Dział HR – definicja i zakres obowiązków

W tym artykule przyjrzymy się bliżej, czym jest dział HR, jakie są jego zadania oraz jakie narzędzia pomagają HR-owcom w ich codziennej pracy.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej, czym jest dział HR, jakie są jego zadania oraz jakie narzędzia pomagają HR-owcom w ich codziennej pracy.

W małym biznesie właściciel robi wszystko sam lub prawie sam. Jeśli jednak chce rozwinąć firmę i utrzymać się na rynku, musi delegować zadania i zatrudniać kolejnych pracowników. Im więcej pracowników, tym więcej zadań z nimi związanych – układanie grafików i ewidencja czasu pracy, planowanie urlopów, rekrutacje, rozwiązywanie konfliktów w zespole, planowanie ścieżek rozwoju itd. Komu zlecić realizację tych czynności? Działowi HR.

Definicja

Co to jest HR? HR to skrót od angielskiego terminu Human Resources i dosłownie oznacza „zasoby ludzkie”. W ekonomii i marketingu zasoby ludzkie stanowią wartość kapitałową organizacji. W firmach jest to dział, który odpowiada za zarządzanie pracownikami i tworzenie im warunków pracy sprzyjających rozwojowi oraz ogólnej efektywności. 

Obowiązki działu HR

Na liście obowiązków działu HR znajdują się m.in.:

Organizowanie procesu rekrutacji oraz selekcja kandydatów

Pozyskiwanie nowych pracowników to jedno z najważniejszych zadań działu HR. Żeby je zrealizować, specjaliści HR konsultują się z managerami innych działów i badają ich potrzeby w kwestii zatrudnienia. Potem planują proces rekrutacji, tj.:

• uzgadniają, jakie stanowisko ma zostać obsadzone (nazwa wakatu, warunki stanowiskowe);
• projektują komunikację z kandydatami (treść ogłoszenia, dobór mediów, schemat korespondencji – skrypty rozmów, mailingi);
• określają, czego firma wymaga od kandydata (wykształcenie, kwalifikacje, umiejętności, doświadczenie);
• ustalają, jak długo ma trwać rekrutacja, aby firma nie ponosiła strat finansowych (zakładany czas od ogłoszenia wakatu do momentu zatrudnienia właściwej osoby – wskaźnik time to hire);
• decydują, jak będzie oceniany kandydat (sposób oceny – test, ankieta, zadanie praktyczne itp. oraz kryteria oceny).

W kolejnym kroku wdrażają plan rekrutacji w życie, czyli pozyskują kandydatów i selekcjonują otrzymane aplikacje. Kiedy znajdzie się odpowiednia osoba, przedstawiają jej ofertę zatrudnienia. Jeśli oferta zostanie zaakceptowana przez kandydata, specjaliści HR zajmują się przygotowaniem i procesowaniem dokumentów zatrudnienia oraz przechodzą do realizacji kolejnego z obowiązków – procesu onboardingu nowego pracownika.

Onboarding nowych pracowników

Dział HR w porozumieniu z innymi działami planuje preonboarding i onboarding, bo to właśnie jakość tych dwóch procesów wpływa na decyzję pracownika o chęci kontynuowania współpracy z firmą. Muszą one przebiegać sprawnie, nieść ze sobą niezbędną wiedzę, ale jednocześnie nie przeciążać nowej osoby nadmierną ilością obowiązków.

Zarządzanie wynagrodzeniami i benefitami

Dział HR ustala płacową politykę firmy i dba, aby pracownicy byli odpowiednio wynagradzani. Wiąże się to z monitorowaniem trendów płacowych na danym rynku oraz realizacją pakietów benefitów, dostosowanych do potrzeb zespołu. Dział HR jest również odpowiedzialny za realizowanie budżetu, jaki firma przeznacza okresowo na zarządzanie personelem.

Rozwój i szkolenia zespołu

Dział HR identyfikuje luki kompetencyjne w zespole oraz zapewniania pracownikom możliwości rozwoju zawodowego, tj. planuje ścieżki zawodowe w firmie (sukcesja), organizuje szkolenia, mentoring i programy rozwoju kompetencji.

Zarządzanie relacjami i tworzenie pozytywnego środowiska pracy

Specjaliści HR to osoby, do których pracownik zawsze może się zwrócić z prośbą o pomoc w trudnej sytuacji (konflikt z toksycznym współpracownikiem, dyskryminacja, hejt, mobbing itp.). Dbają też o bezpieczne środowisko pracy (przestrzeganie prawa pracy i regulaminów wewnętrznych firmy), promują pozytywną kulturę organizacyjną (np. organizują akcje wolontariackie), wspierają pracę zespołową oraz odpowiadają za integrację pracowników (np. poprzez organizowanie spotkań integracyjnych poza godzinami pracy).

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą i urlopami

Dział HR zarządza aktami osobowymi pracowników oraz dba o przestrzeganie przepisów i terminów związanych z dokumentacją. Jest także odpowiedzialny za ewidencję czasu pracy i nadzór nad planami urlopowymi.

Monitorowanie wskaźników HR i ocena pracowników

Dział HR na bieżąco monitoruje wybrane wskaźniki (np. wskaźnik retencji, absencję i inne) i analizuje wydajność firmy, aby móc szybko reagować w kryzysowych sytuacjach. Ocenia również efektywność każdego członka zespołu oraz jego wkład w rozwój firmy, dzięki wykorzystaniu narzędzi do oceny pracowniczej.

Narzędzia HR-owców

W miarę jak wydłuża się lista obowiązków działu HR, rośnie potrzeba automatyzacji zadań i procesów. Dlatego Excel i jego pochodne odchodzą w zapomnienie, a HR-owcy sięgają po specjalistyczne oprogramowanie.

Mniejsze firmy wybierają na początek nieskomplikowane aplikacje, np. timery czasu pracy lub programy do wysyłki korespondencji związanej z toczącą się rekrutacją albo systemy ATS do śledzenia aplikacji kandydatów. Jednak skuteczną automatyzację zapewniają zaawansowane systemy – HRIS, HCM lub kompleksowe platformy HRM (np. takie jak platforma PeopleForce).

Ciekawym dodatkiem, który często wykorzystują firmy o dużych potrzebach szkoleniowych, są platformy e-learningowe.

Podsumowanie

Dział HR stawia dobro kandydatów i pracowników na pierwszym miejscu –  dba o ich pozytywne doświadczenia, bezpieczeństwo i możliwości rozwoju. Specjaliści HR są również odpowiedzialni za jakość komunikacji i relacji w zespole, przestrzeganie prawa pracy oraz wewnętrznych regulacji i realizację innych kadrowo-księgowych obowiązków, których lista jest naprawdę długa. Nie ma więc przesady w stwierdzeniu, że dział HR to klucz do sukcesu firmy.