Praca w szczególnych warunkach – dokumentacja do ZUS

Przy uwzględnieniu praw do wcześniejszej emerytury, czy też emerytury pomostowej Zakład Ubezpieczeń Społecznych uwzględnia okresy pracy w szczególnych warunkach. Okresy te powinny być należycie udokumentowane, w przeciwnym razie nie będą brane pod uwagę.

Praca w szczególnych warunkach uprawnia do korzystania z określonych preferencji, m.in. prawa do wcześniejszego przejścia na emeryturę bądź emeryturę pomostową. Jednak osoba, która chciałaby ubiegać się o takie przywileje musi udowodnić, że pracowała w warunkach szczególnych.

Wcześniejsza emerytura, rekompensaty, emerytura pomostowa

O wcześniejszą emeryturę mogą ubiegać się osoby urodzone przed 31 grudnia 1948r. Po ukończeniu odpowiedniego wieku. Dla kobiet w większości jest to wiek 55 lat, dla mężczyzn – 60 lat. Wymagany staż pracy w warunkach szczególnych to najczęściej 15 lat. O ile osoba chciałaby przejść wcześniej na emeryturę musiałaby przed 1998r. udowodnić taki staż. Staż ubezpieczeniowy w takim przypadku to 20 lat dla kobiet i 25 lat dla mężczyzn, przy czym bierze się pod uwagę okresy składkowe i nieskładkowe.

Prawo do rekompensaty, tj. dodatku do kapitału początkowego mogą domagać się osoby, które nie spełniły wszystkich warunków, aby przejść na wcześniejszą emeryturę, lecz do końca 2008r. przepracowały w warunkach szczególnych 15 lat.

Prawo do emerytury pomostowej od 1 stycznia 2009r. przysługuje tym, którzy wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze przez określony czas. Takie osoby mogą ubiegać się o emeryturę pomostową po ukończeniu wieku 55 lat – w przypadku kobiet i 60 lat – w przypadku mężczyzn.

Dokumentacja do ZUS

W przypadku emerytury pomostowej to pracodawcy sami muszą przesyłać informację do ZUS o wykonywaniu przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Dzięki temu na pracowniku nie ciąży już obowiązek dostarczania do ZUS żadnych innych dokumentów. Takie udogodnienie jednak dotyczy tylko tych osób, które pracę tego rodzaju wykonywali od 1 stycznia 2009r. Jeśli zaś praca w szczególnych warunkach odbywała się przed 1 stycznia 2009r., wówczas pracownik musi ją udokumentować w odpowiedni sposób.

Aby upewnić się, które rodzaje prac ZUS uzna za pracę w szczególnych warunkach warto zaznajomić się z załącznikiem A, B do rozporządzenia w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Okresy pracy wymienione w załącznikach są uwzględniane przy przyznawaniu prawa do wcześniejszej emerytury bądź rekompensaty. W przypadku emerytur pomostowych brane są pod uwagę okresy sprzed 31 grudnia 2008r.

Dowodem pracy w szczególnych warunkach jest świadectwo pracy. Takie dokument powinien posiadać każdy, kto zakończył pracę w danym zakładzie pracy. Jest to dowód wypełniany na podstawie akt osobowych. Jeżeli pracodawca był zobligowany do stosowania resortowych wykazów prac w szczególnych warunkach, powinien on zamieścić zakres wykonywanych prac zgodny z wykazami zawartymi w zarządzeniach i uchwałach właściwych ministrów, kierowników urzędów centralnych lub związków spółdzielczych wydanych w porozumieniu z ministrem pracy, płac i spraw socjalnych dla podległych i nadzorowanych przez te podmioty zakładów pracy. Taki pracodawca powinien na świadectwie pracy podać rodzaj pracy wykonywanej w szczególnych warunkach ściśle według wykazu, działu i pozycji ww. rozporządzenia określić stanowisko pracy wymienione w wykazie, dziale, pozycji i punkcie odpowiedniego zarządzenia resortowego lub uchwały.

W przypadku pracodawców nie zobowiązanych do stosowania ww wykazów, wówczas w świadectwie pracy wskazuje tylko rodzaj pracy wykonywanej w szczególnych warunkach według wykazu, działu i pozycji ww. rozporządzenia.

Co jeśli zakład zlikwidowano?

