Skanowane faktury kwestionowane przez fiskusa

Od 2014 r. przedsiębiorcy mogą przechowywać faktury w formie elektronicznej. Zgodnie z przepisami, faktury powinny być zarchiwizowane z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz gwarantujący autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik musi też zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp i pobór faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych. Tyle przepisy, a co na to kontrola skarbowa?

Wciąż jeszcze zdarza się, że kontrolerzy organów podatkowych kwestionują prawo podatnika do odliczenia podatku VAT na podstawie zdigitalizowanych faktur. Urzędnicy tłumaczą swoje stanowisko w ten sposób, że „ustawodawca nie wspomina w przepisach o prawie do odliczenia z kserokopii faktury”. Takie postępowanie fiskusa może zirytować nie jednego przedsiębiorcę, zwłaszcza, że w interpretacjach indywidualnych organy podatkowe zezwalają na taką praktykę.

Przykład interpretacji indywidualnej w sprawie odliczania VAT z faktur zdigitalizowanych

Świeżym przykładem dopuszczenia możliwości odliczenia podatku VAT na podstawie faktur przechowywanych w formie elektronicznej jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie. Z zapytaniem wystąpił Bank, który stosował procedurę mieszaną przechowywania dokumentów (oznacza to, że faktury archiwizował zarówno w postaci elektronicznej, jak i zwykłej (papierowej)). Bank oprócz zapewnienia, że faktury przechowuje w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz gwarantujący autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, wykazał w jaki konkretny sposób (procedury, mechanizmy kontroli biznesowej) będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.

W świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, takie cechy dokumentu można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jako alternatywne metody zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury – w odniesieniu do faktur elektronicznych – ustawodawca wskazał, w szczególności, wykorzystanie:

bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Oprócz działań wynikających z cytowanego przepisu, Bank dodatkowo zobowiązał się do sporządzenia wydruków z przechowywanych w systemie informatycznym faktur, w razie wystąpienia takiej potrzeby.

W opinii Banku:

Przedstawiony przez Bank sposób przechowywania w formie elektronicznej faktur elektronicznych oraz faktur i innych dokumentów księgowych (np. noty księgowe) otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które zostały następnie zdigitalizowane, a których papierowa forma zostanie zniszczona – jest zgodny z przepisami prawa.
Bankowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur elektronicznych oraz faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, a których papierowa forma zostanie zniszczona.

Dyrektor Izby Skarbowej uznał, że stanowisko banku w tej sprawie jest prawidłowe (interpretacja indywidualna z 26 czerwca 2015 r. (sygn. akt IPPP1/4512-376/15-2/MK).

Interpretacje indywidualne nie wystarczą

W ocenie kontrolerów fiskusa powołanie się na liczne, wydane w tej sprawie interpretacje indywidualne nie są podstawą do dokonywana odliczeń podatku VAT na podstawie zeskanowanych faktur. Istotą tych interpretacji jest odniesienie do konkretnego podmiotu oraz jego indywidualnej sytuacji. Z pewnością tak jest, lecz czy w tym wypadku istnieją jakieś szczególne przesłanki, dla których jeden podmiot mógłby dokonywać takich odliczeń na podstawie skanów, a drugi nie, skoro zachowane są wszelkie wymagane prawem procedury, o których mowa była wcześniej?

Podatnikowi, który nie chce mieć dodatkowych kłopotów związanych z kontrolą, pozostaje wnieść o wydanie interpretacji indywidualnej w jego konkretnej sprawie. Wydaje się jednak, że bardziej celowe byłoby wydanie przez Ministra Finansów interpretacji ogólnej, która zakończyłaby nieustanne próby podważania uprawnień podatnika do odliczenia VAT.

Jeśli przedsiębiorca nie posiada takiej interpretacji może skorzystać z drogi odwołania do wyższej instancji, jaką jest izba skarbowa. Jeśli fiskus nadal będzie utrzymywał, że faktury przechowywane w elektronicznej formie nie są podstawą odliczeń podatku VAT, wówczas nie pozostaje nic innego jak wystąpić na drogę sądową. Dotychczasowe orzeczenia sądów w podobnych sprawach nie pozostawiają wątpliwości, że upieranie się urzędników skarbówki przy sprzecznym z interpretacjami stanowisku, jest bezzasadne.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.