Elektroniczny obieg dokumentów – poznaj korzyści dla różnych działów w Twojej firmie

Elektroniczny obieg dokumentów – poznaj korzyści dla różnych działów w Twojej firmie

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możemy znacznie lepiej zorganizować pracę naszej firmy. W szczególności dotyczy to kilku aspektów jej działalności, takich jak handel, zarządzanie kadrami i księgowość. Zobacz, w jaki sposób wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów może pomóc pracownikom zatrudnionym w wyżej wymienionych działach pracować szybciej, łatwiej i skuteczniej.

Dział handlowy

Jedną z najważniejszych funkcjonalności, jaką cechuje się elektroniczny obieg dokumentów, jest zdolność do automatycznego rejestrowania, przetwarzania i archiwizowania dokumentów wpływających od klientów. Dotyczy to między innymi zamówień, skarg, czy też zapytań o podaż. Zautomatyzowanie tych procesów pozwala nie tylko dotrzymać wszystkich terminów, ale również stwierdzić zwiększone zapotrzebowanie na dany produkt czy konieczność zwiększenia powierzchni magazynowej będącej do dyspozycji firmy. Automatyzacja procesów realizacji zamówień pozwala również na znaczne ograniczenie liczby popełnianych błędów – mimo sceptycyzmu niektórych przedsiębiorców systemy informatyczne okazują się być znacznie mniej omylne od ludzi. Mniejsza ilość błędów to zarazem mniejsza liczba reklamacji i lepszy wizerunek wśród odbiorców naszego produktu.

Księgowość

Najbardziej przydatną w księgowości funkcją systemów elektronicznego obiegu dokumentów wydaje się zautomatyzowanie rozliczania faktur. Dzięki niemu unikniemy spóźnień w płatnościach, które w najlepszym razie kończą się pogorszeniem naszego wizerunku, w najgorszym natomiast – procesem windykacyjnym lub sądowym. Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli też na bieżąco monitorować zobowiązania naszych kontrahentów, sprawdzać których spośród nich należy ponaglić a z którymi ze względu na notoryczne niedotrzymywanie terminu zerwać współpracę. Podobnie jak w przypadku działu handlowego automatyzacja ewidencji działań finansowych znacznie ogranicza ilość popełnianych błędów, co ma kluczowe znaczenie zwłaszcza w przypadku kontroli ze strony organów państwowych.

Kadry

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możemy również bardzo ułatwić sobie proces rozliczania się z pracownikami. Jeśli używamy takiego systemu w swojej firmie będziemy w stanie zabezpieczyć odpowiednią kwotę na wypłaty i wysyłać przelewy bez spóźnień. To bardzo ważne nie tylko dla samych pracowników, ale również efektywności działania firmy – pracownicy którzy nie mają poczucia bezpieczeństwa znacznie mniej angażują się w pracę i są o wiele mniej produktywni. Dział kadr korzystający z elektronicznego obiegu dokumentów będzie mógł również szybko zainicjować proces rekrutacji nowych pracowników gdy nasza firma wykaże takie zapotrzebowanie, oraz skutecznie zarządzać zwolnieniami lekarskimi, urlopami a także wydawać dyspozycje odnośnie organizacji szkoleń.

Kadry, dział handlowy i księgowość to jednak niejedyne działy które na elektronicznym obiegu dokumentów mogą skorzystać. Systemy tego typu mogą również skutecznie wspomagać dział analiz (łatwy dostęp do danych) czy nawet menedżerów wyższego szczebla i dyrektorów. system elektronicznego obiegu dokumentu korzysta więc cała firma.

Previous Mniej niż połowa Polaków ma zaufanie do banków
Next Nowoczesne biuro stało się atutem w wyścigu o wykwalifikowanych pracowników

Może to Ci się spodoba

Biuro rachunkowe 0 Comments

Czym są księgi nierzetelne i wadliwe?

Prowadzenie działalności na rynku gospodarczym obarczone jest koniecznością prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów, chyba, że podmiot określił inny rodzaj rozliczania przychodów. W polskim prawie istnieje termin ksiąg wadliwych i nierzetelnych.

Z roku na rok rośnie liczba robotów w przemyśle. W 2017 roku może być ich na świecie ponad 2 miliony

W 2014 roku wdrożono ponad 200 tys. robotów przemysłowych. To o 15 proc. więcej niż rok wcześniej. Szacuje się, że w 2017 roku liczba robotów na świecie przekroczy 2 miliony. Maszyny są

Sprzedaż rozwiązań chmurowych powyżej oczekiwań największych globalnych dostawców

Choć w Europie Zachodniej firmy szybciej niż w Polsce przenoszą swoje dane do chmury, to systematycznie skracamy dzielący nas od liderów cyfrowej transformacji dystans. Sprzedaż chmury rośnie w Polsce w dwucyfrowym tempie. Szacuje się,

Pozytywna obecność w mediach przekłada się na reputację mark

Pozytywna obecność marki w mediach, na którą składa się wyrazisty, wiarygodny przekaz i współpraca z blogerami czy influencerami, to dziś jeden z podstawowych elementów budowania jej reputacji. Ta przekłada się na konkretne korzyści finansowe

Odszkodowanie z tytułu wypadku w pracy

Świadczenie każdej pracy niesie za sobą zagrożenie dla zdrowia czy nawet życia pracownika. Osoby, które uległy wypadkowi w trakcie wykonywania zadań służbowych, mogą liczyć na odszkodowanie. Żmudne dochodzenie roszczeń warto

Stare płytki, terakota… Czy da się i czy warto je odświeżać?

Każdy, kto posiada na ścianach i podłogach płytki, wie, że po czasie one tracą swój blask, nawet jeżeli regularnie są czyszczone. Jedni się temu poddają i wymieniają je po jakimś

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to skomentuj post

Zostaw odpowiedź