Utylizacja majątku firmy – jak udokumentować i kiedy się opłaca?

W obecnych czasach sprzęt, zwłaszcza elektroniczny, bardzo szybko staje się przestarzały i trzeba zastąpić go nowym. To najczęstszy powód, dla którego właściciele firm zastanawiają się w jaki sposób pożegnać się z niepierwszej generacji komputerem, kserokopiarką, czy zestawem urządzeń przeznaczonych do monitoringu obiektu. Ale nie tylko elektronika podlega wymianie, niekiedy całe wyposażenie firmy trzeba zastąpić nowym, np. ze względu na zmianę profilu działalności, bywa też, że problemem staje się zalegający w magazynach towar, którego nie sposób sprzedać.

Nie zawsze używane przedmioty da się jeszcze odsprzedać, czasem można je przenieść do majątku prywatnego, ale w sytuacji, gdy sprzęt stracił już całkiem na swej atrakcyjności warto po prostu go zutylizować.

Utylizacja – dlaczego się opłaca?

Oddanie zbędnych przedmiotów na wysypisko śmieci, do punktu skupu, czy też do firmy zajmującej się recyclingiem nie pociąga za sobą konieczności opodatkowania tej czynności. W przeciwieństwie do sprzedaży, czy przeniesienia do majątku prywatnego, zutylizowane rzeczy nie zmieniają właściciela i nie będą już w żaden sposób użytkowane. Ponieważ nie mamy do czynienia z odpłatną dostawą towaru, ani z darowizną, od utylizacji nie jest naliczany ani podatek VAT, ani podatek dochodowy.

Opodatkowanie ma oczywiście miejsce w przypadku odpłatnego zbycia towarów (podatek VAT oraz podatek dochodowy) oraz w sytuacji, gdy przenosimy wyposażenie do majątku prywatnego (wówczas wycenia się przedmiot wg wartości rynkowej i nalicza podatek VAT)

Jak dokumentować utylizację?

Aby urząd skarbowy podczas kontroli nie zarzucił podatnikowi unikania opodatkowania czynności zbycia przestarzałego sprzętu, należy zadbać o należyte udokumentowanie faktu jego utylizacji. Przede wszystkim podstawą przekazania elementów wyposażenia do utylizacji powinien być protokół likwidacji. W nim dokonuje się spisu niszczonego sprzętu, wskazuje przyczynę utylizacji oraz datę i sposób likwidacji. Protokół jest dokumentem, na podstawie którego dokonuje się stosownych wpisów w ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz wykreśla się z niej oddane do utylizacji przedmioty.

W przypadku przedmiotów, których nie można oddać na wysypisko śmieci, należy pamiętać o zebraniu dokumentacji potwierdzającej oddanie go do odpowiedniego punktu skupu. Posiadanie takiego potwierdzenia zabezpiecza właściciela przed możliwością zapłacenia dotkliwej kary za niewłaściwą utylizację, w wysokości od 2 do 100 tys. zł.

Utylizacja w trakcie zdarzenia losowego

Jeżeli przedsiębiorca utracił wyposażenie, czy środki trwałe na skutek zdarzenia losowego, np. pożaru lub kradzieży, może zaliczyć tę utratę w koszty podatkowe firmy. Tu także zachodzi utylizacja, ale ze względu na swój wyjątkowy charakter możemy ją zaliczyć do kosztów, pod warunkiem prawidłowego udokumentowania zaistniałych okoliczności.

W przypadku pożaru właściwym dokumentem będzie potwierdzenie od straży pożarnej, a w razie kradzieży, należy zwrócić się do policji z prośbą o wydanie protokołu opisującego zdarzenie.

Utrata mienia na skutek niedbalstwa nie jest kosztem podatkowym

Aby zaliczyć w straty utylizację sprzętu spowodowaną zdarzeniem losowym należy pamiętać, że nie może to być zdarzenie spowodowane w wyniku umyślnego działania, lekkomyślności, czy też niedochowania standardów, jeśli chodzi o zabezpieczenia. Oznacza to, że jeśli pracownicy firmy nie zamknęli drzwi i okien firmy w należyty sposób to straty spowodowane włamaniem nie będą mogły być rozliczone jako koszty.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.