki regeneracyjne ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, należności z tytułu podróży służbowych i inne.

Podstawy oskładkowania nie stanowią też:

• świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby,
• korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji,
• wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika.

Rodzaje składek ZUS

Składki emerytalne i rentowe nalicza się od przychodu do wysokości 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2015r. jest to kwota 118 770zł. Limit nie obowiązuje w przypadku naliczania składek chorobowej i wypadkowej.

Składkę zdrowotną nalicza się podstawy takiej samej, jak w przypadku pozostałych składek, z tym, że:

• do podstawy wymiaru tej składki wlicza się wynagrodzenie chorobowe,
• podstawę wymiaru pomniejsza się o składki emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe,

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składki zdrowotnej również nie obowiązuje ograniczenie wysokości rocznego przychodu.

Ponadto, jeśli pracownicy zarabiają co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, wówczas przedsiębiorca jest zobligowany odprowadzać do ZUS składki z tytułu Fundusz Pracy. Składkę nalicza się od podstawy wymiaru właściwej dla składek emerytalnych i rentowych. Podobną podstawę stosuje się przy naliczaniu składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

W niektórych przypadkach pracodawca jest zwolniony z odprowadzania składek na FP oraz FGŚP za wynagrodzenie wybranych pracowników, tj:

• za pracowników powracających z urlopów: macierzyńskiego (podstawowego i dodatkowego), na warunkach urlopu macierzyńskiego (podstawowego i dodatkowego), rodzicielskiego i wychowawczego – przez okres 36 miesięcy,
• za pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia i przed zatrudnieniem pozostawali w ewidencji bezrobotnych przez co najmniej 30 dni – przez okres 12 miesięcy,
• za pracowników, którzy nie ukończyli 30. roku życia i podjęli zatrudnienie na podstawie skierowania z PUP – przez okres 12 miesięcy,
• za pracowników, którzy ukończyli co najmniej: 55 lat – w przypadku kobiet i 60 lat – w przypadku mężczyzn – bezterminowo

Rozliczenie – ZUS RCA, RSA, DRA

W comiesięcznych odstępach, przedsiębiorca zobowiązany jest do przesyłania do ZUS deklaracji zawierającej zestawienia podstaw wymiaru oraz naliczonych składek, dla każdego pracownika z osobna (deklaracje ZUS RCA) oraz zestawienie sum składek z podziałem na ich rodzaje, dla wszystkich zatrudnionych i pracodawcy (ZUS DRA).

W zakładach zatrudniających powyżej 20 ubezpieczonych pracowników, zdarza się, że dodatkowo trzeba sporządzić i przesłać druk ZUS RSA. W deklaracji tej wykazauje się wysokość zasiłków chorobowych, wypłaconych w danym miesiącu.

Roczna informacja dla pracownika

Do 28 lutego każdego roku, pracodawca powinien udostępnić pracownikowi informację na temat naliczonych składek ZUS, przerwach w ubezpieczeniu, wypłaconych świadczeniach. Jeżeli pracownik będzie chciał uzyskiwać co miesiąc informację o wysokości naliczonych składek, pracodawca musi co miesiąc przekazywać pracownikowi takie dane.

Pozostałe dokumenty ZUS

Okazjonalnie występują też druki ZUS ZIUA, służące do zgłoszenia zmiany danych pracownika (np. zmiana nazwiska). Zgłoszenie, podobnie jak druk ZUS ZUA, powinno być przekazane do ZUS w terminie 7 dni od daty zaistnienia zmiany.

W przypadku zakończenia stosunku pracy, należy pamiętać o wyrejestrowaniu pracownika z ubezpieczenia. Dokonuje się tego na druku ZUS ZWA nie później niż 7 dni po zakończeniu stosunku pracy.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.