Elektroniczna faktura VAT – co musisz o niej wiedzieć?

Faktura VAT w formie elektronicznej może być wystawiana już od 2005 r. Dziś z możliwości jej wystawienia korzysta zdecydowana większość przedsiębiorców. Faktura VAT w formie elektronicznej jest bowiem bardzo prosta w wystawieniu, jej wygląd oraz układ mogą być dowolnie spersonalizowane oraz może być wysłana do odbiorcy za pośrednictwem Internetu. Osoby, które chciałyby przejść z tradycyjnej faktury papierowej na e-fakturę, powinny jednak wiedzieć o niej kilka podstawowych rzeczy

Elektroniczna faktura VAT – kto może ją wystawić, a kto przyjąć?

Faktura VAT w formie elektronicznej może być wystawiana przez wszystkich przedsiębiorców będących płatnikami VAT. W praktyce oznacza to więc, że jeśli do tej pory wystawialiśmy faktury VAT w formie papierowej, możemy także przejść na ich elektroniczne odpowiedniki. W tym celu wystarczy Internet oraz dostęp do dobrego programu do e-faktur.

Istotne w przypadku e-faktur jest jednak to, że ich odbiorca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Zgoda ta może zostać wyrażona zarówno w sposób bezpośredni, np. na podstawie pisemnej zgody kontrahenta lub ustnego porozumienia, jak i w sposób dorozumiany, czyli w sytuacji, kiedy po otrzymaniu e-faktury jej odbiorca przyjął ją oraz opłacił. Najbezpieczniejszą formą zgody, która pozwoli nam uniknąć nieporozumień, jest jednak poproszenie klienta o zgodę, zanim w jego ręce trafi pierwsza elektroniczna faktura VAT.

Co powinna zawierać elektroniczna faktura VAT i jak być przechowywana?

Faktura VAT w formie elektronicznej powinna być wystawiona w dokumencie w formacie PDF. Po jej wystawieniu wystawca przesyła jeden egzemplarz swojemu klientowi celem opłacenia. Drugi egzemplarz jest natomiast przechowywany w programie, za pomocą którego faktura VAT została wystawiona. Faktura VAT nie musi być drukowana i można ją z powodzeniem przechowywać w formie elektronicznej. Faktury elektroniczne powinny być tak przechowywane, aby w każdej chwili przedsiębiorca miał do nich szybki i sprawny dostęp, co umożliwia program do wystawiania faktur online.

Faktura VAT elektroniczna powinna spełniać podobne wymogi co do układu oraz treści, jakie obowiązują dla tradycyjnej faktury w formie papierowej. E-faktura VAT musi być więc autentyczna, integralna oraz czytelna. Co to oznacza w praktyce? Zasada autentyczności faktury elektronicznej dotyczy braku wątpliwości, co do tożsamości wystawcy dokumentu, zasada integralności z kolei polega na zgodności podanych informacji w fakturze z rzeczywistością, natomiast zasada czytelności oznacza, że wystawiony przez nas dokument jest łatwy do odczytania przez odbiorcę oraz organy kontrolne.

Faktura VAT w formie elektronicznej – jak ją wystawić?

Do wystawiania e-faktur VAT służą specjalne programy, które znajdziemy w Internecie. Dobry program tego typu daje możliwość personalizacji wyglądu oraz układu dokumentu. Wystawiana przez nas faktura VAT w Afaktury.pl może być więc dopasowana kolorystycznie do wizerunku firmy, posiadać nasze logo oraz dodatkowe informacje, które chcielibyśmy za pośrednictwem faktury zakomunikować odbiorcy. Jego zaletą jest także bardzo prosta i intuicyjna obsługa, czytelny interfejs oraz dostępność licznych, przydatnych w każdej firmie funkcji. Co jednak najważniejsze, mamy możliwość przetestowana jego funkcjonalności, gdyż dostęp do podstawowych funkcji programu jest całkowicie bezpłatny.