To już pewne! Polska dostała zgodę z Unii na wprowadzenie KSeF

Z początkiem bieżącego roku Ministerstwo Finansów udostępniło wszystkim użytkownikom Krajowy System e-faktur. Jest to popularny już KSeF. Ma on być dostępną powszechnie platformą wymiany faktury VAT w gospodarczym obrocie. Powiedzmy sobie o KSeF nieco więcej.

KSEF – podstawowe informacje

CRF (Centralny Rejestr Faktur) to system teleinformatyczny, który służy do wystawiania oraz także otrzymywania ustrukturyzowanych faktów, jak również do ich przechowywania, oznaczania identyfikującym numerem przydzielonym przez system, weryfikowania zgodności z udostępnionym oraz określonym przez właściwego ministra do spraw publicznych finansów wzorem takowej faktury.

Służy także do analizy oraz także kontroli danych z ustrukturyzowanych faktur. Wysyła do tego komunikaty, które dotyczą wystawienia, odrzucenia, czy też braku możliwości wystawienia ustrukturyzowanej faktury. Dzięki skorzystania z wystawiania ustrukturyzowanych faktur przy pośrednictwie KSeF podatnicy są zwolnieni z obowiązku ich archiwizacji oraz przechowywania. W KSeF to właśnie podatkowa administracja zapewnia przechowywanie wystawionych faktur za jego pośrednictwem.

Rozwiązanie to ma na celu uszczelnienie podatkowego systemu, a tym samym ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT co się przyczynia do poprawy warunków prowadzenia działalności przed podatników poprzez szybszy i łatwiejszy dostęp do dokumentów. Wprowadzenie ustandaryzowanego elektronicznego wzoru faktury w konsekwencji doprowadzi do zwiększenia bezpieczeństwa handlowych transakcji. Możliwość zautomatyzowania księgowych procesów wpływa znacząco na zmniejszenie liczby błędów, które są wywołane ludzkim czynnikiem.

W ustawie została także przewidziana kwestia nieprawidłowości systemu. Będą się bowiem pojawiały stosowne komunikaty, które dotyczą samej niedostępności systemu.

Od kiedy wchodzi w życie KSEF?

Od kiedy w życie wchodzi KSEF? W zasadzie to KSEF już weszło w życie, a dokładnie wraz z datą 1 stycznia bieżącego roku. Jednak od 7 kwietnia bieżącego roku wzrasta popularność tego systemu. Data ta nie jest przypadkowa, ponieważ właśnie w tym dniu Ministerstwo Finansów udostępniło testową wersję darmowej Aplikacji Podatnika KSeF.

Najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

Na pewno dla przedsiębiorców najważniejsze jest korzystanie z KSeF. Fakturę ustrukturyzowaną wystawić można przy pomocy oprogramowania komercyjnego finansowo-księgowego. Takowa faktura ma format XML. Zawiera wszelkie dane, które są wymagane przez ustawę o VAT, jak i nieobowiązkowe pola, które są jednak przydatne w gospodarczej praktyce. System weryfikuje, czy dokument jest w pełni zgodny ze standardem i jeśli tak, to nadaje mu numer unikalny. Wystawca otrzymuje poświadczenie urzędowe odbioru. Datą wystawienia e-faktury ustrukturyzowanej jest dzień wprowadzenia jej do systemu, a datą otrzymania, jest dzień przydzielenia jej identyfikacyjnego numeru.

Ważne jest to, aby ustrukturyzowaną fakturę wystawić od razu w KSeF, a nie robić najpierw to w swoim systemie, a dopiero później wprowadzać do KSeF. W takim wypadku byłyby w naszym obrocie dwie faktury. Naliczony by został VAT dwukrotnie.

Odbiorca faktury do niej uzyska dostęp, jeśli się uwierzytelni w KSeF. Także jest możliwy tak zwany dostęp anonimowy do konkretnej faktury, poprzez podanie danych odpowiednich, które identyfikują tenże dokument. Odbiorca się jednak musi zgodzić na otrzymywanie faktur w systemie. Jeśli zgody nie wyrazi, to wystawca będzie nadal mógł dokument wygenerować w KSeF, ale będzie także musiał go dostarczyć odbiorcy w inny sposób uzgodniony. W formie elektronicznej lub też papierowej

Może się to wszystko na pierwszy rzut oka wydawać nieco skomplikowane. Rzeczywiście jest to dosyć złożone, ale wszystko jest jak najbardziej do zrozumienia. Nie podlega to wątpliwości. W pierwszej kolejności powinniśmy się zapoznać z założeniami teoretycznymi. Dzięki temu zaczniemy to wszystko rozumieć. Gdy mamy jakieś wątpliwości, to zachęcamy do wejścia na stronę https://www.saldeosmart.pl/ . Na pewno okaże się to bardzo pomocne. Oczywiście zawsze można poprosić o pomoc swoją księgowość.

Kto powiedział, że jako przedsiębiorcy musimy się na wszystkim znać, prawda? Warto jednak mieć przynajmniej podstawową wiedzę na ten temat. Wówczas jest wszystko łatwiej zrozumieć i będzie nam prościej prowadzić biznes bez popełniania błędów.