Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów w firmie?
Odpowiednia organizacja obiegu dokumentów usprawnia funkcjonowanie firmy i pozwala zaoszczędzić sporo cennego czasu. Wpływ na to ma wiele różnych czynników, dlatego też najważniejsze jest to, aby system dostosować do potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa.
Co decyduje o sprawności obiegu dokumentów?
Jakość usług świadczonych przez firmę jest podyktowana licznymi przesłankami. Wśród nich wymienia się m.in. efektywny obieg dokumentów. W tym kontekście należy zwrócić uwagę na parę istotnych kwestii takich jak m.in. liczba zamówień i wystawianych w związku z tym faktur, indywidualne podejście pracowników do wykonywania powierzonych im obowiązków etc. Zadaniem pracodawcy jest czuwanie nad koordynacją poszczególnych działań, by obieg dokumentów w firmie nie był zaburzony.
Sprawdzone metody – nie tylko tradycyjne
W wielu przypadkach świetnie sprawdzają się tradycyjne rozwiązania polegające na archiwizowaniu dokumentów. W tym obszarze wprowadza się nieskomplikowane procedury w postaci:
- nadawania dokumentom jednolitych opisów,
- numerowania dokumentów,
- przydzielania dokumentów do właściwych kategorii i przechowywanie ich wedle określonego w firmie klucza, np. w porządku chronologicznym.
Tu kluczowe znaczenie mają pracownicy, których koniecznie trzeba zobligować do tego, by przestrzegali ustalonych w tym zakresie zasad. Jest to szczególnie ważne przy dużej liczbie dokumentów, gdyż wówczas utrzymanie ich w należytym porządku stanowi spore wyzwanie. W tym celu warto zastanowić się nad wdrożeniem pewnych rozwiązań, m.in.:
- jednego sposobu nazywania dokumentów, co ułatwi ich klasyfikację,
- jednego miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie dokumenty,
- tworzenia zapasowych kopii – obecnie dokumenty są przechowywane nie tylko w formie papierowej, ale również i elektronicznej, trzeba się zatem przygotować na nieprzewidziane trudności w postaci np. awarii systemu komputerowego,
- elektronicznego obiegu dokumentów – jest to aktualnie coraz częściej praktykowane w polskich przedsiębiorstwach z uwagi na liczne zalety takie jak np. redukcja kosztów operacyjnych, usprawnienie organizacji pracy w przedsiębiorstwie czy optymalizacja procesów związanych z obsługą dokumentów w firmie.
Warto przy tej okazji wspomnieć, iż zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami pracodawca ma prawo archiwizować w formie elektronicznej następujące dokumenty:
- listy płac,
- sprawozdania finansowe,
- dokumenty księgowe i inwentaryzacyjne,
- księgi podatkowe i rachunkowe,
- kopie paragonów fiskalnych.
Ponadto odnośnie do poszczególnych dokumentów obwiązują wytyczne dotyczące okresu ich przechowywania, np. w przypadku dokumentacji tworzonej na potrzeby ZUS jest to co do zasady 5 lat – poza pewnymi wyjątkami.
Usługi firm zewnętrznych
Na usprawnienie omawianego procesu niebagatelny wpływ ma również dbanie o to, by w dokumentacji nie tworzyły się braki. Doskonale widać to na przykładzie sytuacji, gdy na jakimś dokumencie wymagany jest podpis kontrahenta. W tym układzie najważniejszą rolę odgrywa czas – dokument można dostarczyć np. za pośrednictwem firmy kurierskiej bądź korporacji taksówkarskiej takiej jak np. iTaxi, która w swojej ofercie posiada usługę transportowania dokumentów. Przedsiębiorcy w dużych miastach chętnie korzystają z tego drugiego wariantu stanowiącego alternatywę dla firm kurierskich.
Może to Ci się spodoba
Firmy coraz częściej oferują swoim pracownikom programy emerytalne
Pracownicze programy emerytalne organizowane przez – zwłaszcza dużych – pracodawców do niedawna nie cieszyły się specjalnym zainteresowaniem wśród pracowników jako pozapłacowy benefit. Jednak dyskusja wokół wieku emerytalnego, likwidacji otwartych funduszy emerytalnych i planowanych
Publicysta jako przedsiębiorca
Częstą praktyką stosowaną przez publicystów jest tworzenie treści na podstawie umów zlecenie, czy też umów o dzieło. Trzeba przyznać, że takie rozwiązanie jest bardzo wygodne i korzystne pod względem finansowym.
Jak wygląda rekrutacja oczami przełożonego?
Procedura rekrutacyjna to bardzo napięty czas dla aplikującego, ale także pracodawcy. Poszukiwania rzetelnego i profesjonalnego pracownika naprawdę trudne. Aby znaleźć wykwalifikowanego i doświadczonego specjalisty trzeba przeprowadzać rozmowę nawet kilka razy.
Cena nie jest najważniejsza dla firm przy wyborze sprzętu IT
Szukając sprzętu komputerowego, przedsiębiorcy coraz mniejszą wagę przywiązują do ceny. Częściej o wyborze decyduje wydajność i funkcjonalność urządzeń, a także renoma producenta i poziom serwisowania. Kupujący chcą także sprzętu dostosowanego do ich własnych
Pięć najpopularniejszych sposobów na promocje firmy. Znasz je?
Budowanie wizerunku firmy i utrwalanie go w świadomości odbiorców to zadanie, z którym codziennie mierzy się wiele zespołów marketingowych zarówno dużych przedsiębiorstw jak i małych startupów. Czy zatem jest to
To może się opłacić w 2016 roku
Pomysłów na biznes jest wiele. Chyba każdy chciałby zarabiać dużo, a przy tym łatwo i przyjemnie. Czy najlepiej jest szukać oryginalnego sposobu i znaleźć to, na co jeszcze inni nie

0 Comments
Brak komentarzy!
You can be first to skomentuj post