Agile Project Management – jak dobrze zarządzać projektami?

Każdy projekt wiąże się z koniecznością planowania, koordynowania i delegowania zadań, a także czuwania nad przebiegiem ich realizacji. Jedną z koncepcji, która pozwala efektywnie wykorzystać w tym zakresie potencjał i kreatywność członków zespołu oraz zarządzających jest Agile Project Management. Na czym dokładnie polega takie podejście i jakie korzyści generuje jego zastosowanie?

Mówiąc w uproszczeniu, Agile Project Management (zwinne zarządzanie projektami) to klasa metod zarządzania, które odpowiadają na pytanie, w jaki sposób należy prowadzić projekt, aby został ukończony w założonym czasie i budżecie, a przy tym dostarczył odpowiedniej jakości produktów. Odpowiedniej jakości, czyli takich, które będą odpowiadały wymaganiom zarówno biznesu, jak i użytkownika.

Manifest agile – drogowskaz dla metod zwinnego zarządzania projektami

Fundamentem wszystkich metod zwinnego zarządzania, w tym Agile Project Management, pozostają hasła, które znalazły się w opracowanym w 2001 roku manifeście Agile (deklaracji wspólnych zasad dla zwinnych, czyli iteracyjno-przyrostowych metodyk tworzenia oprogramowania). Twórcy manifestu przekonywali, że podczas wytwarzania oprogramowania należy przedkładać: ludzi i interakcje ponad narzędzia i procesy, otwartość i gotowość na zmiany ponad realizację wytyczonego planu, współpracę z klientem ponad ustalenia formalne, działające i wartościowe oprogramowanie ponad rozbudowaną dokumentację. Ponadto wyrażali przekonanie, że we wszelkich działaniach kluczowa jest prostota, tzn. sztuka minimalizowania ilości koniecznej pracy.

W jakich projektach sprawdza się filozofia Agile?

Choć filozofia agile była początkowo wykorzystywana jedynie przy realizacji projektów informatycznych, obecnie znajduje zastosowanie także w wielu innych obszarach (np. badania i rozwój czy tworzenie produktów i usług). W praktyce, dziś jest jednym z najpopularniejszych sposobów zarządzania projektami: sprawdza się m.in. wszędzie tam, gdzie sztywny budżet i termin ukończenia projektu, czy też w środowiskach, w których występuje szeroko rozumiana niepewność i nieprzewidywalność. Jeśli chodzi o te ostatnie, to znajduje zastosowanie zwłaszcza w przypadku innowacyjnych przedsięwzięć, a także projektów realizowanych w obrębie dynamicznie zmieniających się rynków (np. nowe media czy Internet).

Metody zwinnego zarządzania projektami, zamiast bazować na dokładnym planie (co jest bezpieczne, ale zarazem znacznie opóźnia start projektu), stawiają na szybkie i elastycznie działania (co odpowiada wyzwaniom stawianym przez zmienne środowiska), którym nie przyświeca ściśle określony plan. Co ważne jednak, zestaw narzędzi dostarczanych przez takie koncepcje pozwala zespołowi nie tyle rozpocząć efektywne prace nad projektem, co prowadzić je od początku do końca, mimo braku całościowego planu osiągnięcia celów projektu.

Agile Project Management jako jedna z metodyk zwinnego zarządzania projektami

W praktyce, na filozofii agile opiera się kilka różnych metodyk zwinnego zarządzania projektami oraz dostarczania produktów. Wśród koncepcji nastawionych głównie na ten drugi cel można wyróżnić: Extremme Programming, Lean oraz Scrum. Natomiast dwa główne podejścia, które kładą nacisk na zarządzanie projektami to Dynamic Systems Development Method (DSDM Atern), a także właśnie Agile Project Management. To ostatnie charakteryzuje się m.in. tym, że:

• początkowo tworzony jest ogólny zarys wymagań i efektu finalnego;
• zespół realizuje projekt w sposób iteracyjno-przyrostowy, budując kolejne przyrosty w oparciu o produkty wytwarzane we wcześniejszych iteracjach;
• zakłada, iż zespół dysponuje odpowiednimi kompetencjami i chęcią do działania,
• to zespół, a nie kierownik tworzy szczegółowy plan każdego kolejnego kroku.

Poniżej omawiamy szerzej, jakie konkretnie korzyści płyną ze stosowania koncepcji Agile Project Management oraz kiedy warto się na nią zdecydować.

Kiedy warto sięgnąć po Agile Project Management?

Wybór odpowiedniej metody agile to jeden z pierwszych, a przy tym najistotniejszych dylematów zespołów projektowych. Warto jednak pamiętać, że nierzadko jest możliwe, a wręcz zalecane jednoczesne korzystanie z kilku różnych metodyk zarządzania projektami.

W przypadku prostego środowiska pracy sprawdzają się pojedyncze, proste rozwiązania, np. Scrum. Zwykle dopiero te bardziej złożone środowiska, np. projekty realizowane przez zespoły w dużych korporacjach czy organizacjach, wymagają zastosowania pełniejszego podejścia, takiego jak Agile Project Managament, czy też połączenia tej koncepcji np. z Kanban oraz Scrum.

Jakie korzyści niesie stosowanie metody Agile Project Management?

Z wyborem koncepcji Agile Project Management wiążą się takie korzyści jak: swoboda w zakresie wdrażania zmian i pomysłów w trakcie realizacji projektu, wysoka jakość produktu końcowego czy niskie ryzyko opóźnienia startu projektu oraz przekroczenia budżetu. To jednak nie wszystko – Agile PM prowadzi również do powstania użytecznych biznesowo rozwiązań, które w pełni realizują potrzeby użytkownika, a przy tym zwiększają jego poczucie więzi z produktem. Wynika to z faktu, że w tym przypadku na bieżąco, w drodze kolejnych iteracji, weryfikowane jest poprawne rozumienie i realizacja potrzeby biznesowej. Każda iteracja wiąże się z udostępnieniem użytkownikowi i poddaniu jego ocenie kolejno powstałych funkcji produktu. Wnioski z kolejnych ocen ułatwiają zrozumienie potrzeb biznesowych i pozwalają na bieżąco ulepszać produkt.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Agile Project Management to metodyka zgodna z założeniami agile, umożliwiająca uzyskanie wszystkich korzyści wynikających z tej koncepcji. By móc w pełni wykorzystać jej potencjał, warto przejść przez specjalistyczne, kompleksowe szkolenie z zakresu zwinnego zarządzania projektami.

Osoby, które wybiorą ofertę szkolenia organizowanego przez EY Academy of Business (szczegóły na: http://www.academyofbusiness.pl/pl/szkolenia/agile-project-management,113/) nabędą praktyczną wiedzę i umiejętności, dzięki którym będą potrafiły m.in:

• identyfikować zadania i projekty, w których sprawdza się wykorzystanie zwinnych metod zarządzania,
• definiować wymagania biznesowe w sposób pozwalający na ich zmianę podczas realizacji projektu,
• zastosować filozofię agile w swoich projektach,
• budować zespół agile oraz aktywnie uczestniczyć w jego pracach podczas realizacji projektów.

Udział w warsztatach będzie dobrym rozwiązaniem m.in. dla sponsorów i kierowników projektów, liderów zespołów, dyrektorów oraz pracowników PMO, szefów firm, a także pozostałych osób zainteresowanych tematyką zarządzania projektami.

Artykuł sponsorowany.