Jak przygotować delegację?

Sekretarka to niejednokrotnie nieodłączny element prezesa. Przejmuje większość jego spraw i układa kwestie formalne tak, żeby wszystko odbywało się w zgodzie z planem i w określonym terminie. Jakie jeszcze obowiązki przechodzą na sekretarkę? Jak powinna przeprowadzić delegację dla swojego szefa?

Zazwyczaj klasyczna umowa stanowi, że wśród powinności sekretarki wskazać można zarządzanie pracą biura, zapisywanie spotkań, obsługa klientów oraz przygotowywanie delegacji. Ostatni element listy wymaga mnóstwo umiejętności i niejednokrotnie zmysłu logistycznego.

Warto wyjaśnić, że często delegacje to krótkie wyjazdy zagraniczne na konferencje, sympozja, targi lub rozmowy z klientami. Odpowiednio przygotowany wyjazd powinien odbywać się spokojnie i bez kłopotów z transportem czy posiłkami.

Tak naprawdę sama delegacja to przede wszystkich zarezerwowanie biletów lotniczych w obie strony, znalezienie hoteli oraz wyżywienia i transportu na miejscu. Oprócz tego istotne jest ułożenie kolejności spotkań oraz materiałów, które wspomogą konsultacje biznesowe.

Zdarza się, że prezes lub kierownik prosi o wskazanie charakteru każdego spotkania, powodu oraz miejsca i godziny. Sekretarka powinna zatem przekazać pełny wykaz, który jest logiczny i możliwy do wypełnienia.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.