Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów w firmie?
Odpowiednia organizacja obiegu dokumentów usprawnia funkcjonowanie firmy i pozwala zaoszczędzić sporo cennego czasu. Wpływ na to ma wiele różnych czynników, dlatego też najważniejsze jest to, aby system dostosować do potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa.
Co decyduje o sprawności obiegu dokumentów?
Jakość usług świadczonych przez firmę jest podyktowana licznymi przesłankami. Wśród nich wymienia się m.in. efektywny obieg dokumentów. W tym kontekście należy zwrócić uwagę na parę istotnych kwestii takich jak m.in. liczba zamówień i wystawianych w związku z tym faktur, indywidualne podejście pracowników do wykonywania powierzonych im obowiązków etc. Zadaniem pracodawcy jest czuwanie nad koordynacją poszczególnych działań, by obieg dokumentów w firmie nie był zaburzony.
Sprawdzone metody – nie tylko tradycyjne
W wielu przypadkach świetnie sprawdzają się tradycyjne rozwiązania polegające na archiwizowaniu dokumentów. W tym obszarze wprowadza się nieskomplikowane procedury w postaci:
- nadawania dokumentom jednolitych opisów,
- numerowania dokumentów,
- przydzielania dokumentów do właściwych kategorii i przechowywanie ich wedle określonego w firmie klucza, np. w porządku chronologicznym.
Tu kluczowe znaczenie mają pracownicy, których koniecznie trzeba zobligować do tego, by przestrzegali ustalonych w tym zakresie zasad. Jest to szczególnie ważne przy dużej liczbie dokumentów, gdyż wówczas utrzymanie ich w należytym porządku stanowi spore wyzwanie. W tym celu warto zastanowić się nad wdrożeniem pewnych rozwiązań, m.in.:
- jednego sposobu nazywania dokumentów, co ułatwi ich klasyfikację,
- jednego miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie dokumenty,
- tworzenia zapasowych kopii – obecnie dokumenty są przechowywane nie tylko w formie papierowej, ale również i elektronicznej, trzeba się zatem przygotować na nieprzewidziane trudności w postaci np. awarii systemu komputerowego,
- elektronicznego obiegu dokumentów – jest to aktualnie coraz częściej praktykowane w polskich przedsiębiorstwach z uwagi na liczne zalety takie jak np. redukcja kosztów operacyjnych, usprawnienie organizacji pracy w przedsiębiorstwie czy optymalizacja procesów związanych z obsługą dokumentów w firmie.
Warto przy tej okazji wspomnieć, iż zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami pracodawca ma prawo archiwizować w formie elektronicznej następujące dokumenty:
- listy płac,
- sprawozdania finansowe,
- dokumenty księgowe i inwentaryzacyjne,
- księgi podatkowe i rachunkowe,
- kopie paragonów fiskalnych.
Ponadto odnośnie do poszczególnych dokumentów obwiązują wytyczne dotyczące okresu ich przechowywania, np. w przypadku dokumentacji tworzonej na potrzeby ZUS jest to co do zasady 5 lat – poza pewnymi wyjątkami.
Usługi firm zewnętrznych
Na usprawnienie omawianego procesu niebagatelny wpływ ma również dbanie o to, by w dokumentacji nie tworzyły się braki. Doskonale widać to na przykładzie sytuacji, gdy na jakimś dokumencie wymagany jest podpis kontrahenta. W tym układzie najważniejszą rolę odgrywa czas – dokument można dostarczyć np. za pośrednictwem firmy kurierskiej bądź korporacji taksówkarskiej takiej jak np. iTaxi, która w swojej ofercie posiada usługę transportowania dokumentów. Przedsiębiorcy w dużych miastach chętnie korzystają z tego drugiego wariantu stanowiącego alternatywę dla firm kurierskich.
Może to Ci się spodoba
Już teraz sprawdź, czy dieta pudełkowa jest dla Ciebie dobrym wyborem!
Twoi znajomi z dumą obnoszą się z tym, że każdego dnia profesjonalny catering dietetyczny dostarcza im gotowe posiłki pod same drzwi? W takim razie na pewno przemknęła Ci myśl, czy również nie
Firmy coraz częściej oferują swoim pracownikom programy emerytalne
Pracownicze programy emerytalne organizowane przez – zwłaszcza dużych – pracodawców do niedawna nie cieszyły się specjalnym zainteresowaniem wśród pracowników jako pozapłacowy benefit. Jednak dyskusja wokół wieku emerytalnego, likwidacji otwartych funduszy emerytalnych i planowanych
Wypowiedzenie umowy o pracę, a okres wypowiedzenia
Jeżeli zawarłeś umowę na czas określony nie dłuższy niż 6 miesięcy, nie możesz jej jednostronnie wypowiedzieć przed upływem wyznaczonego terminu. Już wkrótce to ograniczenie ma zniknąć z polskiego prawa za
W Polsce tworzy się rynek carsharingu
W największych polskich miastach zaczęły się pojawiać usługi wynajmu aut w systemie współdzielenia, umożliwiające wypożyczenie na krótki, nawet określany w minutach czas. System ma ograniczyć emisję spalin dzięki zmniejszeniu udziału prywatnych aut
Charakterystyka personalizowania
Personalizacja święci triumfy wśród marketingowców, ponieważ stanowi sprawdzone źródło wiedzy na temat obecnej grupy docelowej oraz potencjalnych zainteresowanych. Dzięki temu specjaliści z branży mogą ułożyć plany taktyczne, które właściwie wpłyną
Rekordowa kara dla Google’a to przestroga dla innych firm
Firmy, które chcą funkcjonować na rynku reklamy internetowej i jej targetowania, powinny mieć podobne prawa, a dane, z których korzystają, powinny być pozyskiwane zgodnie z przepisami – uważają przedstawiciele Together Data, firmy specjalizującej

0 Comments
Brak komentarzy!
You can be first to skomentuj post