Elektroniczny obieg dokumentów – poznaj korzyści dla różnych działów w Twojej firmie

Elektroniczny obieg dokumentów – poznaj korzyści dla różnych działów w Twojej firmie

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możemy znacznie lepiej zorganizować pracę naszej firmy. W szczególności dotyczy to kilku aspektów jej działalności, takich jak handel, zarządzanie kadrami i księgowość. Zobacz, w jaki sposób wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów może pomóc pracownikom zatrudnionym w wyżej wymienionych działach pracować szybciej, łatwiej i skuteczniej.

Dział handlowy

Jedną z najważniejszych funkcjonalności, jaką cechuje się elektroniczny obieg dokumentów, jest zdolność do automatycznego rejestrowania, przetwarzania i archiwizowania dokumentów wpływających od klientów. Dotyczy to między innymi zamówień, skarg, czy też zapytań o podaż. Zautomatyzowanie tych procesów pozwala nie tylko dotrzymać wszystkich terminów, ale również stwierdzić zwiększone zapotrzebowanie na dany produkt czy konieczność zwiększenia powierzchni magazynowej będącej do dyspozycji firmy. Automatyzacja procesów realizacji zamówień pozwala również na znaczne ograniczenie liczby popełnianych błędów – mimo sceptycyzmu niektórych przedsiębiorców systemy informatyczne okazują się być znacznie mniej omylne od ludzi. Mniejsza ilość błędów to zarazem mniejsza liczba reklamacji i lepszy wizerunek wśród odbiorców naszego produktu.

Księgowość

Najbardziej przydatną w księgowości funkcją systemów elektronicznego obiegu dokumentów wydaje się zautomatyzowanie rozliczania faktur. Dzięki niemu unikniemy spóźnień w płatnościach, które w najlepszym razie kończą się pogorszeniem naszego wizerunku, w najgorszym natomiast – procesem windykacyjnym lub sądowym. Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli też na bieżąco monitorować zobowiązania naszych kontrahentów, sprawdzać których spośród nich należy ponaglić a z którymi ze względu na notoryczne niedotrzymywanie terminu zerwać współpracę. Podobnie jak w przypadku działu handlowego automatyzacja ewidencji działań finansowych znacznie ogranicza ilość popełnianych błędów, co ma kluczowe znaczenie zwłaszcza w przypadku kontroli ze strony organów państwowych.

Kadry

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możemy również bardzo ułatwić sobie proces rozliczania się z pracownikami. Jeśli używamy takiego systemu w swojej firmie będziemy w stanie zabezpieczyć odpowiednią kwotę na wypłaty i wysyłać przelewy bez spóźnień. To bardzo ważne nie tylko dla samych pracowników, ale również efektywności działania firmy – pracownicy którzy nie mają poczucia bezpieczeństwa znacznie mniej angażują się w pracę i są o wiele mniej produktywni. Dział kadr korzystający z elektronicznego obiegu dokumentów będzie mógł również szybko zainicjować proces rekrutacji nowych pracowników gdy nasza firma wykaże takie zapotrzebowanie, oraz skutecznie zarządzać zwolnieniami lekarskimi, urlopami a także wydawać dyspozycje odnośnie organizacji szkoleń.

Kadry, dział handlowy i księgowość to jednak niejedyne działy które na elektronicznym obiegu dokumentów mogą skorzystać. Systemy tego typu mogą również skutecznie wspomagać dział analiz (łatwy dostęp do danych) czy nawet menedżerów wyższego szczebla i dyrektorów. system elektronicznego obiegu dokumentu korzysta więc cała firma.

Previous Mniej niż połowa Polaków ma zaufanie do banków
Next Nowoczesne biuro stało się atutem w wyścigu o wykwalifikowanych pracowników

Może to Ci się spodoba

Media społecznościowe rozwijają ofertę dla reklamodawców

Reklamodawcy mają coraz więcej narzędzi w media społecznościowych. Snapchat wprowadził we wrześniu nowy format, który bazuje na technologii rozszerzonej rzeczywistości. Nowy typ reklamy – kanwa – pojawił się także w Instagram Stories.

Firma 1Comments

Czy biuro tłumaczeń pomoże rozwinąć firmę za granicą?

Wielu młodych i początkujących przedsiębiorców pragnie świadczyć usługi międzynarodowe i docierać ze swoją ofertą do najdalszych zakątków świata. Często poważnym ograniczeniem nie są zbyt niskie fundusze, ale brak doświadczenia i

Mała firma 0 Comments

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Wybór dobrego biura rachunkowego ułatwi nam zarządzanie firmą i przyczyni się do obniżenia stresu wywołanego obawą o ewentualne niezawinione przez nas błędy. Jak jednak dokonać go, aby nie żałować podjętej

Początek 2016 roku przyniósł spowolnienie przychodów największych firm Europy Środkowej

W ubiegłym roku przychody 500 największych firm Europy Środkowej wzrosły o 3,5 proc., co oznacza, że rozwijały się one szybciej niż gospodarki regionu – wynika z badania Deloitte. Początek 2016 roku przyniósł jednak

e-Firma i Startup 0 Comments

Startupy chętnie przejmowane przez fundusze inwestycyjne

Fundusze inwestycyjne typu venture capital poszukują startupów. Mimo że są one obarczone wysokim ryzykiem, dają nadzieję na duży zysk, często wielokrotnie przekraczający wartość zaangażowania. Dla krajowych przedsięwzięć tego rodzaju problemem

Do połowy stulecia rolnictwo będzie musiało wyżywić 10 mld ludzi

Pogodzenie upraw z ochroną środowiska i różnorodności biologicznej to dla rolników duże wyzwanie. Od stanu środowiska naturalnego zależy w dużej mierze jakość plonów. Z drugiej strony – do połowy tego stulecia rolnictwo będzie musiało

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to skomentuj post

Zostaw odpowiedź