Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów w firmie?

Odpowiednia organizacja obiegu dokumentów usprawnia funkcjonowanie firmy i pozwala zaoszczędzić sporo cennego czasu. Wpływ na to ma wiele różnych czynników, dlatego też najważniejsze jest to, aby system dostosować do potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa.

Co decyduje o sprawności obiegu dokumentów?

Jakość usług świadczonych przez firmę jest podyktowana licznymi przesłankami. Wśród nich wymienia się m.in. efektywny obieg dokumentów. W tym kontekście należy zwrócić uwagę na parę istotnych kwestii takich jak m.in. liczba zamówień i wystawianych w związku z tym faktur, indywidualne podejście pracowników do wykonywania powierzonych im obowiązków etc. Zadaniem pracodawcy jest czuwanie nad koordynacją poszczególnych działań, by obieg dokumentów w firmie nie był zaburzony.

Sprawdzone metody – nie tylko tradycyjne

W wielu przypadkach świetnie sprawdzają się tradycyjne rozwiązania polegające na archiwizowaniu dokumentów. W tym obszarze wprowadza się nieskomplikowane procedury w postaci:

• nadawania dokumentom jednolitych opisów,
  

  ---

• numerowania dokumentów,
  

  ---

• przydzielania dokumentów do właściwych kategorii i przechowywanie ich wedle określonego w firmie klucza, np. w porządku chronologicznym.
  

  ---

Tu kluczowe znaczenie mają pracownicy, których koniecznie trzeba zobligować do tego, by przestrzegali ustalonych w tym zakresie zasad. Jest to szczególnie ważne przy dużej liczbie dokumentów, gdyż wówczas utrzymanie ich w należytym porządku stanowi spore wyzwanie. W tym celu warto zastanowić się nad wdrożeniem pewnych rozwiązań, m.in.:

• jednego sposobu nazywania dokumentów, co ułatwi ich klasyfikację,
  

  ---

• jednego miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie dokumenty,
  

  ---

• tworzenia zapasowych kopii – obecnie dokumenty są przechowywane nie tylko w formie papierowej, ale również i elektronicznej, trzeba się zatem przygotować na nieprzewidziane trudności w postaci np. awarii systemu komputerowego,
  

  ---

• elektronicznego obiegu dokumentów – jest to aktualnie coraz częściej praktykowane w polskich przedsiębiorstwach z uwagi na liczne zalety takie jak np. redukcja kosztów operacyjnych, usprawnienie organizacji pracy w przedsiębiorstwie czy optymalizacja procesów związanych z obsługą dokumentów w firmie.
  

  ---

Warto przy tej okazji wspomnieć, iż zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami pracodawca ma prawo archiwizować w formie elektronicznej następujące dokumenty:

• listy płac,
  

  ---

• sprawozdania finansowe,
  

  ---

• dokumenty księgowe i inwentaryzacyjne,
  

  ---

• księgi podatkowe i rachunkowe,
  

  ---

• kopie paragonów fiskalnych.
  

  ---

Ponadto odnośnie do poszczególnych dokumentów obwiązują wytyczne dotyczące okresu ich przechowywania, np. w przypadku dokumentacji tworzonej na potrzeby ZUS jest to co do zasady 5 lat – poza pewnymi wyjątkami.

Usługi firm zewnętrznych

Na usprawnienie omawianego procesu niebagatelny wpływ ma również dbanie o to, by w dokumentacji nie tworzyły się braki. Doskonale widać to na przykładzie sytuacji, gdy na jakimś dokumencie wymagany jest podpis kontrahenta. W tym układzie najważniejszą rolę odgrywa czas – dokument można dostarczyć np. za pośrednictwem firmy kurierskiej bądź korporacji taksówkarskiej takiej jak np. iTaxi, która w swojej ofercie posiada usługę transportowania dokumentów. Przedsiębiorcy w dużych miastach chętnie korzystają z tego drugiego wariantu stanowiącego alternatywę dla firm kurierskich.