Elektroniczny obieg dokumentów – poznaj korzyści dla różnych działów w Twojej firmie
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możemy znacznie lepiej zorganizować pracę naszej firmy. W szczególności dotyczy to kilku aspektów jej działalności, takich jak handel, zarządzanie kadrami i księgowość. Zobacz, w jaki sposób wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów może pomóc pracownikom zatrudnionym w wyżej wymienionych działach pracować szybciej, łatwiej i skuteczniej.
Dział handlowy
Jedną z najważniejszych funkcjonalności, jaką cechuje się elektroniczny obieg dokumentów, jest zdolność do automatycznego rejestrowania, przetwarzania i archiwizowania dokumentów wpływających od klientów. Dotyczy to między innymi zamówień, skarg, czy też zapytań o podaż. Zautomatyzowanie tych procesów pozwala nie tylko dotrzymać wszystkich terminów, ale również stwierdzić zwiększone zapotrzebowanie na dany produkt czy konieczność zwiększenia powierzchni magazynowej będącej do dyspozycji firmy. Automatyzacja procesów realizacji zamówień pozwala również na znaczne ograniczenie liczby popełnianych błędów – mimo sceptycyzmu niektórych przedsiębiorców systemy informatyczne okazują się być znacznie mniej omylne od ludzi. Mniejsza ilość błędów to zarazem mniejsza liczba reklamacji i lepszy wizerunek wśród odbiorców naszego produktu.
Księgowość
Najbardziej przydatną w księgowości funkcją systemów elektronicznego obiegu dokumentów wydaje się zautomatyzowanie rozliczania faktur. Dzięki niemu unikniemy spóźnień w płatnościach, które w najlepszym razie kończą się pogorszeniem naszego wizerunku, w najgorszym natomiast – procesem windykacyjnym lub sądowym. Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli też na bieżąco monitorować zobowiązania naszych kontrahentów, sprawdzać których spośród nich należy ponaglić a z którymi ze względu na notoryczne niedotrzymywanie terminu zerwać współpracę. Podobnie jak w przypadku działu handlowego automatyzacja ewidencji działań finansowych znacznie ogranicza ilość popełnianych błędów, co ma kluczowe znaczenie zwłaszcza w przypadku kontroli ze strony organów państwowych.
Kadry
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możemy również bardzo ułatwić sobie proces rozliczania się z pracownikami. Jeśli używamy takiego systemu w swojej firmie będziemy w stanie zabezpieczyć odpowiednią kwotę na wypłaty i wysyłać przelewy bez spóźnień. To bardzo ważne nie tylko dla samych pracowników, ale również efektywności działania firmy – pracownicy którzy nie mają poczucia bezpieczeństwa znacznie mniej angażują się w pracę i są o wiele mniej produktywni. Dział kadr korzystający z elektronicznego obiegu dokumentów będzie mógł również szybko zainicjować proces rekrutacji nowych pracowników gdy nasza firma wykaże takie zapotrzebowanie, oraz skutecznie zarządzać zwolnieniami lekarskimi, urlopami a także wydawać dyspozycje odnośnie organizacji szkoleń.
Kadry, dział handlowy i księgowość to jednak niejedyne działy które na elektronicznym obiegu dokumentów mogą skorzystać. Systemy tego typu mogą również skutecznie wspomagać dział analiz (łatwy dostęp do danych) czy nawet menedżerów wyższego szczebla i dyrektorów. system elektronicznego obiegu dokumentu korzysta więc cała firma.
Może to Ci się spodoba
Pięć kroków do optymalizacji procedur i pracy w magazynie
Magazyn do przechowywania zapasów stanowi nieodłączny element logistyki przedsiębiorstwa. Muszą panować w nim odpowiednie warunki do przechowywania towarów, a jego zagospodarowanie powinno umożliwiać szybkie wykonywanie zadań i to w bezpieczny
Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?
Wybór dobrego biura rachunkowego ułatwi nam zarządzanie firmą i przyczyni się do obniżenia stresu wywołanego obawą o ewentualne niezawinione przez nas błędy. Jak jednak dokonać go, aby nie żałować podjętej
Wynajem długoterminowy czy leasing? Poznaj wady i zalety obu rozwiązań
Zakup auta to duży wydatek. Jeśli nie chcesz wydawać oszczędności ani brać kredytu, możesz zdecydować się na wynajem długoterminowy lub leasing. Które rozwiązanie jest korzystniejsze? Aby firma mogła się rozwijać
Oprogramowanie do zarządzania firmą
Wysoki koszt prowadzenia firmy jest często efektem niewłaściwego zarządzania. Można to zmienić dzięki specjalnej aplikacji, która usprawni pracę, da kontrolę nad finansami i przebiegiem różnych procesów. Jakie oprogramowanie będzie tu
Koszt tłumaczeń pisemnych – jak rozsądnie planować firmowe wydatki?
Korzystanie z usług translatorskich to codzienność większości firm, które funkcjonują na arenie międzynarodowej. Z regularnym wykonywaniem tłumaczeń pisemnych wiążą się określone wydatki, które powinny zostać uwzględnione w comiesięcznym budżecie. Wiele
Jak reklamować swój sklep internetowy?
Zakupy online są szybkie, tanie i wygodne. Dają dostęp do tysięcy produktów i pozwalają porównywać ceny, dlatego zainteresowanie ofertami sklepów internetowych cały czas rośnie. Bardzo duża konkurencja sprawia jednak, że

0 Comments
Brak komentarzy!
You can be first to skomentuj post