Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów w firmie?

Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów w firmie?

Odpowiednia organizacja obiegu dokumentów usprawnia funkcjonowanie firmy i pozwala zaoszczędzić sporo cennego czasu. Wpływ na to ma wiele różnych czynników, dlatego też najważniejsze jest to, aby system dostosować do potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa.

Co decyduje o sprawności obiegu dokumentów?

Jakość usług świadczonych przez firmę jest podyktowana licznymi przesłankami. Wśród nich wymienia się m.in. efektywny obieg dokumentów. W tym kontekście należy zwrócić uwagę na parę istotnych kwestii takich jak m.in. liczba zamówień i wystawianych w związku z tym faktur, indywidualne podejście pracowników do wykonywania powierzonych im obowiązków etc. Zadaniem pracodawcy jest czuwanie nad koordynacją poszczególnych działań, by obieg dokumentów w firmie nie był zaburzony.

Sprawdzone metody – nie tylko tradycyjne

W wielu przypadkach świetnie sprawdzają się tradycyjne rozwiązania polegające na archiwizowaniu dokumentów. W tym obszarze wprowadza się nieskomplikowane procedury w postaci:

  • nadawania dokumentom jednolitych opisów,

  • numerowania dokumentów,

  • przydzielania dokumentów do właściwych kategorii i przechowywanie ich wedle określonego w firmie klucza, np. w porządku chronologicznym.

Tu kluczowe znaczenie mają pracownicy, których koniecznie trzeba zobligować do tego, by przestrzegali ustalonych w tym zakresie zasad. Jest to szczególnie ważne przy dużej liczbie dokumentów, gdyż wówczas utrzymanie ich w należytym porządku stanowi spore wyzwanie. W tym celu warto zastanowić się nad wdrożeniem pewnych rozwiązań, m.in.:

  • jednego sposobu nazywania dokumentów, co ułatwi ich klasyfikację,

  • jednego miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie dokumenty,

  • tworzenia zapasowych kopii – obecnie dokumenty są przechowywane nie tylko w formie papierowej, ale również i elektronicznej, trzeba się zatem przygotować na nieprzewidziane trudności w postaci np. awarii systemu komputerowego,

  • elektronicznego obiegu dokumentów – jest to aktualnie coraz częściej praktykowane w polskich przedsiębiorstwach z uwagi na liczne zalety takie jak np. redukcja kosztów operacyjnych, usprawnienie organizacji pracy w przedsiębiorstwie czy optymalizacja procesów związanych z obsługą dokumentów w firmie.

Warto przy tej okazji wspomnieć, iż zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami pracodawca ma prawo archiwizować w formie elektronicznej następujące dokumenty:

  • listy płac,

  • sprawozdania finansowe,

  • dokumenty księgowe i inwentaryzacyjne,

  • księgi podatkowe i rachunkowe,

  • kopie paragonów fiskalnych.

Ponadto odnośnie do poszczególnych dokumentów obwiązują wytyczne dotyczące okresu ich przechowywania, np. w przypadku dokumentacji tworzonej na potrzeby ZUS jest to co do zasady 5 lat – poza pewnymi wyjątkami.

Usługi firm zewnętrznych

Na usprawnienie omawianego procesu niebagatelny wpływ ma również dbanie o to, by w dokumentacji nie tworzyły się braki. Doskonale widać to na przykładzie sytuacji, gdy na jakimś dokumencie wymagany jest podpis kontrahenta. W tym układzie najważniejszą rolę odgrywa czas – dokument można dostarczyć np. za pośrednictwem firmy kurierskiej bądź korporacji taksówkarskiej takiej jak np. iTaxi, która w swojej ofercie posiada usługę transportowania dokumentów. Przedsiębiorcy w dużych miastach chętnie korzystają z tego drugiego wariantu stanowiącego alternatywę dla firm kurierskich.

Previous Europa Środkowo-Wschodnia szybko goni kraje zachodnie. Postęp przyciąga inwestorów zagranicznych
Next Polskie start-upy są bardzo innowacyjne i zwiększają zatrudnienie

Może to Ci się spodoba

Mała firma 1Comments

Czy powinno się ubezpieczyć swoje przedsiębiorstwo?

Wielu firm ma wielkie obawy w trakcie zakładania swojej działalności gospodarczej. Przyczyną jest szybki wzrost podobnych interesów, kryzys gospodarczy lub brak zainteresowania usługami. Dobrym zabezpieczeniem będzie ubezpieczenie firmowe. Czy rzeczywiście

Organizer na biurko – porządek i terminowość

Organizacja pracy jest niezwykle ważna w wielu zawodach. Trzeba się jej zresztą uczyć o wiele wcześniej – jeszcze w szkole. Każdy uczeń przecież także musi mieć rozplanowane kiedy wykona jakie

Jak wysłać paczkę do Anglii bez cła?

W dobie intensywnej wymiany towarowej między Polską a Wielką Brytanią, wysyłka paczek za kanał La Manche może wydawać się skomplikowana. Szczególnie po Brexicie wiele osób obawia się dodatkowych formalności i

Polskie firmy podbijają zagraniczne rynki

Polski eksport, który szacuje się obecnie na ok. 200 mld dol., rośnie w tempie ok. 6 proc. rocznie, a jego dynamika w kolejnych będzie rosła. Rodzime firmy coraz częściej wchodzą na zagraniczne

Mała firma 0 Comments

Zmiana przeznaczenia budynku a odliczenie w ramach ulgi odsetkowej

Nabywca w ramach ulgi odsetkowej zakupił lokal mieszkalny, będącego w budynku, w którym deweloper dokonał zmiany jego użytkowania z koszarowego na mieszkalny wielorodzinny. Deweloper zrealizował rozbiórkę budynku zostawiając tylko fundamenty

Polskie firmy zbrojeniowe chcą dostarczać wojsku kompletne i zintegrowane systemy

Chcemy dostarczać kompletne, zintegrowane systemy, bo w nich jest przyszłość firm zbrojeniowych – mówi Krzysztof Skrzypiński, dyrektor ds. rozwoju GRUPA WB. TOPAZ, czyli kompletny system dowodzenia i rozpoznania, przeznaczony do wsparcia działań

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to skomentuj post

Zostaw odpowiedź