Jak zmienić biuro rachunkowe?

Nie masz pełnego wglądu w dokumentację swojego przedsiębiorstwa? Nie zadowala Cię poziom usług świadczonych przez księgowego? Biuro nie dopilnowało ważnych terminów i wątpisz, aby ta współpraca wyszła Ci na dobre? Zmiana biura rachunkowego jest czasem najlepszym wyjściem z takiej sytuacji. To trudna decyzja, lecz niestety, czasami konieczna. Nie martw się – wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym, może odbyć się bezboleśnie. Jak zmienić biuro księgowe na lepsze?

Zmiana biura rachunkowego – Jak zrobić to szybko, sprawnie i bezboleśnie?

Nie każdy lubi “papierologię”, nie każdy się na tym zna i nie każdy ma do tego głowę… Dlatego prowadzenie księgowości lepiej powierzyć wykwalifikowanym specjalistom. Dobre biuro rachunkowe zapewni porządek w dokumentacji firmowej i poprawność rozliczeń podatkowych. Jednak współpraca nie zawsze przebiega pomyślnie i bezproblemowo. Nie każde biuro rachunkowe świadczy usługi na wysokim poziomie. Kiedy pojawia się problem wynikający z niekompetencji pracującego w biurze księgowego, warto rozważyć wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym i znaleźć lepsze. O czym powinieneś pamiętać, jeśli czeka Cię zmiana biura rachunkowego? Jak sprawnie przenieść wszystkie dokumenty?

Trzymaj się terminów i wybierz odpowiedni moment na zmianę biura rachunkowego

Zmiana biura rachunkowego zależy oczywiście wyłącznie od Ciebie, ale warto zrobić to z głową. Najlepszy, najbardziej rozsądny moment na zmianę biura księgowego to koniec roku rozliczeniowego. Nowe biuro będzie miało wówczas odpowiednio dużo czasu, by uporządkować całą dokumentację, przeprowadzić rewizję ksiąg i zapoznać się ze sposobem działania poprzednich księgowych. Zmiana biura rachunkowego w połowie roku wprowadzi ogromny zamęt, dlatego pozwól, aby miesiąc, a najlepiej cały rok, zamknęło jedno biuro księgowe.

Niedługo po ustaleniu współpracy z nową firmą, poinformuj o swojej decyzji tę, z którą wciąż współpracujesz. Najlepszy czas na wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym to 3 miesiące przed planowaną zmianą. To bezpieczny czas na sprawne wdrożenie procesów w każdej firmie. Dopilnuj, aby umowa z nowym biurem zaczynała obowiązywać dzień po wygaśnięciu poprzedniej, gdyż zmiana powinna odbywać się płynnie. Przy okazji zmiany biura warto również dokonać audytu.

Kiedy odebrać dokumentację?

Dokumentację firmową odbierz podczas okresu wypowiedzenia. Umowa przewiduje zazwyczaj, że może to trwać miesiąc, ale najlepiej upewnij się, jaki zapis widnieje w Twojej umowie. Oryginały dokumentów, sprawozdania finansowe, deklaracje VAT, deklaracje podatkowe oraz akta pracowników i zleceniobiorców, musisz zazwyczaj bezpiecznie przechowywać we własnym zakresie, gdyż nowe biuro rachunkowe zajmuje się już nowymi sprawami. Pamiętaj również o tym, aby wraz z przeniesieniem dokumentacji, upoważnić nowe biuro do reprezentowania Twojej firmy przed ZUS-em czy Urzędem Skarbowym. Odwołaj pisemnie poprzednie pełnomocnictwa i cofnij upoważnienie do składania deklaracji drogą elektroniczną.

Jeśli prowadzisz większą firmę, pobierasz bazy systemu księgowego, bazę ZUS oraz bazy systemu płacowego, to teoretycznie należą one do Ciebie, lecz czasem, potrzebna jest stosowna umowa z dotychczasowym biurem rachunkowym, aby otrzymać do nich dostęp. Nie zapomnij więc również i o tym. Poza tym sprawdź, czy masz wszelkie wydruki, rachunki, ewidencje środków trwałych, wydruki z KPiR, potwierdzenia zapłaty oraz dokumenty rejestrowe, takie jak: umowy spółki, KRS, NIP i REGON. Zabierz również plan kont, politykę rachunkowości i regulamin wynagradzania, a na koniec sporządź protokół z potwierdzeniem odbioru całej dokumentacji. Nowe biuro księgowe powinno zająć się aktualizacją wpisu do CEIDG, gdzie znajduje się informacja o tym, kto poprowadzi księgowość Twojej firmy i gdzie przechowywane będą dokumenty.

Skoro wiesz już, jak wygląda zmiana biura rachunkowego i jak ją przeprowadzić, na pewno zgodzisz się, że wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym, nie jest wcale tak straszne, jak Ci się wydawało.

Artykuł powstał we współpracy z https://techtax.pl/