Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów w firmie?

Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów w firmie?

Odpowiednia organizacja obiegu dokumentów usprawnia funkcjonowanie firmy i pozwala zaoszczędzić sporo cennego czasu. Wpływ na to ma wiele różnych czynników, dlatego też najważniejsze jest to, aby system dostosować do potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa.

Co decyduje o sprawności obiegu dokumentów?

Jakość usług świadczonych przez firmę jest podyktowana licznymi przesłankami. Wśród nich wymienia się m.in. efektywny obieg dokumentów. W tym kontekście należy zwrócić uwagę na parę istotnych kwestii takich jak m.in. liczba zamówień i wystawianych w związku z tym faktur, indywidualne podejście pracowników do wykonywania powierzonych im obowiązków etc. Zadaniem pracodawcy jest czuwanie nad koordynacją poszczególnych działań, by obieg dokumentów w firmie nie był zaburzony.

Sprawdzone metody – nie tylko tradycyjne

W wielu przypadkach świetnie sprawdzają się tradycyjne rozwiązania polegające na archiwizowaniu dokumentów. W tym obszarze wprowadza się nieskomplikowane procedury w postaci:

  • nadawania dokumentom jednolitych opisów,

  • numerowania dokumentów,

  • przydzielania dokumentów do właściwych kategorii i przechowywanie ich wedle określonego w firmie klucza, np. w porządku chronologicznym.

Tu kluczowe znaczenie mają pracownicy, których koniecznie trzeba zobligować do tego, by przestrzegali ustalonych w tym zakresie zasad. Jest to szczególnie ważne przy dużej liczbie dokumentów, gdyż wówczas utrzymanie ich w należytym porządku stanowi spore wyzwanie. W tym celu warto zastanowić się nad wdrożeniem pewnych rozwiązań, m.in.:

  • jednego sposobu nazywania dokumentów, co ułatwi ich klasyfikację,

  • jednego miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie dokumenty,

  • tworzenia zapasowych kopii – obecnie dokumenty są przechowywane nie tylko w formie papierowej, ale również i elektronicznej, trzeba się zatem przygotować na nieprzewidziane trudności w postaci np. awarii systemu komputerowego,

  • elektronicznego obiegu dokumentów – jest to aktualnie coraz częściej praktykowane w polskich przedsiębiorstwach z uwagi na liczne zalety takie jak np. redukcja kosztów operacyjnych, usprawnienie organizacji pracy w przedsiębiorstwie czy optymalizacja procesów związanych z obsługą dokumentów w firmie.

Warto przy tej okazji wspomnieć, iż zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami pracodawca ma prawo archiwizować w formie elektronicznej następujące dokumenty:

  • listy płac,

  • sprawozdania finansowe,

  • dokumenty księgowe i inwentaryzacyjne,

  • księgi podatkowe i rachunkowe,

  • kopie paragonów fiskalnych.

Ponadto odnośnie do poszczególnych dokumentów obwiązują wytyczne dotyczące okresu ich przechowywania, np. w przypadku dokumentacji tworzonej na potrzeby ZUS jest to co do zasady 5 lat – poza pewnymi wyjątkami.

Usługi firm zewnętrznych

Na usprawnienie omawianego procesu niebagatelny wpływ ma również dbanie o to, by w dokumentacji nie tworzyły się braki. Doskonale widać to na przykładzie sytuacji, gdy na jakimś dokumencie wymagany jest podpis kontrahenta. W tym układzie najważniejszą rolę odgrywa czas – dokument można dostarczyć np. za pośrednictwem firmy kurierskiej bądź korporacji taksówkarskiej takiej jak np. iTaxi, która w swojej ofercie posiada usługę transportowania dokumentów. Przedsiębiorcy w dużych miastach chętnie korzystają z tego drugiego wariantu stanowiącego alternatywę dla firm kurierskich.

Previous Europa Środkowo-Wschodnia szybko goni kraje zachodnie. Postęp przyciąga inwestorów zagranicznych
Next Polskie start-upy są bardzo innowacyjne i zwiększają zatrudnienie

Może to Ci się spodoba

Firmy wykorzystują tylko 10–15 proc. danych, do których mają dostęp

Przedsiębiorstwa z branży IT oczekują szybkiego rozwoju sektora big data. Gromadzenie, przetwarzanie i analizowanie danych to jeden z filarów cyfrowej transformacji, która czeka polskie firmy i która pozwoli im zwiększyć efektywność. Dziś biznes wykorzystuje

Jakie meble biurowe wybrać do małego biura?

Współcześni producenci oferują bogaty asortyment mebli biurowych, co upraszcza procedurę aranżacji miejsc pracy. Jednak wielu z nas ma trudności z wyborem właściwych mebli, ale ich przyczyną nie jest brak krzeseł,

Mała firma 0 Comments

Korekta w zeznaniach podatkowych

Rezygnacja zatrudnionego może wiązać się z ponadplanowymi rozrachunkami przewyższającymi obowiązki wynikające z prawa pracy. Wielokrotnie zdarza się tak, że pracodawca obiecuje finansowanie nauki zatrudnionego, a zatrudniony wypowiada porozumienie przed daną

BP inwestuje w ofertę spożywczą

Coraz więcej klientów robi zakupy w sklepach na stacjach benzynowych. Ich oferta obejmująca kilka tysięcy produktów konkuruje z osiedlowymi sklepikami czy nawet dyskontami. Na ten segment działalności mocno stawia koncern BP, który

Kobiety mogą być przyszłością firm technologicznych

Rośnie liczba kobiet pracujących w branży technologicznej. Wciąż jednak jest ich zdecydowanie mniej niż mężczyzn, a to właśnie w paniach firmy widzą potencjał, który może być impulsem do rozwoju całej branży. Aby

Umowa o dzieło. To powinieneś o niej wiedzieć

Umowa o dzieło oraz umowa zlecenie nazywane są umowami śmieciowymi. Obecnie ustawodawcy zmierzają do ograniczania nadmiernego wykorzystywania tych umów w relacjach przedsiębiorca – osoba świadcząca pracę, zmieniając przepisy dotyczące „oskładkowania”

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to skomentuj post

Zostaw odpowiedź