Wiele zakładów pracy zniknęło z rynku. Część z nich została całkowicie zlikwidowana, część uległa restrukturyzacji, czy przekształceniom. Osoby, które chciałyby uzupełnić swoją dokumentację w zakresie wymaganym przez ZUS, mają w takich przypadkach spory kłopot z uzyskaniem wymaganych wpisów.

ZUS uwzględnia w swoich procedurach kierowanie się dowodami wystawionymi przez inne podmioty, tj:

organ założycielski zlikwidowanego zakładu pracy, m.in. byłe Ministerstwo Gospodarki (z wyłączeniem wojewody),
Agencja Własności Rolnej Skarbu Państwa lub Agencja Nieruchomości Rolnych,
zakład pracy posiadający w swoim archiwum akta osobowe byłych pracowników, którzy odeszli z pracy w okresie przed rozpoczęciem procesu przekształceń własnościowych i restrukturyzacji, jeżeli z akt tych bezspornie wynika fakt wykonywania przez daną osobę pracy w szczególnych warunkach.

Nie każdy jednak jest w takiej sytuacji, że może potrzebną dokumentację uzyskać u jednego z wymienionych podmiotów. Jeśli okaże się, że takiej możliwości nie ma, wówczas należy skierować swoje kroki do archiwum, bądź poszukać osób, które przechowują dokumenty pracownicze danego zakładu pracy. Co ważne, kiedy akta osobowe trafiły do archiwum bądź osoby, która przejęła je z restrukturyzowanego lub przekształcanego zakładu w celu przechowywania, osoba ubiegająca się o wcześniejszą emeryturę, czy rekompensatę nie powinna prosić o wypełnienie jakichkolwiek dokumentów poświadczających jej pracę w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze. ZUS, całkiem słusznie, nie będzie brał pod uwagę tak sporządzonej dokumentacji. W celu udowodnienia okresów pracy w szczególnych warunkach należy przedłożyć w ZUS kserokopie przechowywanych w archiwum dokumentów osobowych. Trzeba pamiętać, że kserokopie powinny zostać utworzone i uwierzytelnione przez pracownika archiwum bądź osobę przechowującą dokumentację.

ZUS przyjmie takie dowody, jednakże musi w nich być oznaczony rodzaj, stanowisko, okres i wymiar wykonywanej pracy w szczególnych warunkach. ZUS w celach potwierdzenia okresów uprawniających do przywilejów przyjmuje też wszelkie dokumenty pracownicze, które osoba ubiegająca się o przywileje posiada w swoich zasobach. Głównie chodzi tu o legitymacje ubezpieczeniowe, czy służbowe, umowy o pracę, angaże, przeszeregowania, nagrody, udzielane urlopy itp.

Błędy w dokumentacji lub jej brak

Osoby, które nie będą w stanie przedłożyć żądanej dokumentacji lub ich dokumenty nie będą spełniały wymogów określonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, muszą liczyć się z odmową przyznania uprzywilejowanego świadczenia.

ZUS nie weźmie pod uwagę dokumentacji zastępczej w celu uznania wybranego okresu jako okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, jeżeli na jej podstawie nie da się ustalić ustalić charakteru pracy, zajmowanego stanowiska, przynależności resortowej zakładu pracy, wymiaru etatu, stałego charakteru pracy w szczególnych warunkach itp.

Podobnie dzieje się w przypadku, gdy osoba ubiegająca się o wcześniejszą emeryturę lub inne przywileje nie przedłoży żadnych dokumentów potwierdzających wspomniane okresy. ZUS niekiedy kwestionuje też niektóre dokumenty z uwagi na to, że nie spełniają wymogów formalnych, budzą wątpliwości co do zawartych w nich informacji, gdy informacje zawarte w świadectwie pracy są sprzeczne z inną przedłożoną dokumentacją. Gdy nie istnieje podmiot, który mógłby wystawić nowy dokument, wolny od wad, nie ma nikogo upoważnionego do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień do dokumentacji, wówczas nie ma co liczyć na zgodę na wcześniejsze świadczenia.

W takich sytuacjach pozostaje skierowanie sprawy na drogę sądową. Sąd dopuszcza bowiem również inne dowody, które mogą poświadczyć, że dana osoba przepracowała określony czas w warunkach szczególnych.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.